Prozessmanagement für Experten: Impulse für aktuelle und wiederkehrende Themen

384 Pages·2013·9.74 MB·German

by  Anke Gericke

Franz Bayer
Harald Kühn Hrsg.
Prozessmanagement
für Experten
Impulse für aktuelle und wiederkehrende Themen
Prozessmanagement für Experten
Franz Bayer · Harald Kühn
Herausgeber
Prozessmanagement für
Experten
Impulse für aktuelle und wiederkehrende
Themen
Herausgeber
Franz Bayer
Harald Kühn
BOC Information Technologies Consulting AG
Wien, Österreich
ISBN 978-3-642-36994-0 ISBN 978-3-642-36995-7 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-642-36995-7
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Springer Gabler
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Geleitwort
Forschungsergebnisse in die industrielle Praxis überzuleiten, wenn diese neu für ihre
Anwender und noch nicht intuitiv zugänglich sind, ist eine Herausforderung.
Das liegt daran, dass eine erfolgreiche Ergebnisüberleitung durch drei Aspekte
bedingt wird, die gleichzeitig und über einen längeren Zeitraum zutreffen müssen:
• Es bedarf der Kontinuität einer Forschungsrichtung und -gruppe.
• Es bedarf zur Praxisumsetzung Menschen, die sowohl fachlich als auch sozial von aus-
geprägter Kompetenz sind.
• Es bedarf der Anwendbarkeit der Forschungsergebnisse im gewählten Anwendungsbereich.
Dieses Buch setzt sich mit dem Anwendungsbereich „Prozessmanagement“ auseinander,
welches sich von einer forschungsrelevanten Disziplin der 1990er-Jahre zu einem allgemein
akzeptierten Managementinstrument in der unternehmerischen Praxis entwickelt hat.
Prozessmanagement ist keine Disziplin der exakten Wissenschaften. Wenn Forschung
und Entwicklung in diesem Kontext Erfolg haben sollen, müssen Forschungsergebnisse auf-
grund von Beobachtungen, durch Experimente und auf Basis von Anwendungserfahrungen
empirisch weiterführend untersucht und fortentwickelt werden. Die Entwicklung von
Methoden und Verfahren für diverse Aspekte des Prozessmanagements ist daher kein
Selbstzweck der wissenschaftlichen Arbeit. Die universitären Ergebnisse sind vielmehr dann
erfolgreich, wenn die geschaffenen Grundlagen in der Praxis erprobt und auf breiter Basis
angewendet werden. Das Management von Geschäftsprozessen ist eine dieser Disziplinen,
in der eine Brücke zwischen Forschung und Anwendung nachhaltig etabliert wurde.
Ob und welche Inhalte dieses Buchs für den jeweiligen Leser relevant sind, wage
ich nicht zu beurteilen, da der Wert der Inhalte immer subjektiv empfunden wird. Aus
Forschungssicht sind die Themen des Buchs allerdings von ausgeprägter Bedeutung. Das
liegt unter anderem auch daran, dass die Autoren das Prozessmanagement nicht nur
erlernt und an diversen Einrichtungen selbst gelehrt, sondern es auch in seiner Ganzheit
über viele Jahre erfolgreich praktiziert haben. Sie behandeln immer wiederkehrende
Themen, die den Kern der prozessorientierten Unternehmensführung und -steuerung
betreffen. Besonders hervorzuheben ist, dass dieses Buch in einer Unternehmensgruppe
entstanden ist, die es bis heute geschafft hat, weiterhin sowohl forschungs- als auch
praxisnah zu sein.
V
VI Geleitwort
Warum sollten Sie dieses Buch lesen? Wenn Sie ein Prozessmanagement-Experte
sind, zeigt es Ihnen, wie andere Experten diese Materie interpretiert und angewendet
haben. Wenn Sie am Beginn Ihres Wegs zum Prozessmanagement stehen, bietet es Ihnen
die Möglichkeit, ein Experte zu werden. Denn wie auch schon Sokrates sagte, „es ist keine
Schande nichts zu wissen, wohl aber, nichts lernen zu wollen“.
Den Herausgebern, Autoren und allen Mitwirkenden ist es gelungen, dieses Werk
zusätzlich zu ihren unternehmensspezifischen Aufgaben zu realisieren. Dies ist nicht nur
in der Motivation und Disziplin jedes Beteiligten zu begründen, sondern auch in der aus-
gezeichneten Zusammenarbeit als Gruppe.
Ihnen allen gilt mein größter Dank!
Januar 2013 Dimitris Karagiannis
Universität Wien
Wien, Österreich
Vorwort
Seit der Gründung der BOC Gruppe im Jahre 1995 sind wir im Umfeld des
Prozessmanagements in den unterschiedlichsten Rollen und Positionen tätig. Im
Rahmen dieser Tätigkeiten hatten wir das Glück, in einer Vielzahl von spannenden
Projekten und Initiativen mit einer großen Anzahl an interessanten Personen und
Kollegen zu mannigfaltigen Prozessthemen arbeiten und gestalten zu dürfen.
Warum haben wir uns nun entschieden, ein BOC Buch zum Thema Prozessmanagement
zu veröffentlichen, zumal es auf dem deutschsprachigen als auch internationalen Buchmarkt
mittlerweile eine stattliche Anzahl an guten Büchern zu beinahe allen Facetten des
Prozessmanagements gibt? Wir hatten hierzu vorrangig drei Beweggründe.
Im Laufe der Jahre wurden wir in unseren Beratungsprojekten von unseren Kunden
immer wieder gefragt, ob es eine publizierte Zusammenstellung der von uns in Projekten
erfolgreich genutzten und praxiserprobten Vorgehensweisen, Handlungsempfehlungen
und Techniken gibt. Hierzu mussten wir bisher immer auf unsere Whitepapers, unsere
Einzelpublikationen in den verschiedensten Fachzeitschriften, Konferenzen und Workshops
sowie unsere Beitragskapitel in anderen Büchern verweisen.
Als Zweites sehen wir, dass andere Prozessmanagement-Bücher teilweise an einem
bestimmten Punkt „aufhören“ und nur das „Was?“, aber nicht das „Wie?“ beschreiben.
An dieser Stelle setzt das vorliegende Buch an und geht „einen Schritt weiter“, um zu
den im Buch behandelten Themen konkrete Handlungsempfehlungen und Techniken
vorzustellen. Sie erhalten Antworten auf Fragen, wie bspw. „Wie erstelle ich eine gute
Prozesslandkarte?“, „Wie identifiziere und etabliere ich die Prozessverantwortung für einen
Prozess?“, „Wie integriere ich Compliance-Anforderungen in das Prozessmanagement?“
oder „Wie ermittle ich den Personalbedarf für einen bestimmten Prozess?“.
Der dritte Grund ist, dass derzeit Prozessmanagement sowie andere Managementansätze
oftmals isoliert voneinander betrachtet und eingesetzt werden. Diese müssen aus unse-
rer Sicht allerdings im Sinne eines integrierten Managementsystems im Zusammenhang
genutzt werden. Hierzu stellen wir für vier weitere Managementansätze die Integration mit
dem Prozessmanagement vor.
Wir haben für dieses Buch die Form einer Herausgeberschaft gewählt, da wir der
Überzeugung sind, nur damit den Zielen des Buchs gerecht zu werden. Zum einen ist
es dadurch besser möglich, einzelne Kapitel unabhängig voneinander zu lesen, was am
VII
VIII Vorwort
ehesten der Nutzung im Arbeitsalltag entspricht. Zum anderen sind die spezifischen
Kapitel von den jeweiligen Praxisexperten verfasst und gehen so den „einen Schritt wei-
ter“, um Ihnen nicht nur allgemeingültige Beispiele, sondern konkretes und erfolgreich
umgesetztes Erfahrungswissen weitergeben zu können.
Zur Entstehung dieses Buchs haben viele Personen beigetragen, denen wir allen ein
herzliches „Dankeschön!“ aussprechen wollen.
Zuerst möchten wir allen Autoren danken, die mit ihrem tollen Einsatz und Fleiß,
oft zusätzlich zum üblichen Tagesgeschäft, die Inhalte des Buchs produziert haben. Das
Buch ist Ergebnis einer ausgesprochenen Teamleistung.
Folgende Autoren haben beigetragen (in alphabetischer Reihenfolge): Lea Appelhans,
Julia Auer, Daniel Bouché, Dr. Franz Bayer, Kai-Helmut Eckert, Tim Farcher, Dr. Anke
Gericke, Erik Guschlbauer, Eckart Hagenloch, Vedran Hrgovcic, Dr. Lutz Kirchner,
Robert Klose, Dr. Harald Kühn, Marcus Landgraf, Manfred Lenhardt, Dr. Christian
Lichka, Christoph Moser, Stefan Müller, Thomas Müllner, Dr. Marion Murzek, Christoph
Prackwieser, Michael Puncochar, Tobias Rausch, Mario Scherber, Stefanie Schmidt, Markus
Schneider, Robert Strobl, Wilfrid Utz, Angelika Widowitz, Dr. Robert Woitsch und Eva Wolf.
Die Autorennamen finden Sie ebenfalls zu Beginn jedes Kapitels inkl. des E-Mail-
Kontakts der jeweiligen Leitautorin bzw. des Leitautors.
Ein besonderer Dank gilt Frau Dr. Anke Gericke, die mit unermüdlicher
Hartnäckigkeit die Zügel des Projekts in ihren Händen hielt und mit viel Charme vor-
antrieb. Ebenfalls gilt unser Dank Frau Julia Burger, Frau Alexandra Rupacher und in
besonderem Maße Herrn David Hauer, die v. a. in der Endphase des Projekts für viele
organisatorische und konsolidierende Tätigkeiten eine tolle Arbeit geleistet haben.
Wir möchten außerdem allen Kollegen in der BOC Gruppe danken, die mit ihren
Ideen, Erfahrungen und Diskussionen zu den diversen Themen beigetragen haben.
Ebenfalls möchten wir allen unseren Kunden und Partnern danken, die im Rahmen
ihrer Projekte viele der im Buch vorgestellten Ansätze zur Anwendung und positiven
Validierung gebracht haben.
Weiterhin möchten wir Herrn Michael Bursik und Frau Janina Sobolewski danken,
die seitens des Verlags immer tolle Ansprechpartner waren und mit Rat und Tat zu
allen möglichen Fragen im Umfeld des Buchs jederzeit schnell und kompetent zur Seite
standen.
Ein abschließender, aber ganz besonderer Dank gilt o. Univ. Prof. Dr. Prof. h.c.
Dimitris Karagiannis, der durch die Gründung der BOC Gruppe als Spin-off der
Universität Wien die Umgebung geschaffen hat, auf Basis derer viele der im Buch vorge-
stellten Ideen entstanden sind und in der Praxis umgesetzt werden konnten.
Wir wünschen Ihnen beim Lesen viel Vergnügen und hoffen, dass wir den einen oder
anderen Impuls für Ihre Prozessmanagement-Aktivitäten geben können.
Januar 2013 Dr. Franz Bayer und Dr. Harald Kühn
BOC Information Technologies Consulting AG
Wien, Österreich
Inhaltsverzeichnis
Teil I Einführung
1 Einleitung ............................................................ 3
Anke Gericke, Franz Bayer und Harald Kühn
1.1 Motivation ....................................................... 3
1.2 Fokus und Zielgruppe ............................................. 4
1.3 Der Process Management Life Cycle im Kontext integrierter
Managementsysteme .............................................. 5
1.4 Leseempfehlung .................................................. 10
Literatur .............................................................. 10
2 Der Lebenszyklus des Prozessmanagements ............................. 11
Anke Gericke, Franz Bayer, Harald Kühn, Tobias Rausch
und Robert Strobl
2.1 Überblick über den Lebenszyklus des Prozessmanagements ............ 12
2.1.1 Einordnung der Begrifflichkeiten ............................. 12
2.1.2 Die Phasen des Process Management Life Cycle ................ 12
2.1.3 Anwendung des Process Management Life Cycle ............... 14
2.2 Die Rollen im Rahmen des Prozessmanagements ..................... 17
2.2.1 Wesentliche Rollen ......................................... 17
2.2.2 Weitere involvierte Rollen ................................... 19
2.3 Einordnung des Process Management Life Cycle ...................... 20
2.4 Die Phasen des Process Management Life Cycle ....................... 22
2.4.1 Prozessstrategie ............................................ 22
2.4.2 Prozessdokumentation ...................................... 23
2.4.3 Prozessoptimierung ........................................ 25
2.4.4 Prozessumsetzung .......................................... 29
2.4.5 Prozessdurchführung ....................................... 29
2.4.6 Prozesscontrolling ......................................... 30
2.5 Zusammenfassung ................................................ 32
Literatur .............................................................. 32
IX
X Inhaltsverzeichnis
Teil II Prozessstrategie
3 Prinzipien für die Gestaltung der Prozessarchitektur ..................... 37
Franz Bayer, Lea Appelhans und Eva Wolf
3.1 Einleitung ....................................................... 37
3.2 Zusammenspiel Unternehmensstrategie und Prozessstrategie ........... 39
3.3 Nutzenaspekte der Prozesslandkarte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3.4 Vorgehen zur Gestaltung der Prozesslandkarte ....................... 42
3.4.1 Das Konzept ............................................... 42
3.4.2 Techniken zur Strukturierung ............................... 44
3.4.3 Umsetzung der Struktur mit der Prozesslandkarte .............. 47
3.4.4 Techniken zur Bewertung von Prozesslandkarten .............. 47
3.5 Regelung von Verantwortung in der Prozessarchitektur ................ 50
3.6 Ausgewählte Beispiele zur Verwendung der Prozesslandkarte ........... 51
3.6.1 Standardisierung und Harmonisierung ........................ 51
3.6.2 Sourcing .................................................. 52
3.6.3 Benchmarking ............................................. 52
3.6.4 Postmerger-Integration ..................................... 54
Literatur .............................................................. 55
4 Umsetzung eines zielorientierten Prozessmanagements ................... 57
Robert Strobl und Angelika Widowitz
4.1 Motivation ....................................................... 57
4.2 Vorgehen ........................................................ 58
4.2.1 Methodische Anleitung zur Umsetzung eines zielorientierten
Prozessmanagements ....................................... 58
4.2.2 Strategische Ziele analysieren und Prozesse strategisch
gewichten ................................................. 59
4.2.3 Strategische Prozessziele ableiten ............................. 61
4.2.4 Operative Prozessziele ableiten ............................... 62
4.2.5 Controlling-System initialisieren ............................. 64
4.3 Involvierte Rollen und deren Aufgaben .............................. 66
4.4 Angewandte Technik: Festlegung der Prozessverantwortung ........... 68
Literatur .............................................................. 70
Teil III Prozessdokumentation
5 Gestaltungs- und Modellierungsrichtlinien .............................. 73
Daniel Bouché, Manfred Lenhardt und Stefanie Schmidt
5.1 Motivation und Begriffe ........................................... 73
5.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung ......................... 76
5.2.1 Grundsatz der Richtigkeit ................................... 77