Table Of ContentKerstin Hillberg
Projektmanagement
im Einkauf
Praxisleitfaden mit Checklisten
und Beispielen
Projektmanagement im Einkauf
Kerstin Hillberg
Projektmanagement
im Einkauf
Praxisleitfaden mit Checklisten
und Beispielen
Kerstin Hillberg
Berlin, Deutschland
ISBN 978-3-658-12220-1 ISBN 978-3-658-12221-8 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-658-12221-8
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Inhaltsverzeichnis
1 Warum dieses Buch? ...................................................................................... 9
2 Projektmanagement – Was ist das eigentlich? ........................................ 11
3 Entwicklung der Anforderungen im Einkauf und die
Notwendigkeit von Projektmanagement ................................................ 21
3.1 Die Rolle des Einkaufs im Unternehmen ................................................... 21
3.2 Aktuelle Anforderungen an die Rolle des Einkäufers ............................. 24
4 Voraussetzungen für Projektarbeit im Einkauf ..................................... 27
4.1 Wodurch werden Projekte gekennzeichnet, oder wann machen
Projekte Sinn? ................................................................................................. 29
4.2 Phasen im Projektlebenszyklus ................................................................... 30
4.3 Standardisierung in den Phasen ................................................................. 33
5 Die „8 Schritte“ im Projektmanagement ................................................. 39
5.1 Projektantrag .................................................................................................. 42
5.2 Mind-Map ....................................................................................................... 47
5.3 Zielplanung .................................................................................................... 49
5.3.1 Wie wird das Projektziel beschrieben? ....................................................... 53
5.3.2 SMART-Regel ................................................................................................. 54
5.3.3 Definition, Begriffserklärung und SMART-Beispiel ................................ 55
5.3.4 Meilensteine ................................................................................................... 56
5.3.5 Meilensteintrendanalyse .............................................................................. 58
5.4 Projektstrukturplan (PSP) ............................................................................ 59
5.4.1 Funktionsorientierte Gliederung................................................................. 61
5.4.2 Objektorientierte Gliederung ....................................................................... 62
5.4.3 Phasenorientierte Gliederung ...................................................................... 63
5.4.4 Arbeitspaket ................................................................................................... 66
5.5 Terminplanung .............................................................................................. 67
5.5.1 Analoge Abschätzung ................................................................................... 68
5.5.2 Bottom-up-Schätzung ................................................................................... 69
5.5.3 Activitiy Sequencing oder das Festlegen von Arbeitsfolgen .................. 70
6 Inhaltsverzeichnis
5.5.4 Terminplan als Beispiel-Berechnung von zehn Arbeitspaketen mit
progressiver und retrograder Kalkulation ................................................ 71
5.5.5 Gantt-Diagramm ........................................................................................... 73
5.5.6 Netzplan oder PERT ..................................................................................... 74
5.5.7 Rahmenbedingungen beachten ................................................................... 75
5.6 Kostenplanung ............................................................................................... 77
5.7 Projektorganisation ....................................................................................... 79
5.7.1 Wann und wie werden die Themen umgesetzt? ...................................... 82
5.7.2 Das Team und die Rollen im Projekt .......................................................... 83
5.7.3 RACI (Verantwortlichkeits-)-Matrix ........................................................... 87
5.7.4 Stakeholderanalyse ....................................................................................... 88
5.8 Risikomanagement ........................................................................................ 90
5.8.1 Quantifizierung benannter Risiken ............................................................ 93
5.8.2 Möglichkeiten, auf Risiken zu reagieren ................................................... 95
5.9 Beispiel eines Musterprojektes .................................................................... 96
5.9.1 Projektantrag .................................................................................................. 97
5.9.2 Projektbeispiel Mind-Map ........................................................................... 99
5.9.3 Projektbeispiel Zielplanung ......................................................................... 99
5.9.4 Projektbeispiel Projektstrukturplan .......................................................... 101
5.9.5 Projektbeispiel Terminplan ........................................................................ 103
5.9.6 Musterprojekt Kostenplan ......................................................................... 105
5.9.7 Musterprojekt Projektorganisation und Stakeholderanalyse ............... 105
5.9.8 Risikomanagement ...................................................................................... 108
6 Führung im Projekt .................................................................................... 111
6.1 Was ist Führung? ......................................................................................... 111
6.1.1 Delegieren, aber richtig .............................................................................. 121
6.2 Kick-off als Instrument ............................................................................... 123
6.2.1 Checkliste möglicher Inhalte und Ziele des Kick-offs ........................... 123
6.2.2 Checkliste zur Vorbereitung eines Kick-offs ........................................... 124
6.3 Motivation .................................................................................................... 125
7 Was macht Teamarbeit erfolgreich? ....................................................... 131
7.1 Der Projektleiter und die menschliche Seite ............................................ 131
7.2 Teamentwicklungsphasen nach Tuckman .............................................. 134
7.3 Die Präsentation und was dazu gehört .................................................... 138
Inhaltsverzeichnis 7
8 Projektherausforderung im internationalen Umfeld –
Why culture counts .................................................................................... 140
9 Steuerung von Projekten .......................................................................... 145
9.1 Steuerung des Projektes Kosten- und Terminplan ................................. 148
9.2 Kostensteuerung .......................................................................................... 148
9.3 Meilensteintrend- und Kostentrendanalyse als Werkzeug zur
Früherkennung von Abweichungen ........................................................ 150
10 Kommunikation im Projekt und Austausch von Informationen ..... 155
10.1 Austausch von Informationen ................................................................... 155
10.2 Auswahl der Kommunikationsmethode ................................................. 157
10.3 Besprechung ................................................................................................. 158
10.3.1 Vorbereitung ................................................................................................ 160
10.3.2 Durchführung .............................................................................................. 160
10.3.3 Nachbereitung ............................................................................................. 161
10.4 Das Ding mit der persönlichen Distanzzone! ......................................... 162
10.5 Das Telefon als Medium ............................................................................. 163
10.6 Fragen und Hinterfragen, aber richtig ..................................................... 164
10.7 Feedback geben – Feedback nehmen, was heißt das genau? ................ 165
Literatur ........................................................................................................................ 168
(cid:3)
1 Warum dieses Buch?
Zwischen Wunsch und Wirklichkeit liegt die Tat!
Viel wurde bereits über Projektmanagement und Einkauf geschrieben. Warum
nun dieses Buch?
Mit diesem Buch möchte ich nicht nur meinen Seminarteilnehmern, sondern auch
den Lesern ein einfaches Werkzeug an die Hand geben, welches sie unterstützen
soll, die Herausforderungen der Projekte im Einkauf leichter zu meistern – einen
roten Faden und einen „Werkzeugkasten“ für den Alltag. Eine „Toolbox“, auf die
in der Hektik des Alltagsgeschäftes immer wieder zurückgegriffen werden kann.
Aus meiner 30-jährigen Erfahrung im Projektgeschäft, basierend auf den nationa-
len und internationalen Standards des Projektmanagements, sind hier die für
mich wichtigsten acht Schritte beschrieben, ohne die es keine Transparenz gibt
und damit auch keine Führung im Projekt möglich ist. Je nach Projektart und
Umfang können die Schritte in Ausmaß und Tiefe angepasst werden.
In einfacher Reihenfolge geplant und dokumentiert, als Basisplan verankert,
ermöglichen sie es mir, Transparenz, schnelle Kommunikation und damit auch
eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit in meinem Projekt zu erreichen.
Lange war der Einkauf Dienstleister im Unternehmen. Heute nimmt er eine stra-
tegische Rolle ein. Bei immer stärker werdendem Kostendruck und hoher Ge-
schwindigkeit ist das Projektmanagement nicht mehr wegzudenken.
Die Einsparungen im Einkauf liegen schon lange nicht mehr allein in einer gut
geführten Verhandlung. Schlagworte wie Total Cost of Ownership, Supply Chain
Management, Zentralisierung und Einsparungen durch technologische Anpas-
sungen setzen die Integration vieler Schnittstellen und ein sauber aufgesetztes
Prozessmanagement voraus. Die Anforderungen können nur noch bewältigt
werden, wenn ein gutes Projektmanagement implementiert ist.
So ist dieses Buch entstanden mit dem Ziel, Projektmanagern in Einkaufsprojek-
ten Hilfestellung für die tägliche Praxis zu geben. Anregungen, Checklisten und
Beispielprojekte sollen dabei helfen, den Werkzeugkasten für die tägliche Arbeit
zu erweitern.
Die Theorie ist das eine, die Herausforderung im Alltag das andere. Dieses Buch
soll darin unterstützen, die Schnittstelle zwischen beiden ein wenig anschaulicher
zu gestalten, und neue Anregungen und Sichtweisen für den Arbeitsalltag geben.
© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017
K. Hillberg, Projektmanagement im Einkauf,
DOI 10.1007/978-3-658-12221-8_1
2 Projektmanagement – Was ist
das eigentlich?
In der Theorie ist Projektmanagement eine Methode, mit der Projekte initiiert,
geplant, gesteuert, kontrolliert und abgeschlossen werden.
Aber schauen wir uns die Theorie einmal an, unzählige Bücher und Ausführun-
gen wurden dazu geschrieben. In 30 Minuten kann man sich die Theorie im In-
ternet herunterladen. Kein Problem und schnell zu verstehen: Einen Leistungs-
umfang vereinbaren, Kosten und Termine festlegen. Das ist alles.
Doch dann kommt das Problem, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Und ganz
plötzlich entstehen Aufgaben und Herausforderungen, an die man überhaupt
nicht gedacht hat. Viel mehr gehört zum Projektmanagement als eigentlich ange-
dacht. Fangen wir doch einmal mit ein paar einfachen Fragen an.
■ Was ist in meinem Unternehmen ein Projekt?
■ Was wollen wir im Einkauf als Projekt definieren?
■ Wer trifft im Projekt welche Entscheidungen?
■ Wie sind die entsprechenden Rollen mit Aufgaben, Verantwortung und
Entscheiderkompetenz definiert?
So klar beschrieben ist dann bereits nach diesen wenigen Fragen doch gar nicht
mehr, was ein Projekt ist. Erst einmal steht überall, ein Projekt hat einen klaren
Anfang und ein klares Ende. Und ist einmalig.
Sofort kommt mir der Gedanke: Wenn ich morgen früh einen Kaffee kochen möch-
te, hat das „Projekt“ auch einen klaren Anfang und ein klares Ende. Es gibt ein
Risiko und auch die Herausforderung, dass der Kaffee dabei noch gut werden soll.
Aber ist das dann auch gleich ein Projekt und wer entscheidet das?
Ein Projekt ist erst einmal nichts anderes als eine große Aufgabe, die in Form
einer Sonderorganisation, der Projektorganisation, strukturiert, geplant und ge-
steuert wird. Mit einem vorgegebenen Termin und Kostenrahmen sowie einer
(hoffentlich) abgestimmten Qualität.
© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017
K. Hillberg, Projektmanagement im Einkauf,
DOI 10.1007/978-3-658-12221-8_2
12 Projektmanagement – Was ist das eigentlich?
Allerdings ist hier Qualität nicht gleichzusetzen mit „schöner“, „größer“ und „bes-
ser“, sondern Termin, Kosten und „vereinbarter Leistungsumfang“ gehören zusammen
– zusammengefasst in dem sogenannten „Magischen Dreieck“ (vgl. Abbildung 4.1).
Projektmanagement ist eine Sonderorganisation, die parallel zur bestehenden
Linie existiert. Das heißt auch, dass die Rollen, die zu dieser Organisation gehö-
ren, klar beschrieben sein müssen. Wann immer ich die Rolle als Projektleiter
übernehme, sind die folgenden Fragen zu beantworten:
■ Für welchen Umfang des Projektes bin ich verantwortlich?
■ Was ist meine Aufgabe?
■ Was darf ich im Rahmen des Projektes entscheiden?
Meinen ersten Job nach dem Studium hatte ich bei einem großen Automobilher-
steller in Süddeutschland. Ich war Sachbearbeiter in der Fertigungsplanung für
die Innenmontage. Die Aufgaben wurden noch in einer reinen Linienorganisation
abgearbeitet. Entscheidungen wurden über die klassischen Hierarchiestufen
getroffen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten waren in der Linie klar umrissen
(vgl. Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1 Beispiel Hierarchiestufen
