Praxishandbuch Word: · Texte schneller schreiben und bearbeiten · Formatvorlagen effizienter nutzen · Serienbriefe einfacher gestalten

257 Pages·2003·9.729 MB·German

by  Claudia von Wilmsdorff (auth.)

Claudia von Wilmsdorff
Praxishandbuch Word
Claudia von Wilmsdorff
Praxishandbuch
Word
• Texte schneller schreiben und bearbeiten
• Formatvorlagen effizienter n utzen
• Serienbriefe einfacher gestalten
GABLER
Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek
Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;
detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.ddb.de> abrufbar.
1. Auflage Dezember 2003
Alle Rechte vorbehalten
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler/GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2003
Lektorat: Maria Akhavan-Hezavei
Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media.
www.gabler.de
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Umschlaggestaltung: Digital Design Borgers GmbH, Hünstetten
Satz: FROMM MediaDesign GmbH, Selters/Ts.
Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier
ISBN 978-3-409-12406-5 ISBN 978-3-322-84525-2 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-322-84525-2
Vorwort
Warum und fur wen dieses Buch?
Word ist die wohl am meisten verbreitete Textverarbeitung und kommt in zahllosen Bu
ros zum Einsatz. Kaum eine Sekretarin oder Assistentin, fur die "Word" kein Begriff ist.
Die Praxis zeigt, dass die meisten Anwender nur einen Bruchteil der vorhandenen Funk
tionen nutzen; namlich jene, die sie fur ihre Arbeit brauchen. Das ist auch gut so. In den
heutigen, hektischen Zeiten gilt es mehr denn je, situationsbezogen und gezielt zu arbei
ten oder hinzuzulemen.
Hier setzt dieses Buch an. Es verrnittelt Ihnen nicht etwa das "ganze" W ordwissen, son
dem legt den Schwerpunkt auf Arbeitserleichterung und Problemlosungen. Es greift
Praxisbeispiele auf und erlautert Ihnen daran Werkzeuge und Arbeitsmethoden, die Sie
in Ihrem Buroalltag nutzbringend einsetzen konnen. Das Buch ist dazu in drei Abschnit
te unterteilt, damit Sie sich muhelos zurechtfinden. Jedes Kapitel beginnt mit einem
Beispiel aus der Praxis und liefert Ihnen dafur auch eine sofort umsetzbare Losung.
Theorie, Tipps und Tricks und passendes Detailwissen folgen danach. Sie entscheiden,
wie we it Sie einsteigen mochten - je nachdem, wie schnell es gerade gehen muss.
Geschrieben wurde das Buch mit Word 2000, daraus stammen auch die Abbildungen.
Wichtige A.nderungen, die sich auf die Vorversion Word 97 oder die nachfolgende
Word XP Generation beziehen, sind aber mit berucksichtigt.
Aus Wordtrainings und -seminaren weiB ich, dass sich viele Anwender eine verstandli
che, praxisbezogene Erklarung fur ihr Word-Problem wunschen. Ich habe in diesem
Buch deshalb bewusst und soweit wie moglich auf unnotiges Fachchinesisch und kom
pliziertes Computerlatein verzichtet. Wurde es dennoch erforderlich, habe ich mich be
muht, die Begriffe zuvor oder im Verlauf des Themas versmndlich zu erklaren. Auch das
Glossar am Ende des Buches erleichtert das Verstehen.
An dieser Stelle ein herzliches Dankeschon an aile, die mich zum Schreiben des Buches
bewegt haben und mich untersrutzten: das Lektorat von working@office, meine Freun
de, die Kanzlei von Wilmsdorffund vor all em meine Familie.
Nun mochte ich Sie bei der Hand nehmen und zeigen, wo Word in Ihrem Alltag helfen
kann. Liebe Leserin, lieber Leser, ich wiinsche Ihnen viel, viel Arbeitserleichterung
sowie SpaB und Erfolg beim Durcharbeiten dieses Buches!
Claudia von Wilmsdorff
Autorin, Software-Training
www.von-wilmsdorff.com
Inhal tsverzeichnis
Vorwort ..................................................................................................................... 5
Teil I: Effizient mit Word arbeiten - wichtige Funktionen im Uberblick .......... 15
Was ist wo? - Die Oberflache von Word ........................................................... 17
1.1 Immer im Dialog - die Dialogfeld-Bestandteile ....................................... 20
1.2 Windows Hisst griiBen ............................................................................... 21
1.3 Greifen Sie in die Tasten! ......................................................................... 22
1.3.1 Die Windows-Taste ....................................................................... 24
2 Schone Ansicht! ................................................................................................. 25
2.1 Ansichtssache(n) ....................................................................................... 27
2.1.1 Normal........................................................................................... 27
2.1.2 Seitenlayout ................................................................................... 28
2.1.3 Weblayout ..................................................................................... 28
2.1.4 Gliederung ..................................................................................... 28
2.2 Ansicht wechsle dich! ............................................................................... 29
2.3 Feinheiten fur Ansichten .......................................................................... 30
2.3.1 Klasse Sache: Dokumentstruktur .................................................. 30
2.3.2 Ganzer Bildschirm ............................. ...... .... ............ ...................... 31
2.3.3 Nicht nur furs Foto: zoomen ......................................................... 31
2.3.4 Aufgabenbereich ........................................................................... 32
2.4 Vorausblickend: Seiten in der Vorschau .................................................. 32
2.4.1 GroBe anpassen ............................................................................. 33
2.5 Fensterln gehen ......................................................................................... 34
2.6 Symbolleisten - welche und wo? ............................................................. 35
2.6.1 Erste Hiirden: Standardeinstellungen von Word 2000 .................. 35
2.6.2 Wozu die Bilderflut? ..................................................................... 36
2.6.3 Zeigen Sie Ihre Symbolleisten an .................................................. 37
2.6.4 Leisten ~ verschieben und verformen ............................................ 38
Wor(t)d-Rezepte zu Ansichtsarten ...................................................................... 38
:> Extras fur Ansichtsarten ................................................................................ 38
:> Lineale -langs und hochkant ....................................................................... 38
:> Einmal mit und einmal ohne Bilder .............................................................. 38
:> Geht auch beim ganzen Bildschirm: Meniibedienung .................................. 39
:> Funktionszeichen einblenden ...................................... .................................. 39
:> Formatvorlagenbereich links einblenden ...................................................... 39
:> Symbolleisten: Der Trick mit dem Doppelklick ........................................... 39
3 Auf Punkt und Zahl gebracht ........................................................ ..................... 40
3.1 Nummem und Aufzahlungen ~ vorher oder nachher? .............................. 43
3.2 Romisch, arabisch oder alphabetisch? ...................................................... 45
8 Inhaltsverzeichnis
3.3 Rechts oder links - (k)eine Frage ............................................................. 46
3.4 Neue Aufstellung - neue Nummer ........................................................... 47
3.5 Absatze ohne Ziffer oder Aufzahlungszeichen ......................................... 48
3.6 Nummerierung individuell ........................................................................ 49
3.7 Aufzahlung mal anders ............................................................................. 50
3.8 Felder voller Listennummern ................................................................... 52
Wor(t)d-Rezepte zu Nummern und Aufziihlungen ............................................... 52
:> Rassliche Lucken in Zeilen ........................................................................... 52
:> Den Befehl "Nummerierung uberspringen" als Symbol einbinden .............. 52
:> Abstand halten .............................................................................................. 53
:> GroBe der Nummern und des Aufzahlungszeichens variieren ...................... 53
4 Ganz schon listig! ............................................................................................... 54
4.1 Standard oder individuell? ........................................................................ 58
4.2 Typisch Tabulator ..................................................................................... 60
4.3 Tabstopp per Lineal setzen und verschieben ............................................. 60
4.4 Tabulator auf dem Lineal16schen ............................................................ 62
4.5 Achtung - Vererbung! ............................................................................... 62
4.6 Tabstopps mit Fullung .............................................................................. 63
4.7 Nachtraglich via Menu andern .................................................................. 64
4.8 Komplette Liste zum Schluss formatieren ................................................ 65
4.9 Einziige und besondere Tabulatoren ......................................................... 66
Wor(t)d-Rezepte rund um Tabulatoren ............................................................... 67
:> Dialogfeld auf die Schnelle ........................................................................... 67
:> Bitte genauso! ................................................................................................ 67
:> Tabulatoren echt exakt .................................................................................. 68
:> AIle Tabstopps loschen .......... .............. .................. .................... ................... 68
:> Gezielt markieren .......................................................................................... 68
:> Tabstopps in Tabellen ................................................................................... 68
:> Aus Liste mach' Tabelle ............................................................................... 68
5 Texte ohne Fehl und Tadel.................................................................................. 69
5.1 Rechtschreibpriifung online.......... ................ .................... ......................... 71
5.2 Richtig schreiben auf Knopfdruck............................................................. 73
5.3 Feintuning fur Rechtschreibung und Grammatik ...................................... 75
5.4 Worterbucher im Doppelpack.................................................................... 77
5.5 Fremdsprachige Texte (?).......................................................................... 79
5.5.1 Sprache umstellen per Makro...... ...................................... ............. 80
5.6 Angst vor (Silben)Trennung? ................................................................... 81
5.7 Feind Nummer 1 - der Bindestrich ........................................................... 81
5.8 Ralbe Sache? ............................................................................................. 82
5.8.1 Komfortabel-die automatische Trennung ................................... 83
5.9 Trennung for ever ..................................................................................... 84
5.10 Aber bitte ohne Trennung .............. .................... ...................... ................. 84
5.11 Die Unzertrennlichen ................................................................................ 85
5.12 Wenn die W orte ausgehen ........ .................. ................ ...................... ........ 86
5.13 Fremdworter sind kein Problem ................................................................ 87
Inhaltsverzeichnis 9
Wor(t)d-Rezepte rund urn das Editieren ............................................................. 87
:> Einzelne W orte oder Bereiche auf Rechtschreibung iiberpriifen .................. 87
:> Absatze von Rechtsehreibung oder Grammatikpriifung ausnehmen ............ 87
:> Reehtsehreibpriifung funktioniert nieht? ...................................................... 88
:> Spraehe mittels Icon andem .......................................................................... 88
:> Tastaturbelegung mit der Spraehe zusammen andem ................................... 88
6 Musterbriefe rur jede Gelegenheit ...................................................................... 89
6.1 Doc oder dot? .......................... ............ ..................................................... 91
6.2 Worur taugen Dokumentvorlagen? ........................................................... 92
6.3 Drei Wege ruhren zur Dokumentvorlage .................................................. 92
6.4 Was ist drin in der Vorlage? ..................................................................... 94
6.5 Die Beispiel-Telefonnotiz anlegen ........................................................... 94
6.6 Wo sind die Vorlagen gespeichert? .......................................................... 96
6.7 Dokumentvorlagen bearbeiten................................................................... 97
6.8 Ordnung mit Dokumentvorlagen: Elemente zuordnen und verwalten ...... 98
6.9 Sieher ist sieher ......................................................................................... 99
Wor(t)d-Rezepte rund urn die Dokurnentvorlage ................................................. 100
:> Eigene Registerkarten ................................................................................... 100
:> Fremde Vorlagen verwenden ........................................................................ 101
:> Globale Vorlage selbst gemaeht ................................................................... 101
:> Sehriftart rur aIle Dokumente andem .............. ............................................. 10 1
:> Automakro-Start unterdriieken .............................. ....................................... 102
:> Auf welcher Vorlage basiert ein Dokument? ............ .................................... 102
:> Dokument mit anderer Vorlage verbinden .................................................... 102
7 Blitzmerker AutoKorrektur ................................................................................ 103
7.1 Automatisehe Korrektur - wann und wo Sie wollen .. .............................. 104
7.2 Falsche Fehler zuriieksetzen...................................................................... 105
7.3 Nur zum Verbessem viel zu schade .......................................................... 106
7.4 AutoKorrektur extra gut .......................... ........ ......................................... 107
7.5 Formate mit Eigenleben............................................................................. 108
7.6 Ausnahmen bestatigen die Regel.............................................................. 109
7.7 Sieher ist sieher ...... .......... .......... .......... ..................................................... l09
Wor(t)d-Rezepte zur AutoKorrektur ................................................................... 110
:> Bestimmte Eintrage nur rur die laufende Wordsitzung ................................. 110
:> Der Spuk mit den Hyperlinks ....................................................................... 110
:> Automatisehe Aufzahlung stoppen .............................. ................................. III
:> Anlagen als Ubersehrift? .................................................. ............................ 111
:> Arbeitserspamis: Absatzmarken mit in die AutoKorrektur .......................... 111
:> Betrage und Wahrungsbezeiehnungen ........................ .................................. III
:> Word XP: Smarttags rur die AutoKorrektur ................................................. III
8 Automatik rur Ihre Texte .................................................................................... 112
8.1 Texten mit Bausteinen .............................................................................. 114
8.2 AutoText mit Innenleben .......................................................................... 116
8.3 Mehr Ordnung rur AutoTexte ................................................................... 117
8.4 Feldarbeit: das Feld AutoTextList ............................................................ 119
10 Inhaltsverzeichnis
Wor(t)d-Rezepte zu AutoTexten .......................................................................... 121
~ Sammlung - der besondere AutoText ........................................................... 121
~ AutoTexte mit Format .................................................................................. 121
~ Nervige AutoAusfUllen-VorschUige abschalten ............................................ 121
~ Von hier nach dort - AutoTexte in andere Vorlage kopieren ....................... 121
~ Schwarz aufWeiB: AutoTexte drucken ........................................................ 122
9 Fix und fertig - Formulare ................................................................................. 123
9.1 Formularfelder einfUgen ........................................................................... 125
9.2 Feinheiten fUr Formularfelder ................................................................... 126
9.3 Formularfelder als RechenkOnstler ........................................................... 128
9.4 Formulare unter Schutz ............................................................................ 130
9.5 Fehlfunktion... ........................................................................................ 132
Wor(t)d-Rezepte rund urn Formularfelder ......................................................... 132
~ Fixer faxen..................................................................................................... 132
~ Formularschutz "aushebeln" ......................................................................... 133
~ Zu Hilfe! ....................................................................................................... 133
~ Inhalte von Formularfeldem mehrfach verwenden ....................................... 133
~ Mehrere Felder fUllen auf einen Schlag ........................................................ 134
~ Doppeldruck per Makro ...... ......... ...................................... ........................... 134
~ Nur Daten speichernldrucken ....................................................................... 134
10 Tabellenspitze ..................................................................................................... 135
10.1 Wasistwo? .............................................................................................. 139
10.2 Wie kommt die Tabelle in das Dokurnent? .............................................. 140
10.3 Sich in Tabellen bewegen und markieren ................................................. 141
10.4 Fiillung fUr Tabellen ................................................................................. 141
10.4.1 Tabellen per Datenmaske fUllen .................................................... 142
10.4.2 Tabellen mit Finessen .................................................................... 143
10.5 Tabelle andere dich! ................................................................................. 144
10.6 Tabellen aufgepeppt ................................................................................. 145
10.6.1 Tabelle einmal anders .................................................................... 146
10.7 Sortiert und nummeriert ............................................................................ 146
10.7.1 Tabellenzeilen automatisch nummerieren ..................................... 148
10.8 Formeln, Formeln, Formeln ...................................................................... 148
Wor(t)d-Rezepte zu Tabel/en .............................................................................. 150
~ Text in Tabelle und retour ............................................................................ 150
~ Letzte Spalte ................. ......... ........................................................ ............... 150
~ Tabelle mit Entf lOschen ............................................................................... 150
~ Aus eins mach zwei! ..................................................................................... 150
~ Zellschmelze .... ........ ......... .................. ............................................ ..... ......... 151
~ Tabstopps in Tabellen ................................................................................... 151
~ Nur fUr diese Spalte bitte .............................................................................. 151
~ Ihre MaBe ...................................................................................................... 151
~ Oberschrift aufjeder Seite wiederholen ....................................................... 151
~ Nullen weg bei leeren Formeln...................................................................... 151
~ Tabellen automatisch beschriften ................................................................. 151
Inhaltsverzeichnis 11
:> Mehrere Zeilen oder Spalten auf einen Klick hinzufugen .................. .......... 152
:> Verhindern, dass eine Tabellenzeile auf zwei Seiten verteilt wird ............... 152
:> Seitenwechsel fur die ganze Tabelle unterdrlicken ....................................... 152
:> Optimale Spaltenbreite durch Doppelklick ................................................... 152
:> Tabelle ganz markieren ................................................................................. 152
11 Kleine Helferlein: Makros .................................................................................. 153
11.1 Risiken und Nebenwirkungen ... .............................................................. 155
11.2 Achtung - Aufnahme lauft ....................................................................... 156
11.3 Alles noch einmal-Makro ausfuhren ...................................................... 157
11.4 Tasten, Tasten, Tasten .............................................................................. 157
11.5 Makro als Schaltflache ................ .......... ................................................... 158
11.6 Makroschaltflache anpassen ..................................................................... 159
11.7 Makro und Symbol entfernen ................................................................... 160
11.8 Makros fur Einsteigerinnen ...................................................................... 160
11.9 Makro zum Drucken des Dateinamens ..................................................... 162
Wor(t)d-Rezepte zu Makros ................................................................................ 163
:> Hotspot MAK ............................................................................................... 163
:> Neue Ordnung fur alte Leisten ...................................................................... 163
:> Makros konnen nicht aufgerufen werden ..................................................... 163
:> AutoMakros unterdrlicken ............................................................................ 163
:> Dokumentvorlage Support. dot ............................... ....................................... 163
Teil II: WordlOsungen - Schritt fUr Schritt .......................................................... 165
12 Ade, Taschenrechner .......................................................................................... 167
12.1 Schritt 1 -Die versteckte Funktion finden ................ ............................... 167
12.2 Schritt 2 - Die Funktion auf eine Symbolleiste legen .............................. 168
12.3 Schritt 3 -Das Symbol andem ................................................................. 170
12.4 Schritt 4 -Das neue Symbol benutzen ..................................................... 171
12.5 Noch mehr Rechenarten ........................................................................... 171
12.5.1 Rechnen per Makro ....................................................................... 172
13 Darfs ein Menu mehr sein? ............................................................................... 173
13.1 Schritt 1 -Das Arbeitsmenu einbinden .................................................... 174
13.2 Schritt 2 -Das neue Menu benutzen ........................................................ 175
13.3 Schritt 3 -Eintrage aus dem Arbeitsmenu loschen .................................. 176
Wor(t)d-Rezepte: Schliej3lich ist es Ihr Word! .................................................... 177
:> Symbolleisten individuell bestiicken .................. .......................................... 177
:> Symbolleisten im Eigenbau .......................................................................... 177
:> Formatvorlagen als Symbole ........................................................................ 177
:> Leisten, wo Sie wollen . ................................................................................. 177
:> Ein-oder ausblenden per Rechtsklick ........................ ................................... 177
:> Kontextmenu erweitern ................................................................................ 178
:> Symbole anders anordnen ............................................................................. 178
:> Hyperlink fUr schnellen Dateizugriff ............................................................ 178