mejoramiento del proceso gerencial de planeación de adevia ltda, apoyado en la metodología de ...

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MEJORAMIENTO DEL PROCESO GERENCIAL DE PLANEACIÓN DE ADEVIA
LTDA, APOYADO EN LA METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y
MODELADO CON UN SISTEMA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPMS)

TRABAJO DE GRADO

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.

2013
MEJORAMIENTO DEL PROCESO GERENCIAL DE PLANEACIÓN DE ADEVIA
LTDA, APOYADO EN LA METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y
MODELADO CON UN SISTEMA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPMS)

MÓNICA VIVIANA GUEVARA GONZÁLEZ

TRABAJO DE GRADO

Director:
Diego Robledo Mejía
Ingeniero Industrial

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.

2013
“A mi mamita linda, Alba Luz González Martínez, quien me ha apoyado con su esfuerzo y amor en
cada una de las etapas de mi vida; comportándose como una mujer única y como la mejor de las
madres. El Alba más clara al amanecer y la Luz más fuerte en la oscuridad.
A mi esposo Esteban Corredor. El amor es una fuerza incondicional y gracias a la fuerza de Dios
se superan los obstáculos, roguemos a él, mantener siempre nuestra unión y no perdernos en las
dificultades, buscar la felicidad será siempre nuestro objetivo.
A mi hijo Samuel, mi hermoso bebé, tú eres la luz que ilumina mi camino, mis esfuerzos ahora
son para ti. Por siempre estarás en mi corazón y jamás importará cuán difícil sea el obstáculo,
porque si es por ti la recompensa será mi mayor felicidad.
A mi familia, Mauricio Vargas, Nicolás Fajardo, tios, ‘Luisca’, ‘abuelita’, ‘nellius’, ’Kika’, Alejandra
Gaitán Guevara y Ruth Vera gracias por darme su apoyo y brindarme ánimo en la continuación de
esta etapa de mi vida.
A todas las personas que con sus aportes colaboraron en la realización de este trabajo de grado”
Mónica Viviana Guevara González
LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Población de jóvenes y adultos matriculados en educación formal. .................................. 14
Tabla 2. Población real de jóvenes y adultos en Colombia. ............................................................. 15
Tabla 3. Operaciones Empresas Colombianas 2006-2010 .............................................................. 16
Tabla 4. DOFA Aspectos de Operaciones ........................................................................................ 35
Tabla 5. DOFA Aspectos Financieros y Contables ........................................................................... 35
Tabla 6. DOFA Aspectos Académicos .............................................................................................. 36
Tabla 7. DOFA Aspectos de Psicología ............................................................................................ 36
Tabla 8. DOFA Aspectos Gerenciales .............................................................................................. 37
Tabla 9. Objetivos y Estrategias para la Gerencia de Adevia Ltda. .................................................. 44
Tabla 10. Indicadores Perspectiva Financiera de Adevia ltda. ......................................................... 47
Tabla 11. Indicadores Perspectiva Clientes de Adevia ltda. ............................................................. 48
Tabla 12. Indicadores Perspectiva Interna de Adevia ltda. ............................................................... 49
Tabla 13. Indicadores Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento de Adevia ltda. ................................ 50
Tabla 14. Caracterización del proceso gerencial .............................................................................. 53
Tabla 15. Criterios para elección de un BPMS de Adevia ltda. ........................................................ 57
Tabla 16. Costos de Recursos Humanos ......................................................................................... 71
Tabla 17.Costos de implementación de Bizagi ................................................................................. 73
Tabla 18. Costos de capacitación interna en Bizagi ......................................................................... 74
Tabla 19. Beneficios del Proyecto. .................................................................................................... 76
Tabla 20. VPN y TIR del proyecto. .................................................................................................... 79
Tabla 21. Proyección del proyecto. .................................................................................................. 80
Tabla 22. Relación de Stakeholders con Adevia ltda. ...................................................................... 82
Tabla 23. Matriz de Stakeholder Propietario. .................................................................................... 86
Tabla 24. Matriz de Stakeholder Empleados. ................................................................................... 87
Tabla 25. Matriz de Stakeholder Proveedores. ................................................................................. 88
Tabla 26. Matriz de Stakeholder Clientes. ........................................................................................ 89
Tabla 27. Matriz de Stakeholder Vecinos. ........................................................................................ 90
Tabla 28. Matriz de Stakeholder Autoridad. ...................................................................................... 91
LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1. Estratificación social en Colombia. ................................................................................... 15
Gráfica 2. Diagnóstico Empresarial (AIFE – II 01-97) inicial de Adevia ltda por áreas. .................... 18
Gráfica 3. Diagnóstico Empresarial (AIFE – II 01 – 97) Adevia ltda. ................................................ 19
Gráfica 4. Evaluación de BPMS para Adevia ltda. ............................................................................ 59
Gráfica 5. Diagnóstico Empresarial (AIFE – II 01-97) final de Adevia ltda por áreas. ...................... 75
Gráfica 6. Flujo de efectivo del proyecto ........................................................................................... 77
Gráfica 7. Informe de evaluación de BPMS ................................................................................... 137
Gráfica 8. Gestión de los procesos del negocio (BPM) .................................................................. 138
LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Factores de implementación de un BPM. .................................................................... 26
Ilustración 2. Ejemplo de Proceso BPMN. ........................................................................................ 28
Ilustración 3. Modelo de Negocio ...................................................................................................... 30
Ilustración 4. El proceso de la planeación estratégica ...................................................................... 31
Ilustración 5. Análisis DOFA .............................................................................................................. 34
Ilustración 6. Matriz de la cartera de negocio. .................................................................................. 41
Ilustración 7. Mapa Estratégico de Adevia Ltda. ............................................................................... 42
Ilustración 8. Mapa de Procesos Adevia ltda. ................................................................................... 52
Ilustración 9. Modelo de negocio de Adevia ltda............................................................................... 55
Ilustración 10. Technology Evaluation Center ................................................................................... 58
Ilustración 11. BPMS potenciales para la aplicación del proyecto en Adevia ltda. ........................... 59
Ilustración 12.Evaluación de Bizagi vs Ultimus ................................................................................. 60
Ilustración 13. Icono de Bizagi Process Modeler .............................................................................. 61
Ilustración 14. Diseño del proceso control y seguimiento a la planeación estratégica en BPMN. ... 62
Ilustración 15. Icono de Bizagi Studio ............................................................................................... 63
Ilustración 16. Pantalla interactiva modelo de datos ......................................................................... 63
Ilustración 17. Modelo de Datos del proceso de control y seguimiento a la planeación estratégica
de Adevia ltda. ................................................................................................................................... 64
Ilustración 18. Formulario Plan de acción ........................................................................................ 65
Ilustración 19. Formulario informes de gestión ................................................................................ 65
Ilustración 20. Formulario indicadores Perspectiva Financiera ........................................................ 66
Ilustración 21. Formulario indicadores Perspectiva Cliente .............................................................. 66
Ilustración 22. Formulario Indicadores Perspectiva Interna .............................................................. 67
Ilustración 23. Formulario Indicadores perspectiva Aprendizaje y Crecimiento .............................. 67
Ilustración 24. Formulario Reconocimiento por Gestión ................................................................... 68
Ilustración 25. Formulario Incentivo Laboral ..................................................................................... 68
Ilustración 26. Formulario Informe de Cambios ................................................................................ 68
Ilustración 27. Reglas de Negocio .................................................................................................... 69
Ilustración 28. Definición de roles en el BPMS. ................................................................................ 70
Ilustración 29. Requerimientos de servidor para la implementación de Bizagi ............................... 72
Ilustración 30. Requerimientos de base de datos para la implementación de Bizagi ....................... 72
Ilustración 31. Requerimientos de Usuario final para la implementación de Bizagi ......................... 73
Ilustración 32. Cartera colectiva Fiducoldex ..................................................................................... 78
Ilustración 33. Depósitos a término fijo (DTF) ................................................................................... 78
Ilustración 34. Stakeholders de Adevia Ltda. .................................................................................... 81
Ilustración 35. Cursos externos de Bizagi ....................................................................................... 144
Ilustración 36. Capacitaciones en línea de Bizagi ........................................................................... 144
LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Formato de Aprobación de los conceptos ........................................................................ 98
Anexo 2. Actas de encuentro con el gerente ................................................................................... 99
Anexo 3. Diagnóstico Empresarial (AIFE – II 01-97) inicial. ........................................................... 105
Anexo 4. Carta descriptiva: manual de cargos y funciones ............................................................ 118
Anexo 5. Manual de cargos y funciones para el cargo de Gerente ................................................ 119
Anexo 6. Encuesta Cultura Organizacional .................................................................................... 121
Anexo 7. Encuesta Satisfacción del cliente .................................................................................... 123
Anexo 8. Evaluación de Desempeño. ............................................................................................. 124
Anexo 9. Caracterización de Procesos. .......................................................................................... 126
Anexo 10. Proceso de evaluación de Technology Evaluation Center ........................................... 131
Anexo 11. Proveedores de BPMS en el mercado........................................................................... 139
Anexo 12. BPMS Bizagi Process Modeler ...................................................................................... 144
Anexo 13. Salarios de Ingeniero Industrial Junior........................................................................... 145
Anexo 14. Diagnóstico Empresarial (AIFE – II 01-97) final. ............................................................ 147
Anexo 15. Casos de éxito Bizagi..................................................................................................... 162
Anexo 16. Evaluación de Stakeholders. ......................................................................................... 165
Anexo 17. CD con la Modelación del proceso de Control y Seguimiento a la planeación
estratégica en BIZAGI EXPRESS .................................................................................................. 166
GLOSARIO

 AEROCIVIL: Aeronáutica Civil Colombiana
Entidad especializada, de carácter técnico adscrita al Ministerio de Transporte.

 DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística
Entidad responsable de la planeación, levantamiento, procesamiento, análisis y difusión de las
estadísticas oficiales de Colombia.

 BPM: Business Process Management.
Conocido como Gerencia de Procesos de Negocio cuya metodología puede ser administrativa o
tecnológica.

 BPMS: Business Process Management System
El Sistema de Gerencia de Procesos de Negocio es una nueva categoría de software empresarial
que permite ‘modelizar’ y ejecutar los procesos organizacionales.

 BPMN: Business Process Modeling Notation
Notación de Modelación de Procesos de Negocio. Es un lenguaje universal para cualquier
programa de BPM acerca del diseño de los procesos.

 BPML: Lenguaje de Modelado de Procesos de Negocio
Es un lenguaje para modelar procesos de negocio, tal y como XML es un lenguaje para modelar
datos de negocio.

 BPMI: Business Process Management Initiative
Iniciativa de Gerencia de Procesos de Negocio

 ERP: Enterprise Resource Planning
Planificación de los recursos empresariales

 PROCESO:
Según la norma ISO 9000 un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 PROGRAMA ALCON:
Programa desarrollado por el Ingeniero Diego Robledo para Adevia Ltda, usando la herramienta
Acces, la cual permite integrar la información de estudiantes e instructores con los vuelos
programados y recursos en tierra y aire.

 RAC: Reglamentos Aeronáuticos de Colombia.
Tiene como función normalizar las reglas del espacio aéreo colombiano y aspectos relacionados
con las aeronaves tales como mantenimiento, inspección, procedimientos aéreos,
almacenamiento y montaje para aeronaves civiles y militares.

 SOA: Service Oriented Architecture
Arquitectura Orientada a Servicios

 STAKEHOLDERS:
Grupo de personas que se encuentran directamente o indirectamente relacionadas con las
actividades de una empresa.

 TEC: Technology Evaluation Center
Sitio Web que ayuda en la selección del mejor software empresarial para una organización.

 UEN: unidad estratégica de negocio

 UAEAC: Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil.

 POI: Inspector principal de operaciones de vuelo
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................... 12
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................... 13
1.1 Reseña histórica ................................................................................................................ 13
1.2 Misión ................................................................................................................................ 13
1.3 Visión ................................................................................................................................. 14
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 14
2.1 Antecedentes ......................................................................................................................... 14
2.2 Formulación del problema ....................................................................................................... 17
3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 18
4. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 21
4.1. Objetivo general ................................................................................................................ 21
4.2. Objetivos Específicos ........................................................................................................ 21
5. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................... 22
6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ................................................................................................. 31
6.1. Declaración de la visión. ................................................................................................... 31
6.2. Declaración de la misión y establecimiento de valores..................................................... 32
6.3. Análisis externo e interno de la empresa .......................................................................... 34
Análisis DOFA Aspectos de Operaciones ................................................................................. 35
Análisis DOFA Aspectos Financieros y Contables ................................................................... 35
Análisis DOFA Aspectos Académicos....................................................................................... 36
Análisis DOFA Aspectos de Psicología..................................................................................... 36
Análisis DOFA Aspectos Gerenciales ....................................................................................... 37
6.4. Objetivos Corporativos ...................................................................................................... 37
Objetivo Financiero.................................................................................................................... 38
Objetivo Servicio ....................................................................................................................... 38
Objetivo Formación y Crecimiento ........................................................................................... 38
Objetivo Procesos Internos ...................................................................................................... 38
6.5. Estrategias Corporativas ................................................................................................... 38
Estrategias Ofensivas o de crecimiento .................................................................................... 39
Estrategias Defensivas .............................................................................................................. 39
Estrategias Genéricas o Globales ............................................................................................. 39
6.6. Plan de cartera .................................................................................................................. 40
6.7. Mapa Estratégico............................................................................................................... 41
6.8. Objetivos y Estrategias Funcionales para la gerencia ...................................................... 43
6.9. Indicadores de Gestión ..................................................................................................... 45