Table Of ContentSEKRETJIRINNEN
HANDBUCH
SEKRETDINNEN
HANDBUCH
4.,
völlig überarbeitete Auflage
SPRINGER FACHMEDIEN
WIESBADEN GMBH
CIP-Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek
Sekretärinnen-Handbuch. - 4., völlig
überarb. Aufl. - Wiesbaden: Gabler, 1982.
ISBN 978-3-663-05218-0 ISBN 978-3-663-05217-3 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-05217-3
Redaktion: Brigitte Diez
© Springer Fachmedien Wiesbaden 1982
Ursprünglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, Wiesbaden 1982
Softcover reprint of the hardcover 4th edition 1982
Umschlag: Horst Koblitz, Wiesbaden
Satz: Satzstudio R.E. Schutz, Dreieich
Alle Rechte vorbehalten. Auch die fotomechanische Vervielfältigung des Werkes (Fotokopie,
Mikrokopie) oder von Teilen daraus bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlages.
ISBN 978-3-663-05218-0
Vorwort
Das völlig neu überarbeitete Sekretärinnen-Handbuch ist wohl eins der umfas
sendsten Informations- und Nachschlagewerke für Sekretärinnen. Die folgenden
inhaltlichen Schwerpunkte sind besonders hervorzuheben:
o Ein detailliert dargestelltes Berufsbild zeigt die vielfältigen Möglichkeiten, die
der interessante Frauenberuf der Sekretärin und Chefassistentin bietet.
o Namhafte Psychologen vermitteln das psychologische Grundwissen, das die Se
kretärin zur Erfüllung ihrer wichtigen Aufgaben auf dem Gebiet der Koopera
tion und Kommunikation benötigt.
o Natürlich nimmt das Sekretariatsfachwissen nach den IHK-Rahmenrichtlinien
den ihm gebührenden Raum ein. Ein wichtiger Schwerpunkt ist die planvolle
Hilfestellung zu den vielseitigen Korrespondenzaufgaben im Sekretariat.
o Neue Technologien auf dem Sektor der Bürokommunikation und Textverarbei
tung werden praxis bezogen erläutert, damit die Sekretärin zeit- und kostenspa
rende Hilfsmittel sinnvoll nutzen kann.
o Selbst schwierige englische Geschäftsbriefe können von der Leserin mit Hilfe
des englischen Satzlexikons im Sonderteil des Buches mühelos und korrekt im
Textbaustein-System zusammengestellt werden.
Mit dem Wissensfundus des Buches im Hintergrund kann die Sekretärin ihrem
Chef die Berufspartnerin sein, die er sich wünscht und die er dringend braucht.
Ausführlichere Informationen zu den Spezialthemen Betriebswirtschaft und Recht
können den zahlreichen Fachlexika, z. B. dem Bürolexikon, entnommen werden.
Bitte beachten Sie auch die Verbraucherhinweise am Ende des Werkes.
Für Anregungen und Kritik sind wir dankbar.
Redaktion und Verlag
v
Autoren
Böhme, Gisela, Bad Harzburg, Vorstandsmitglied der Akademie für Fernstudium
e.V. und der Wirtschaftsakademie für Lehrer e.V.; Mitglied der Geschäftsleitung
der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft; Geschäftsführerin des Verlags für
Wissenschaft, Wirtschaft und Technik GmbH & Co. KG, verlag wwt, Bad Harz
burg; Leiterin des Sekretärinnen-Kollegs an der Akademie für Führungskräfte der
Wirtschaft; Dozentin an der Akademie für Führungskräfte; Fachautorin auf den
Gebieten: Menschenführung und Betriebsorganisation, Kooperation Chef/Sekretä
rin; Beiratsmitglied der Fachzeitschrift Sekretariat.
Brust, Erhard. H., Warngau, Personaltrainer; Geschäftsführender Gesellschafter des
eigenen Instituts für Sprech- und Verhaltenstraining und der ISV-Brust-GmbH &
Co. Baubetreuungs-KG.
den Besten, Heidelinde, Voerde, Chefsekretärin, Fachautorin.
Fischer, W.R., Dipl.-Hdl., Rosdorf, Studienseminar Hamburg, Berufsbildendes
Schulwesen, Abteilungsleiter; Fachautor; Fachgebiete: Industriebetriebslehre,
Wirtschaftslehre.
Hamann, Renate, Düsseldorf, Chefsekretärin; Unterrichtstätigkeit im Sekretärin
nen-Fachinstitut Düsseldorf; Autorin, Fachgebiet: Sekretariatspraxis.
Hübing, Doris, Düsseldorf, Kf.-Ausbildung, seit 20 Jahren Chefsekretärin, Autorin.
Jöhnk, Ursula, Dehrn, Chefassistentin, Gepr. Sekretärin IHK, 1. Preis des Sekretä
rinnenwettbewerbs der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft e.V., Bad
Harz burg.
Dr. Kitzmann, Arnold, Diplom-Psychologe, Münster, Leiter eines Instituts für be
triebspsychologische Beratung und Personaltraining und einer psychologischen
Praxis. Fachautor und Seminarveranstalter u. a. für folgende Gebiete: Führungs
und Verkaufspsychologie, Kommunikationstechnik, Gruppenverhalten.
Kranz, Eva-Maria, Düsseldorf, Vorstandssekretärin bei der Stadt-Sparkasse Düssel
dorf; Unterrichtstätigkeit im Sekretärinnen-Fachinstitut Düsseldorf und im be
tirebsinternen Unterricht.
VII
Kroeber-Keneth, L., Psychologe, Graphologe, Kronberg, einer der ersten selbstän
digen Personalberater; Fachbuchautor für Personalpolitik, Graphologie und Men
schenkunde.
Manekeller, Wolfgang, Bergisch-Gladbach, seit 1968 selbständig als Dozent für
Textarbeit; Fachschriftsteller; Herausgeber der Fachbuchreihe: "Duden-Textver
arbeitung"; Leiter und Inhaber des Instituts für moderne Korrespondenz; Beirats
mitglied der Fachzeitschrift Sekretariat.
Sahlender, Manfred, Düsseldorf, Fachlehrer für Kurzschrift, Maschinenschreiben
und Bürotechnik; Studium der Pädagogik und Wirtschaftswissenschaften; Fachbe
reichsleiter der Deutschen Angestellten-Akademie in Düsseldorf; Referent für
Bürotechnik in Lehrerseminaren; Dozent am Sekretärinnen-Fachinstitut, Düssel
dorf.
Reinhold, Siegfried, Sulzbach, Fachlehrer in Wirtschaft und Recht an einer Frank
furter Berufsschule. Fachautor für Wirtschaft und Recht.
Schliz, Annelore, Düsseldorf, Leiterin des Sekretärinnen-Fachseminars, Köln; ge
schäftsführendes Vorstandsmitglied des Bundes Deutscher Sekretärinnen e.V.,
BDS; Fachbuchautorin; Dozentin für Sekretariatskunde und Rhetorik; Beirats
mitglied der Fachzeitschrift Sekretariat.
Seidel, Wolfram, Diplom-Soziologe, Hamburg; selbständiger Personalberater fUr
Organisationsentwicklung; Führungskräfte-Seminare, Beurteilungsfragen, Kon
fliktsteuerung.
Siebert, Ursula, Bad Harzburg, Dozentin; stellvertr. Leiterin des Sekretärinnen
Kollegs der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft e.V., Bad Harzburg.
Dr. Strobel, Egon, Diplom-Dolmetscher, Planegg, Dometscher-Institut der Univer
sität Heidelberg; Simultan-Dolmetscher bei internationalen Konferenzen; Inhaber
eines Übersetzungsbüros für Wissenschaft und Technik.
Weighardt, Annemarie, Hamburg, .Direktionssekretärin, 1. Vorsitzende des Deut
schen Sekretärinnen-Verbandes e.V. (DSV).
Willimsky, Rudolf, Karlsruhe, Handelsschulrat und Handelsoberlehrer; in Sekretä
rinnenausbildung und -prüfung tätig; Autor mehrerer Fachbücher und Unterrichts
programme.
Zürn, Bernd, Dipl.-Kfm., Flörsheim, Fachlehrer in einer Kaufm. Berufsschule in
Frankfurt; Fachautor für Wirtschaft, EDV und Bürotechnik.
VIII
Inhalt
I. Das Berufsbild der Sekretärin .............................. .
1. Die Vielschichtigkeit des Sekretärinnenberufs .................. .
1. 1. Wege zum Sekretärinnenberuf .......................... 1
1. 2. Die Persönlichkeit der Sekretärin ....................... 2
1. 3. Sekretärin und Chef ................................. 3
1. 4. Arbeitsbedingungen im Sekretariat ...................... 5
1. 5. Aufgaben und Kompetenzen der Sekretärin im
Rahmen eines kooperativen Führungsstils ................. 6
1. 6. Qualifikation der Sekretärin ........................... 13
1. 7. Voraussetzungen für optimale Chefentlastung .............. 15
1. 8. Die Zukunft des Sekretärinnenberufs .................... 17
2. Die Sekretärin als Führungsgehilfin des Chefs ................... 21
2. 1. Bei der Information der Mitarbeiter ..................... 22
2. 2. Bei der Kontrolle des Chefs über seine Mitarbeiter .......... 23
2. 3. Vorbereitung und Auswertung von Mitarbeiterbesprechungen 24
2. 4. Terminfestlegung für Mitarbeiterbesprechungen ............ 25
3. Sekretärinnenverbände in der Bundesrepublik Deutschland ........ 28
3. 1. Bund Deutscher Sekretärinnen e. V. (BDS) ................ 28
3. 2. Deutscher Sekretärinnenverband e. V. (DSV) .............. 29
11. Sekretärinnen in verschiedenen Branchen ...................... 31
1. Die Anwalts- und Notariatssekretärin ......................... 31
2. Sekretärin in einem Architekturbüro .......................... 32
3. Die Arztsekretärin ........................................ 32
4. Sekretärin beim Bauaufsichtsamt ............................ 33
5. Sekretärin in einer Brauerei ................................. 34
6. Sekretärin eines Controllers ............................... " 34
IX
7. Sekretärin im Detektivbüro ................................. 35
8. Sekretärin am Flughafen ................................... 35
9. Protokollarin bei Gericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 36
10. Die Hotelsekretärin ....................................... 36
11. Die Kliniksekretärin ...................................... 37
12. Die Kommunikations-Sekretärin ............................. 37
13. Sekretärin bei der Kriminalpolizei ............................ 38
14. Die Sekretärin in einer Personalabteilung ...................... 39
15. Sekretärin beim Pfarramt .................................. 39
16. Sekretärin beim Rundfunk ................................. 39
17. Die Sekretärin im Sanatorium ............................... 40
18. Die Schulsekretärin ....................................... 40
19. Die Vereins-oder Verbandssekretärin ......................... 41
20. Sekretärin in einer Werbeagentur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 42
21. Sekretärin beim Wetteramt ................................. 43
III. Psychologie im Sekretariat ................................. 45
1. Menschenkenntnis/Menschenkunde... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 45
1. 1. Das Sekretariat im Wandel der Zeit ...................... 45
I. 2. Menschenkenntnis ................................... 46
1. 3. Das Elend unserer Menschenkenntnis .................... 47
I. 4. Hilfsmittel gegen Fehlurteile ........................... 47
1. 5. Selbsterkenntnis .................................... 48
2. Erfolgreiche Gesprächsführung .............................. 49
2. 1. Praktische Menschenkenntnis .......................... 49
2. 2. Kommunikation .................................... 53
2. 3. Motivation ......................................... 58
2. 4. Entscheidungsfindung und Problemlösung ................ 59
2. 5. Teamwork und Kooperation ........................... 61
2. 6. Spannungen und Konflikte ............................ 64
3. Motivation von Mitarbeitern ................................ 68
3. 1. Veränderung der Aufgabenstellung im Chefsekretariat ....... 68
3. 2. Die Einwirkungen auf die Führungsfunktion des Vorgesetzten . 69
x
3. 3. Die 10 Gebote guter Kommunikation .................... 76
3. 4. Zusammenfassung ................................... 78
4. Grundbegriffe der Transaktionsanalyse ........................ 80
4. 1. Verhaltensbeispiel ................................... 80
4. 2. Transaktionsanalyse nach Eric Berne ..................... 80
4. 3. Psychologische Spiele ................................ 81
4. 4. Drei Ich-Zustände ................................... 82
4. 5. Das Eltern-Ich ..................................... 82
4. 6. Das Kindheits-Ich ................................... 83
4. 7. Das Erwachsenen-Ich ................................ , 84
4. 8. Wenn Schüchternheit im "Skript" steht .................. 84
4. 9. Verhaltens-Training .................................. 85
5. Verhaltensstörungen vermeiden helfen ........................ 86
5. 1. Verhaltensstörungen und Normen ....................... 86
5. 2. Problematik der Klassifikation ......................... 87
5. 3. Verhaltensstörungen im Betrieb ........................ 89
5. 4. Ursachen von Verhaltensstörungen ...................... 92
5. 5. Prävention von Verhaltensstörungen ..................... 94
5. 6. Therapiemaßnahmen ................................. 97
6. Leistungsfähiger durch Autogenes Training ..................... 102
6. 1. Ziele des Autogenen Trainings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 104
6. 2. Die häufigsten Fehler ................................ 105
6. 3. Formelhafte Vorsatzbildung ........................... 107
6. 4. Die Übungshaltungen ................................ 108
6. 5. Indikation und Kontraindikation ....................... 109
6. 6. Oberstufe des Autogenen Trainings ...................... 110
6. 7. Trainingshilfen ..................................... 111
IV. Schreibtechnik .......................................... 113
1. Kurzschrift ............................................. 113
1. 1. Geschichte der Kurzschrift ............................ 113
XI
1. 2. Die heutige Bedeutung der Kurzschrift 113
1. 3. Verkehrsschrift, Eilschrift, Redeschrift 115
2. Maschinenschreiben ....................................... 136
2. 1. Geschichte und Tendenzen ............................ 136
2. 2. Anordnung und Anwendung der Schreibmaschinen tastatur ... 136
2. 3. Der Umgang mit der Schreibmaschinentastatur ............. 137
2. 4. Ausbildungsmöglichkeiten ftir Kurzschrift und
Maschinenschreiben .................................. 149
2. 5. Unterricht für Autodidakten ........................... 150
3. Textgestaltung ............... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 150
3. 1. Einflihrung ........................................ 150
3. 2. Die Schriften der Schreibmaschine ...................... 151
3. 3. Die Formatierung der Schreibmaschine ................... 162
3. 4. Gliederung von Texten ............................... 164
3. 5. Hervorhebungen .................................... 166
3. 6. Der Geschäftsbrief A4 ................................ 167
V. Textformulierung ........................................ 177
1. Die sprachliche Seite der Sekretariatsarbeit ..................... 177
2. Sprache als Mittel der Kommunikation ........................ 178
2. 1. Wortlehre ......................................... 180
2. 2. Die wichtigsten Rechtschreibregeln ...................... 182
2. 3. Satzlehre .......................................... 185
2. 4. Satzzeichenlehre .................................... 186
2. 5. Stilistik ........................................... 189
3. Die Gestaltung von Geschäftsbriefen .......................... 193
3. 1. Die Anschrift ...................................... . 193
3. 2. Das Datum 194
3. 3. Der Betreff 194
3. 4. Die Anrede 194
XII
