Table Of ContentJorg Herrmann
Personalorganisation
und Personaleinsatz
Springer Fachmedien Wiesbaden 1996
Ursprunglich crschicncn bci Bctricbswirtschaftlicher Verlag Dr . Th. Gablcr GmbH, Wicsbaden 1996.
Lcktorat: Annegret Oorn-Seifcrt
Salz: SATZI'LNKT Ursula Ewcrl, Braunschweig
Das Werk einschlic81ich aller sciner Teile ist urhl'bcrrcchtlich geschlitzt. leJe Vl'TWl'rtung (lU!Sl'fh,llb der engl'l1
Grenzen des Urhcberr('chtsge~etzcs ist (lhne Zustimmung des VCrlilgS unzu\;lssig und str<ltbaT. Das gilt insbl'son
dcre hir Vervielfilltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungell und die Einspdcherung: und Vcrarbcitung in
clcktronischen Systemen.
ISBN 978-3-409-92262-3 ISBN 978-3-663-13145-8 (eBook)
D0I 10.1007/978-3-663-13145-8
Die Deutsche Bibliothek -(IP Einheitsaufnahme
Herrmann, Jiirg:
Personalorganisation und Personaleinsatz I Jorg Herrmann.
Wiesbaden: Gabler, 1996
(Gabler-Studientexte)
ISBN 978-3-409-92262-3
Inhal tsverzeichnis
Vorwort
1. Personalorganisation
1.1 Zielsetzung der betrieblichen Personalwirtschaft
1.2 Aufgabenstellung der betrieblichen Personalwirtschaft 2
1.3 Einbindung der betrieblichen Personalwirtschaft im Unternehmen 3
1.4 Organisation der betrieblichen Personalwirtschaft 6
1.4.1 Funktionale Untergliederung 6
1.4.2 Divisionale Untergliederung 7
1.4.3 Betrachtung der Vor-und Nachteile 7
1.5 Mitwirkung des Betriebsrats 8
2. Elemente der Personalorganisation 10
2.1 Arbeitsplatzbewertung und -gestaltung 10
2.1.1 Arbeitsplatzbewertung 11
2.1.2 Arbeitsplatzgestaltung 13
2.2 Stellenbeschreibung 14
2.3 Arbeitszeitgestaltung 16
2.4 Lohn-und Gehaltsstruktur 17
2.5 Mitwirkung des Betriebsrats 19
3. Personaleinsatz 22
3.1 Personaleinfiihrung 22
3.2 Personaleinarbeitung 24
3.3 PersonalmalSnahmen 25
3.3.1 Versetzungen 25
3.3.2 Kiindigungen 27
3.3.3 Entlassungen 31
3.3.4 Analyse der Kiindigungs-und Entlassungsgriinde 34
3.4 Mitwirkung des Betriebsrats 36
4. Personalentwicklung 40
4.1 Personalbeurteilung 40
4.2 Personalfiirderung 45
4.3 Entgeltpolitik 47
4.4 Betriebliches Vorschlags-Wesen 49
4.5 Mitwirkung des Betriebsrats 51
Liisungen der Aufgaben zur Selbstiiberpriifung 53
Verzeichnis der Abbildungen und Tabellen 59
Literaturverzeichnis 60
Stichwortverzeichnis 61
Vorwort
Personal organisieren - klingt das nicht irgendwie abwertend, wenn man von Menschen
wie von Dingen redet? Abliiufe und Veranstaltungen werden organisiert, gut, aber auch
Menschen?
Nun, in diesem Studientext werden wir gemeinsam schneII feststeIIen, daB vieIIeicht die
ses Wort organisieren ein wenig altmodisch klingt, die damit verbundene Arbeit jedoch
hochmodern und aIIes andere als abwertend is!. Tatsachlich hat sich in der Personal
wirtschaft vieles geiindert: Kaum eine andere Abteilung hat eine so grundlegende Um
orientierung erfahren wie das gute alte Personalbiiro: Von der Lohnabrechnungsinstanz
und AnlaufsteIIe zum "Papiere abholen" fUr eben Entlassene hin zu einem Instrument
der Unternchmenspolitik, das sich in alIen EinzeIheiten damil zu befassen hat, wie die
Interessen und Moglichkeiten der Menschen mil denen des Unternehmens in Einklang
gebracht werden konnen. Man hat erkannt, daB die Qualitat des Personals zukiinftig zu
einem strategischen Wettbewerbsfaktor der Unternehmen wird. Und - aus dem friiheren
"Arbeitsfaktor Mensch" ist etwas entstanden, das man schiitzt und hegt, der Begriff
"Mit-Arbeiter" macht dabei den Sinneswandel schon recht gut deutlich.
Zwei wichtige Einzelbereiche der Personalwirtschaft, die Personalorganisation und den
Personaleinsatz, sehen wir uns nun in diesem Studientext niiher an. Mit der Ubernahme
von Fiihrungsverantwortung werden Sie schlieBlich (vieIIeicht schon bald) selbst Perso
nal organisieren und einsetzen miissen - das notwendige Riistzeug soIl Ihnen hier ver
mittelt werden.
In diesem Sinne - viel Erfolg!
Bayreuth Jorg Herrmann
1. Personalorganisation
Lernziele:
Sie kiinnen die Ziele der betrieblichen Personalwirtschaft benennen. Sie kiinnen
die Aufgaben der betrieblichen Personalwirtschaft und die Einbindung in das Un
ternehmen erklaren. Sie kiinnen die Organisation der betrieblichen Personalwirt
schaft und Vor-bzw. Nachteile der verschiedenen Untergliederungen beschreiben.
Sie kiinnen die Mitwirkung des Betriebsrats erlautern und die sogenannten Beteili
gungsrechte nennen.
1.1 Zielsetzung der betrieblichen Personalwirtschaft
Zuniichst einmal: Lassen Sie sich nicht verwirren, wenn wir hi er von der betrieblichen Definition
Personalwirtschaft sprechen und Sie aus lhrem Umfeld heraus eher die Begriffe Perso betriebliche
nalwesen oder Personalmanagement kennen. Sprachlich unsauber meinen allc drci Be Personal
griffe im wesentlichen das gleiche, obwohl sie sich zunachst einmal aus unterschiedli wirtschaft
chen Anfangen entwickelt bzw. weiterentwickelt haben. Allen drei Begriffen gemein ist,
daIS sie das Arbeitsgebiet kennzeichnen sollen, das sich mit den Problemen des Einsat
zes des arbeitenden Menschen im Betrieb und mit seinem Beitrag zur betrieblichen Lei
stungserstellung beschaftigt (Gabler Wirtschaftslexikon, 1993, S. 2567 ff.).
Jedes Unternehmen setzt sich Ziele, sogenannte Unternehmensziele, die wiederum aus Unternehmens
sogenannten Unterzielen bestehen, fur deren Erfiillung die jeweiligen Abteilungen zu ziele
standig und verantwortlich sind. So hat ein Unternehmen beispielsweise Absatzziele, Be
schaffungsziele, Finanzziele, Produktionsziele und natiirlich auch personalpolitische Zie
le. Sicherlich fallt lhnen bei dieser Aufzahlung auch gleich au£, daIS die Personalabteilung
eines Unternehmens es natiirlich nicht nur mit der Erfiillung ihrer eigenen Abteilungs
ziele zu tun hat, sondern vor allen Dingen auch in die Erfiillung der Zielsetzungen der
anderen Abteilungen sehr stark cingebunden wird. Denken Sie nur an miigliche Absatz
ziele, die es dem zustandigen Vertriebsleiter zur Aufgabe machen, seine AulSendienst
mannschaft innerhalb eines Jahres zu verdoppeln odcr auch zu halbiercn und, daraus re
sultierend, dann an dessen Anforderungen an die Personalabteilung, hier nun eben bei
der Verdoppelung bzw. Halbierung zu helfen.
Die Personalwirtschaft hat zwei klassische Zielsetzungen:
• wirtschaftliche Ziele und
• soziale Ziele.
Recht provokativ kiinnte man nun natiirlich fragen, ob es bei den wirtschaftlichen und
sozialen Zielen eine Prioritatenfolge gibt, ob also zum Beispiel die sozialen Ziele nicht
vor den wirtschaftlichen zu stehen hatten, da man ja doch wo hi den Menschen und nicht
den Profit des Unternehmens in den Vordergrund stellen miilSte. Eine Diskussion iibri
gens, die in den Unternehmen genauso gefiihrt wird wie in Hiirsalen. Sehen wir uns
zunachst die jeweiligen Zielpunkte an und entscheiden dann.
Zu den wirtschaftlichen Zielen gehiiren selbstverstandlich der bestmiigliche Einsatz des Wirtschaftliche
Produktionsfaktors Arbeit, dazu die Steuerung der menschlichen Arbeitsleistung, die liele
Nutzung des quantitativen und qualitativen Know-how-Potentials der Mitarbeiter und
nicht zuletzt das Bemiihen, die Personalkosten des Unternehmens moglichst gering zu
halten.
Soziale Ziele Zu den sozialen Zielen gehoren Punkte, die sich mehr am Wohl der Mitarbeiter aus
richten. Lohn- und Gehaitserhohungen und Arbeitszeitverkiirzungen sind dafiir allge
mein bekannte Paradebeispiele. Gleichzeitig wird insbesondere bei diesen beiden sozia
len Zielen - noch dazu wenn sie in der gleichzeitigen Kombination gefordert werden -
deutlich, daB es Zielkonflikte zwischen sozialen und wirtschaftlichen Zielsetzungen ge
ben kann. Zu den weiteren sozialen Zielen zahlen auch Selbstverwirklichungsfreiraume,
Entwicklungsperspektiven und ein angenehmes Umfeld (Fiihrungsstil, Betriebsklima,
Arbeitsbedingungen usw.).
Vorrang wirt Greifen wir nun unsere Streitfrage von vorhin auf, so wird jetzt deutlich, daB die wirt
schaftlicher vor schaftlichen Ziele Vorrang haben miissen. Nur ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen
sozialen Zielen kann es sich erlauben, nach dem nachsten Gut, namlich bestmoglichen sozialen Bedin
gungen zu streben. Die Bediirfnispyramide von Abraham Maslow (Sie erinnern sich -
Studientext Absatzwirtschaft) laBt hier griiBen. Ubrigens auch aus der Sicht der betrof
fenen Mitarbeiter, da die sogenannten Sicherheitsbediirfnisse (zum Beispiel Erhaltung
der Erwerbsmoglichkeit) in der Pyramide weit vor den Bediirfnissen nach Selbstver
wirklichung stehen.
Betriebliche Die schwierigste Aufgabe der betrieblichen Personalwirtschaft ist es dabei ganz zweifel
Personal los, diese sich manchmal durchaus widersprechenden Zielpunkte in Einklang zu brin
wirtschaft und gen. Und genau hier setzten die Erkenntnisse und Bemiihungen ein, wie sie im Vorwort
Unternehmens beschrieben sind. Die Unternehmen haben erkannt, daB in unserer Zeit nicht mehr die
erfolg Arbeitskraft alleine zahlt, sondern die Beschaftigten als "Mit-Arbeiter" zu sehen, zu be
handeln (Stichwort: gesellschaftlicher Wertewandel) und durchaus auch zu pflegen sind,
ohne deren Hilfe die Zielsetzungen des Unternehmens schlichtweg nicht zu realisieren
sind. Und somit schlieBt sich unser Kreis: Die Personalwirtschaft hat durch die Erfiillung
ihrer wirtschaftlichen und sozialen Ziele und ihre entsprechende Einwirkung auf alle
Abteilungen des Unternehmens maBgeblichen Anteil an der Erreichung der Unterneh
mensziele und damit am Unternehmenserfolg.
1.2 Aufgabenstellung der betrieblichen Personalwirtschaft
Zusammen An der eben behandelten Zielsetzung konnten wir es schon erahnen, daB die Aufgaben
fiihrung von der betrieblichen Personalwirtschaft auBerst umfassend sind. Gekennzeichnet sind sie im
Mensch und wesentlichen dadurch, daB wir hier zwei Welten zusammenfiihren miissen, die jede fUr
Betrieb sich schon genug Aufgaben bereithalten. Gemeint sind die Welten Mensch und Betrieb.
Konkret miissen wir den Einsatz von Menschen mit all ihren rechtlichen, sozialen, psy
chologischen und sogar medizinischen Anforderungen moglichst reibungslos zusam
menfiihren mit den Anforderungen des Betriebes nach groBtmoglicher Wirtschaftlichkeit
und bestmoglichen Betriebsablaufen. Human-Kapital, der Begriff klingt zwar haBlich,
trifft jedoch die Bedeutung sehr gut, Human-Kapital also muB in
• quantitativer,
• qualitativer,
• raumlicher und
• zeitlicher Hinsicht
nicht nur fUr die Gegenwart, sondern langfristig sichergestellt werden.
2
Wenn wir uns nun noch einmal die wirtschaftlichen und sozialen Ziele der betrieblichen
Personalwirtschaft und die oben genannten zusatzlichen Aspekte in der Aufgaben
stellung ansehen, wird deutlich, warum in unserer modernen Zeit so verwirrend viele
Begriffe rund urn das Wort "Personal-" existieren. Dazu eine Auflistung der Aufgaben
der betrieblichen Personalwirtschaft in logischer Reihenfolge:
• Personalorganisation Aufgaben der
mit Arbeitsplatzbewertung, Stellenbeschreibung, Arbeitszeitgestaltung und Lohn betrieblichen
und Gehaltsstruktur, Personal
wirtschaft
• Personalplanung
mit Bedarfsplanung, Beschaffungsplanung, Einsatzplanung und Entwicklungs
planung,
• Personalbeschaffung
mit Stellenausschreibung, Personalleasing, Personalwerbung, Auswahlverfahren und
VertragsabschlulS,
• Personaleinsatz
mit Einfiihrung, Einarbeitung und den PersonalmalSnahmen wie Versetzungen, Kiin
digungen, Entlassungen,
• Personalentwicklung
mit Personalbeurteilung, Personaiforderung, Entgeltpolitik und Vorschlagswesen,
• Personalaus-und -weiterbildung
mit Lehrlingsausbildung, Mitarbeiterweiterbildung und Fiihrungskriifteweiterbildung,
• Personalbetreuung
mit sozialen Einrichtungen, sozialer Hiife, kultureller Forderung, Freizeitgestaltung
und Arbeitsschutz.
Eine respektgebietende Aufzahlung, mit deren Inhalten Sie im Rahmen Ihres Studiums
in Form von einzelnen Studientexten noch engen Kontakt bekommen werden. Die Per
sonalorganisation, der Personaleinsatz und die Personalentwicklung werden in dies em
Studientext erarbeite!.
1.3 Einbindung der betrieblichen Personalwirtschaft im
Unternehmen
Personalpolitik betreibt sicherlich jcdes Unternehmen - wenn auch in unterschiedlicher Quantitative
Giite. Doch wollen wir hier an dieser Stelle noch gar nicht die qualitativen Aspekte naher Unterschiede
betrachten, sondern untersuchen, wic die Personalwirtschaft ganz konkret in ein Unter betrieblicher
nehmen eingebunden is!. Und hier sind es quantitative Unterschiede, denen wir uns Personal
zunachst naher widmen miissen. Natiirlich bestehen gewaltige Unterschiede zwischen wirtschaft
dem Personalwesen in einem Kleinstunternehmen und einem Konzern. Das bedeutet ins
besondere, daIS urn so mehr von den in Abschnitt 1.2 genannten Aufgabenbereichen weg
fallen bzw. nicht organisatorisch ausgebildet sind, je kleincr das Unternehmen ist. Schon
allein die wirtschaftlichen Zwiinge verbieten es einem Unternehmer mit zehn oder zwan
zig Beschiiftigten, einen eigenen Personalmann (od er natiirlich auch eine Personaifrau!)
einzustellen. Hier liegen haufig alle Aufgaben in der Hand des Unternehmers, seiner Ehe
frau oder einer "rerhten Hand", die sich urn alle kaufmannischen Belange kiimmern muK
Die exakte GrolSenordnung, ab der ein Unternehmen gut beraten ist, sich eine eigene Per Personal
sonalabteilung zu leisten, ist nicht definierbar. Zu viele unterschiedliche Voraussetzun wirtschaft und
gen wie zum Beispiel die Branche, der Arbeitsmarkt, die Region oder auch schlichtweg Untemehmens
nur die Kompetenz und das Konnen von Chef und Mitarbeitern bestimmen die Not- griiBe
3
wcndigkeit. In schwierigen Fallen mag schon fUr ein kleineres Unternehmen ein solcher
Schritt notwendig sein, und in anderen Fallen kiinnen selbst reeht respektable Betriebs
griiBen mit 100 Beschaftigten und mehr noch ohne eine eigenstandige Personalabteilung
auskommen. In diesen Fallen sind dann allerdings nahezu regelmaBig alle buchhalteri
schen Arbeiten (Lohn- und Gehaltsabrechnungenl zum Beispiel an den Steuerberater
ausgcgliedert, Personalbeschaffung durch Personalberater und /oder die staatliehen und
privaten Stellen der Arbeitsvermittlung abgedeckt und fiir den gesamten "Rest" haben
der Chef, seine Ehefrau od er auch eine als Allround-Kraft tatige Sekretarin das notwen
dige Know-how und Gespiir. Dabei kann iibrigens die extern vergebene Dienstleistung
durehaus kostengiinstiger als eine interne Erledigung ausfallen. Die aber gerade in der
heutigen Zeit so existentiell wichtigen Bereiche der richtigen Personalfiihrung, des
Fiihrungsstils, des Betriebsklimas und anderer "weicher" Faktoren sind allerdings nieht
verlagerbar. Hier sind der Unternehmer und seine Fiihrungskriifte (= alle Personalver
antwortliehenl direkt gefordert.
Abbildung 1 verdeutlicht nun noch einmal die engen Wechselbeziehungen der Perso
nalabteilung mit alIen anderen Unternehmensteilen.
Gesamlunlernehmen
Abbildung 1: Einbindung der betrieblichen Personalwirtschaft im Unternehmcn
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Betrachten wir die Einbindung der betrieblichen Personalwirtschaft im Unternehmen
und ihre eigene Entwicklung nun noch an einem Bcispicl.
Beispiel:
Ein Existenzgriinder macht sich im BlumengroBhandel selbstandig. Er beginnt als
Einzelkiimpfer, der von friih bis spat mit Ein-und Verkauf beschiiftigt ist und dank
bar die Hilfe seiner Frau in Anspruch nimmt, die er als sogenannte "Geringfiigig Be
schiiftigte", also als Aushilfe, angemeldet hat und mit Abrechnungsarbeiten beschiif
tigt. Personalpolitische Probleme gibt es damit nicht und das Betriebsklima heiBt hier
hiiuslicher Frieden oder schlimmerenfalls Ehekrach.
Mit der Einstellung seines ersten Verkiiufers, deT ihn bei den Vertriebsaufgaben ent
lasten soli, und einer kaufmiinnischen Kraft, die seiner Frau zur Hand geht, wird das
noch nicht wesentlich anders. Er muBte sich allerdings schon Gedanken im Bereich
Personalorganisation (Aufgabenverteilung) und in den Bereichen Personalbeschaf
fung und Personaleinsatz machen.
Schon nach drei Jahren hat sein unternehmerischer Erfolg das Bild verandert. Sein
AuBendienst besteht inzwischen aus etlichen Verkaufern, er hat giinstig ein griiBeres
Auslieferungslager anmieten kiinnen und beschiiftigt dort Lagerarbeiter und Fahrer
und in seinen Biiros mehrere Sachbearbeiterinnen und sogar schon zwei Auszubil
dende. Noch ist unser Unternehmer in der Lage, die Kernbereiche des Personal
wesens selbst in der Hand zu halten. Er kiimmert sich urn Einstellungen und sonstige
personelle MaBnahmen, nur die gesamte Lohn- und Gehaltsbuchhaltung hat er sei
nem Steuerberater iibergeben. Die ehemalige Hilfskraft seiner Frau hat sich in
zwischen zur IHK-Buchhalterin weitergebildet und auch ihre Ausbildereignungs
priifung abgelegt, so daB sie nun in seinem Betrieb Lehrlinge ausbilden darf. Wie Sie
merken, haben wir nun auch schon die Aufgabenbereiche Personaleinsatz, Personal
aus-und -weiterbildung und sogar Personalbetreuung (Arbeitsschutz) erreicht, aller
dings noch nicht im eigentlichen Sin ne organisiert.
Einige Jahre spater hat er den Durchbruch geschafft. Aus seinen ehcmaligen Miet
raumen ist er in ein grofles Betriebsgebaude mit Lagerhallen, KiihlralJmen und einem
ansehnlichen Biirotrakt auf die griine Wiese umgezogen. In verschiedenen Regionen
hat er Niederlassungen bzw. Auslieferungslager aufgebaut und die GriiBenordnung
erreicht, in der er als Unternehmer nur noch die Faden in der Hand halt, seine von
ihm friiher selbst wahrgenommenen Aufgaben sind nun allesamt an Fiihrungskrafte
delegiert. Nun gibt es auch einen Personalleiter, der mit ihm regelmiiBig die wirt
schaftlichen und sozialen Ziele der Personalwirtschaft festlegt und der nun fiir alle
Aufgabenstellungen der betrieblichen Personalwirtschaft verantwortlich ist. Besonde
re Bedcutung hat dabei die Personalentwicklung erlangt, da die Expansion der vcr
gangenen Jahre gezeigt hat, daB die ErschlicBung neucr Markte durch die Griindung
von Niederlassungcn und Auslieferungslagern in ihrem Erfolg ganz wesentlich da
von abhiingt, daB die "richtigen" Leute eingesetzt werdcn kiinnen. Zunehmend wur
de im Unternehmen darauf geachtet, daB junge und viclversprechende Mitarbeiterin
nen und Mitarbeiter gefiirdert und weitergebildct wurden, urn ihnen spiitcr solche
Schliisselpositionen wie die einer Fiihrungskraft iibcrtragcn zu kiinncn. Die Perso
nalentwicklung wurde zu einem Erfolgsfaktor fiir das Unternehmen.
Dieses Beispiel macht gleichzeitig auch deutlich, wie der Personalbcreich, der anfangs
noch zu den direkten Aufgaben der Geschiiftsleitung gehiirte, sich hierarchisch ent
wickelte. Wie das genercll in der Praxis aussehen kann, wird im niichsten Abschnitt dar
gestellt.
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