Prozeßkostenrechnung und Workflow Management: Konzeption und Umsetzung eines Schnittstellensystems

361 Pages·1998·11.641 MB·German

by  Dietmar Weiß (auth.)

WeiB
ProzeBkostenrechnung und WorkRow Management
GABLER
EDITION WISSENSCHAFT
Informationsmanagement
und Computer Aided Team
Herausgegeben von Professor Dr. Helmut Kremar
Die Schriftenreihe prasentiert Ergebnisse der betriebswirt
schaftlichen Forschung im Themenfeld der Wirtschaftsinfor
matik. Das Zusammenwirken von Informations- und Kom
munikationstechnologien mit We~werb, Organisation und
Menschen wird von umfassenden Anderungen gekennzeich
net. Die Schriftenreihe greift diese Fragen auf und stellt neue
Erkenntnisse aus Theorie und Praxis sowie anwendungsorien
tierte Konzepte und Modelle zur Diskussion.
Dietmar WeiB
ProzeBkostenrechnung
und Workflow
Management
Konzeption und Umsetzung
eines Schnittstellensystems
Mit einem Geleitwort
von Prof. Dr. Helmut Kremer
DeutscherUniversitats Verlag
Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme
WeiB, Dietmar:
ProzeBkostenrechnung und WorkAow Management: Konzeption und Umsetzung
eines Schnittstellensystems / Dietmar WeiB. Mit einem Geleilw. von Helmut Krcmar.
-Wiesbaden : 01. Univ.-Verl. ; Wiesbaden : Gobler, 1998
(Gobler Edition Wissenschaft : Informationsmanagement und Computer Aided Team)
Zugl.: Hohenheim, Univ., Diss., 1997
ISBN 978-3-8244-6767-9 ISBN 978-3-322-97774-8 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-322-97774-8
0100
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waren und do her von jedermann benutzt werden durften.
Lektorat: Ute Wrasmann / Brigitte Knoringer
ISBN 978-3-8244-6767-9
Geleitwort
Zu den Themen ProzeBkostenrechnung und Workflow Management wurde in den
vergangenen lahren viel verOffentlicht. Nach zeitweise lebhafter Diskussion sind die Vor-und
Nachteile der ProzeBkostenrechnung mittlerweile bekannt, es gibt aber immer noch keine
Anslitze, die die ProzeBkostenrechnung zu einem permanenten, effizienten Instrument fiihren.
Beim Workflow Management werden Prozesse unter dem Automatisierungs- und
Optimierungsaspekt betrachtet. Viele Anslitze widmen sich hier dem technischen Aspekt
dieser Systeme oder untersuchen deren Wirtschaftlichkeit. Inwieweit diese Systeme fUr
betriebswirtschaftIiche Planung und Steuerung relevant sind, ist bisher kaum erforscht.
Die Dissertation von Dietmar WeiB greift beide Themen auf und beschreibt ein Konzept zur
Verbindung der Workflow Management Systeme mit der ProzeBkostenrechnung. Damit
liefert die Arbeit nicht nur einen Beitrag zur Integration des Workflow Management in das
betriebliche Informationsversorgungssystem, sondem sie zeigt auch, wie die
ProzeBkostenrechnung als dauerhaftes Instrument einsetzbar wird.
Die Arbeit entstand am Lehrstuhl fiir Wirtschaftsinformatik der Universitlit Hohenheim im
Rahmen zweier Projekte. Das Projekt VoProSys (Vorgangssteuerungs- und
ProzeBkostenrechnungssystem) wurde mit Unterstiitzung der AIC Software & Consulting,
SulzbachiTs. durchgeftihrt. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft forderte das Projekt
INTERVOP (Interface fur Vorgangssteuerung und ProzeBkostenrechnung). Der EinfluB von
viel Hintergrundwissen zusarnrnen mit Erfahrungen aus dem Einsatz von Workflow
Management Systemen macht die Arbeit fUr ein breites Fachpublikum lesenswert. Es ist zu
wUnschen, daB die Ergebnisse weite Verbreitung tinden.
Prof. Dr. Helmut Krcmar
V
Vorwort
Die vorliegende Forschungsarbeit ist das Ergebnis mehrjahriger theoretischer und praktischer
Tatigkeiten im Bereich Workflow Management und ProzeBkostenmanagement.
Deswegen gebiirt mein Dank verschiedenen Menschen, die mich wiihrend dieser Zeit
unterstiitzt haben.
Besonderer Dank gilt Herrn Prof. Dr. Helmut Krcmar, der durch seine Anregungen und
Gesprache eine besondere Hilfe war und mir auch den notigen Freiraum zum Anfertigen
dieses Buches gab.
Ebenso bin ich Herrn Hans W. Emmert der Staffware GmbH, Sulzbach, sehr verbunden, da er
mir im Rahmen meiner Tatigkeit die Aufgaben iibertrug, die zum Kennenlernen der
Vorgangssteuerungssysteme von erheblicher Bedeutung waren. Nur so war es moglich, daB
eine Fallstudie aufgebaut werden konnte. Den Gas-und Elektrizitatswerke Koln (GEW Koln),
insbesondere Herrn Schreuers und seinen Mitarbeitern, danke ich fUr ihr Vertrauen und ihre
Bereitschaft, aile fUr die Fallstudie notwendigen Daten zur VerfUgung zu stellen. DaB dies
nicht selbstverstandlich ist, habe ich in vielen anderen Interviews feststellen miissen. Herrn
Peter Bleidt von der Integrata Training AG danke ich fUr seine Bereitschaft, mich am
ProzeBkostenmanagement mitarbeiten zu lassen. Bei Herrn Prof. Dr. P. Horvath, Herrn Dr. R.
Mayer und Herrn Prof. Dr. K. Vikas bedanke ich mich sehr herzlich fUr die Teilnahrne an
Seminaren und sehr wertvollen Gesprachen ebenso wie fUr die zur Verfiigung gestellte
Software.
Mein Dank gilt auch der Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), die einen wesentlichen
Projektteil forderte. Der Louis Leitz International GmbH & Co, insbesondere Herrn Eberhard
Leitz, danke ich fUr die Unterstiitzung bei der Veroffentlichung des Buches.
Fiir Unterstiitzungen, Anregungen und Lesen des Manuskriptes danke ich Dr. Bettina
Schwarzer, Andreas Heusel, Frank Zimmerer, Martin Ehmer und vor allem meiner Mutter
Doris Laukner, meinem Vater und meinen GroBeltern. Heike Lemmer danke ich vor allem fUr
die viele Geduld wiihrend dieser abwechslungsreichen Zeit.
Dietmar WeiB
VII
Inhaltsverzeichnis
GELEITWORT. ....................................................................................................................... v
VORWORT ........................................................................................................................... VII
INHALTSVERZEICHNIS. ................................................................................................... IX
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ....................................................................................... XVII
TABELLENVERZEICHNIS ............................................................................................. XXI
ABKURZUNGSVERZEICHNIS ..........................................................•.......................... XXV
1 EINFUHRUNG ................................................................................................................... 1
1.1 PROBLEMSTELLUNG ............................................................................................................ 1
1.2 ZIELSETZUNG DER ARBEIT .................................................................................................. 3
1.3 AUFBAU DER ARBEIT .......................................................................................................... 5
2 PROZE80RIENTIERUNG ALS LEITMOTIV ............................................................. 9
2.1 BEGRIFFSBESTIMMUNG "MLAUF", "PROZEB", "VORGANG" ............................................. 11
2.2 PROZEBORIENTIERUNG 1M CONTROLLING DARGESTELLT ANHAND DES
PROZE8KOSTENMANAGEMENT .......................................................................................... 18
2.3 PROZEBORIENTIERUNG IN DER ORGANISATION DARGESTELLT ANHAND DES WORKFLOW
MANAGEMENT .................................................................................................................. 21
2.4 ZUSAMMENFASSUNG ......................................................................................................... 25
3 VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEME ALS UNTERSUCHUNGSBEREICH ....... 27
3.1 FUNKTIONSWEISE UND FUNKTIONEN VON VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN ................. 27
3.1.1 Funktionsweise von Vorgangssteuerungssystemen .......................................... 27
3.1.2 Funktionen von Vorgangssteuerungssystemen ................................................. 29
3.2 ANWENDUNGSBEREICH UND EINSATZZIELE VON VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN ...... 34
3.2.1 Anwendungsbereich von Vorgangssteuerungssystemen ................................... 34
3.2.2 Einsatzziele von Vorgangssteuerungssystemen ................................................ 35
3.3 EMPIRISCHE UNTERSUCHUNGEN ....................................................................................... 37
3.3.1 Prognosen tiber Marktwachstum von Vorgangssteuerungssystemen ................ 39
3.3.2 Einsatzgebiete von Vorgangssteuerungssystemen ........................................... .41
IX
3.3.3 Ziele der Vorgangssteuerungssysterne: Ernpirische Untersuchung des
Institutes fUr Wirtschaftsinformatik am Institut fUr ernpirische
Wirtschaftsforschung an der Universitat des Saarlandes ................................. .43
3.3.4 Untersuchungen tiber die Effektivitat und Effizienz von
V organgssteuerungssysternen ........................................................................... .44
3.3.5 Zusammenfassung und Bedeutung der Erhebungen ........................................ .45
3.4 ANWENDUNGSERFAHRUNGEN MIT DER VORGANGSSTEUERUNG ...................................... .46
3.4.1 Bankbetriebe ..................................................................................................... .46
3.4.2 Offentliche Verwaltung .................................................................................... .4 7
3.4.3 Versicherungsuntemehmen .............................................................................. .48
3.4.4 Ergebnisse der Fallstudien ................................................................................ .49
3.5 VORGANGSSTEUERUNG ALS "PRODUKTIONSPLANUNG UND -STEUERUNG IN DER
VERWALTUNG" ................................................................................................................ .49
3.6 INSTRUMENTELLE SICHT: STAND UND TENDENZEN BEl
VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN .................................................................................. 58
3.6.1 Klassifikation: Ergebnisse einer Markterhebung .............................................. 58
3.6.2 Stand bei Vorgangssteuerungssysternen mit betriebswirtschaftlichen
Steuerungsfunktionen ........................................................................................ 61
3.6.2.1 Eignung filr eine betriebwirtschaftliche Vorgangssteuerung ............................ 61
3.6.2.2 Kapazitatsbetreffende Funktionen ..................................................................... 64
3.6.2.3 Auspragung der kostenorientierten Terminsteuerung ....................................... 66
3.6.2.4 Berichtsrnoglichkeiten ....................................................................................... 69
3.6.2.5 Ergebnisse ......................................................................................................... 72
3.6.3 Tendenzen bei den Vorgangssteuerungssysternen ............................................ 74
3.7 EINSATZPROBLEME DER VORGANGSSTEUERUNG .............................................................. 77
3.7.1 Organisatorisches Einsatzfeld: gut strukturierte, repetitive Vorgange .............. 78
3.7.2 Technische und einsatzbedingte Problerne ........................................................ 80
3.7.3 Betriebswirtschaftliche Problerne ...................................................................... 85
3.7.4 Zusammenfassung der Einsatzproblerne ........................................................... 89
3.8 ZUSAMMENFASSUNG VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEME ................................................... 89
4 PROZEDKOSTENRECHNUNGSSYSTEME ............................................................... 91
4.1 FUNKTIONSWEISE UND ZIELE DER PROZEBKOSTENRECHNUNG .......................................... 91
4.1.1 Funktionsweise der ProzeBkostenrechnung ...................................................... 91
4.1.1.1 Bildung von Hypothesen tiber Hauptprozesse und Cost Driver ........................ 92
4.1.1.2 Tlitigkeitsanalyse und Ableitung der TeiJprozesse ............................................ 93
x
4.1.1.3 Kapazitats-und Kostenzuordnung .................................................................... 95
4.1.1.4 HauptprozeBverdichtung und Kostensatzerrnittlung ......................................... 96
4.1.1.5 Sonderbetrachtung: Aufteilung von Teilprozessen auf mehrere
Hauptprozesse .................................................................................................... 97
4.1.1.6 Notwendige Daten fUr die ProzeBkostenrechnung ............................................ 98
4.1.2 Ziele der ProzeBkostenrechnung ....................................................................... 99
4.2 EMPIRISCHE UNTERSUCHUNGEN .................................................................................... 10 3
4.2.1 Empirische Untersuchung von Hauer. ............................................................. 104
4.2.2 Empirische Untersuchung von Weber ............................................................. 10 4
4.2.3 Erhebung der Universitat Bern tiber Kostenmanagement in der Schweiz ...... 106
4.2.4 Zusammenfassung und Bedeutung der Erhebungen ....................................... 106
4.3 ANWENDUNGSBEISPIELE DER PROZEBKOSTENRECHNUNG ............................................... 107
4.3.1 Bankbetriebe .................................................................................................... 108
4.3.2 Offentliche Verwaltung ................................................................................... 110
4.3.3 Versicherungsunternehmen ............................................................................. 113
4.3.4 Ergebnisse der Fallstudien ............................................................................... 115
4.4 ABGRENZUNG DER PROZEBKOSTENRECHNUNG ............................................................... 116
4.4.1 Abgrenzung zum Activity-Based Costing ....................................................... 116
4.4.2 Abgrenzung zum Ansatz von Vikas der prozeBorientierten flexiblen
Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis ........................................................ 119
4.4.3 Zusammenfassung und Bedeutung der Abgrenzung ....................................... 124
4.5 INSTRUMENTELLE SICHT: STAND UND TENDENZEN BEl DEN
PROZEBKOSTENRECHNUNGSSYSTEMEN ........................................................................... 127
4.5.1 Aufgaben der ProzeBkostenrechnungssysteme ............................................... 127
4.5.1.1 Komponenten von ProzeBkostenrechnungssystemen ...................................... 128
4.5.1.2 Merkmale der ProzeBbeschreibung ................................................................. 130
4.5.1.3 Systemmerkmale der ProzeBkostenrechnungssoftware ................................... 132
4.5.2 Ergebnisse einer Markterhebung ..................................................................... 132
4.5.3 Tendenzen bei den ProzeBkostenrechnungssystemen ..................................... 135
4.6 EINSATZPROBLEME UND LOSUNGSMOGLICHKEITEN DER PROZEBKOSTENRECHNUNG ...... 136
4.6.1 Einsatzprobleme .............................................................................................. 137
4.6.2 L6sungsm6g1ichkeiten ..................................................................................... 141
4.7 BEDEUTUNG DER UMFRAGE OBER BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE STEUERUNGSFUNK
TIONEN BEl VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN FOR DIE PROZEBKOSTENRECHNUNG ...... 145
4.8 ZUSAMMENFASSUNG ....................................................................................................... 146
XI
5 KONZIPIERUNG EINES SYSTEMS ZUR VERBINDUNG DER
VORGANGSSTEUERUNG MIT DER PROZE6KOSTENRECHNUNG ............... 147
5.1 PROBLEMBESCHREIBUNG UND ZIELSETZUNG .................................................................. 147
5.1.1 Problembeschreibung ...................................................................................... 147
5.1.2 Zielsetzung ...................................................................................................... 151
5.2 MOGLICHKEITEN ZUR VERBINDUNG VON PROZEBKOSTENRECHNUNGS-UND
VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN ................................................................................ 154
5.2.1 Integrierte Standardsoftware ........................................................................... 155
5.2.2 Aufnahrne der Vorgangssteuerungsfunktionen in die Proze13kosten-
rechnung .......................................................................................................... 158
5.2.3 REMBA-Ansatz: Daten-und Methodenbank ................................................. 159
5.2.4 Aufnahrne der Proze13kostenfunktionen in die Vorgangssteuerung ................ 162
5.2.5 Integrierter Workflow-Ansatz von Derszteler ................................................. 164
5.2.6 Verbindung von Vorgangssteuerungs-und Proze13kostenrechnungs-
systemen tiber ein Interface-Programm "VoProSys" ...................................... 166
5.2.7 Vergleich und Auswahl ................................................................................... 166
5.3 CHARAKTERISIERUNG DER SCHNITTSTELLE "VOPROSYS" .............................................. 168
5.4 ASPEKTE DER VERBINDUNG ............................................................................................ 172
5.4.1 Abstimmung der Ablaufsichten und -begriffe ................................................. I72
5.4.2 Abstimmung des Verhaltnisses von Vorgang und Proze13 bzw. Schritt und
Teilproze13 ........................................................................................................ 176
5.4.2.1 Einfiihrung des Hauptprozesses A "Akquirierung" ......................................... 177
5.4.2.2 Einfiihrung des Hauptprozesses B "Priifen" .................................................... 178
5.4.2.3 Beriicksichtigung von Verzweigungen und Parallelitaten .............................. 179
5.4.2.4 Zusarnrnenfassung ........................................................................................... 18I
5.4.2.5 Uberpriifung der Annahmen und Problembeschreibung ................................. 181
5.4.2.5.1 Annahrne I: Identitat von Schritten und Teilprozessen ......................... 182
5.4.2.5.2 Annahrne 2: Nicht-Beriicksichtigung von lmn-Teilprozessen ............... 183
5.4.2.5.3 Annahrne 3: Vollstandige Vorgangsbearbeitung ohne Stomierung ...... 183
5.4.2.5.4 Annahrne 4: Anzahl der Hierarchiestufen = 2 ........................................ 184
5.4.2.5.5 Weitere Annahrnen ................................................................................ 185
5.4.3 Verbindung der Ablaufdaten mit der Proze13kostenrechnung ......................... 185
5.4.3.1 Formen und Qualitat der Ablaufdaten ............................................................. 187
5.4.3.2 Von der Zeitmessung zu Teilproze13-Kapazitaten ........................................... 189
XII