Les fonctions de l'archivistique contemporaine

582 Pages·1999·2.51 MB·English

by  Carol Couture

LES FONCTIONS DE
L'ARCHIVISTIQUE
CONTEMPORAINE
Carol Couture
Presses de l’Université du Québec

Dans la même collection
La gestion Une histoire de l’archivistique
des archives photographiques Paul Delsalle
Sous la direction de Normand Charbonneau 1998, ISBN 2-7605-0898-6, 280 pages
et Mario Robert
2001, ISBN 2-7605-1068-9, 326 pages Diriger une bibliothèque
d’enseignement supérieur
Veille stratégique et PME Bertrand Calenge, Silvie Delorme,
Comparaison des politiques Jean-Michel Salaün et Réjean Savard
gouvernementales de soutien 1995, ISBN 2-7605-0870-6, 496 pages
Pierrette Bergeron
2000, ISBN 2-7605-1067-0, 462 pages La gestion
des archives informatiques
Typologie des documents Sous la direction de Jean-Yves Rousseau
des organisations 1994, ISBN 2-7605-0793-9, 170 pages
De la création à la conservation
Louise Gagnon-Arguin Les fondements
avec la collaboration d’Hélène Vien de la discipline archivistique
1998, ISBN 2-7605-0943-5, 448 pages Jean-Yves Rousseau,
Carol Couture et collaborateurs
Images en mouvement 1994, ISBN 2-7605-0781-5, 360 pages
Stockage • Repérage • Indexation
James M. Turner L’archivistique
1998, ISBN 2-7605-0993-1, 116 pages Son histoire, ses acteurs depuis1960
Louise Gagnon Arguin
1992, ISBN 2-7605-0692-4, 250 pages
PRESSES DE L’UNIVERSITÉ DU QUÉBEC
Le Delta 1, 2875, boulevard Laurier, bureau 450
Sainte-Foy (Québec) G1V 2M2
Téléphone : [phone] • Télécopieur : [phone]
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Distribution :
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La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation
des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » –
s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la
rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du
logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour
l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ».
Carol Couture
et collaborateurs

Préface
Robert Garon
Conservateur des Archives nationales du Québec
2003
Presses de l’Université du Québec
Le Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450
Sainte-Foy (Québec) Canada G1V 2M2
Données de catalogage avant publication (Canada)
Vedette principale au titre :
Les fonctions de l’archivistique contemporaine
(Collection Gestion de l’information)
Fait suite à : Les fondements de la discipline archivistique.
Comprend des réf. bibliogr. et un index.
ISBN 2-7605-0941-9
1. Archives – Gestion. 2. Gestion des documents. 3. Documents d’archives – Évaluation.
4. Classification – Archives. 5. Classification – Documents administratifs.
6. Documents d’archives – Conservation et restauration. I. Couture, Carol, 1945-
II. Collection.
CD953F58 1999 025.17’ 14 C99-940581-0
Les Presses de l’Université du Québec remercient le Conseil des arts du Canada
et le Programme d’aide au développement de l’industrie de l’édition du Patrimoine
canadien pour l’aide accordée à leur programme de publication.
Mise en pages : INFO 1000 MOTS INC.
Couverture : Jacques GOSSELIN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 PUQ 2003 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés
© 1999 Presses de l’Université du Québec
Dépôt légal – 2e trimestre 1999
Bibliothèque nationale du Québec / Bibliothèque nationale du Canada
Imprimé au Canada
Préface
L’archivistique contemporaine tend à s’internationaliser. Le regroupement
économique irréversible des États, la mondialisation des marchés,
l’accessibilité de plus en plus grande des moyens modernes de com-
munication, l’omniprésence des technologies de l’information, la poursuite
d’une saine normalisation des activités de plusieurs disciplines : voilà autant
de facteurs qui expliquent l’importance pour l’archivistique de fonder ses
interventions sur des principes éprouvés et de structurer ses actions autour de
fonctions définies avec précision. Nous partageons entièrement les propos de
cet ouvrage voulant que l’archivistique soit devenue une discipline. Et qui
plus est, nous sommes convaincu que son développement la mène
maintenant vers une acception plus large de ses assises et de ses actions.
Se voulant la suite logique du livre intitulé Les fondements de
la discipline archivistique paru en 1994, Les fonctions de l’archivistique
contemporaine participe pleinement à cet effort d’internationalisation
qui marque l’évolution de l’archivistique. Tirant profit des expériences
européenne et nord-américaine de gestion des archives dans un contexte
fortement marqué par les liens avec les sciences de l’information,
l’utilisation des ressources technologiques et la production de plus en
plus importante d’archives électroniques, l’auteur de cet ouvrage et
ses collaborateurs ont su circonscrire les fonctions archivistiques et
les articuler en un ensemble cohérent. Sans perdre de vue le canevas
que fournit le cycle de vie des archives, ils ont abordé l’ensemble
des interventions qui caractérisent l’archivistique du troisième millénaire.
L’ouvrage comporte neuf chapitres et est complété par une riche
viii Les fonctions de l’archivistique contemporaine
bibliographie indispensable au professionnel, à l’enseignant ou à l’étudiant qui
veut aller plus loin.
Le chapitre introductif sur la politique de gestion des archives fournit un
cadre permettant d’établir les liens qui s’imposent entre toutes les fonctions
abordées par la suite. Traiter de l’analyse des besoins comme processus de
gestion et montrer la place qu’elle occupe dans l’ensemble que forment les
actions de l’archiviste posaient un défi que l’auteur de ce chapitre a fort bien
relevé. Le chapitre sur la création amène véritablement cette question au
niveau d’une fonction complète dans un monde où l’informatisation des
activités et de la production de l’information oblige à prévoir dès le départ le
contenu et la présentation des documents. Par la suite, les propos sur
l’évaluation dressent un état pertinent de la question et amènent le lecteur à
bien saisir les enjeux importants devant lesquels se trouve l’archiviste en des
temps où l’information est produite à une vitesse vertigineuse en des quantités
presque sans limites. Dans le chapitre suivant, on se rend bien compte que
l’évaluation, si elle est bien menée, débouche sur un accroissement des
archives mieux encadré et prenant appui sur des critères de plus en plus
performants, pour peu qu’on veuille harnacher le raz de marée que ne manque
pas de créer l’augmentation sensible de la production d’archives que
connaissent nos administrations aujourd’hui. Le chapitre sur la classification
fonde essentiellement cette fonction sur le principe de respect des fonds et sur
une approche qui propose d’intervenir le plus tôt possible en amont des trois
âges, ce qui permet une réconciliation entre le principe fondamental de
l’archivistique et une action unifiée sur les archives tout au long de leur cycle
de vie. Par ailleurs, il se dégage un consensus selon lequel les archives sont
utiles pour l’administrateur et le chercheur à la condition qu’on puisse les
retrouver facilement et rapidement ; le chapitre sur la description et
l’indexation propose en ce sens une mise à profit pertinente des possibilités
qu’offrent maintenant les ressources technologiques et les normes de
description. Le chapitre sur la diffusion, quant à lui, met en évidence le défi
que posent la mise en valeur des archives autant à des fins de gestion qu’à des
fins culturelles et scientifiques ainsi que le développement d’une meilleure
connaissance des clientèles et de leurs besoins. Enfin, la préservation est
traitée sous l’angle contemporain de la prévention et de la gestion de façon à
s’intégrer aux priorités de nos administrations modernes. Le tout donne un
ouvrage fouillé – nous en voulons pour preuve la qualité de l’appareil
bibliographique et des nombreuses notes infrapaginales – fort utile pour
l’archiviste qui veut approfondir les aspects pratiques de l’archivistique
contemporaine et structurer ses actions pour en augmenter l’efficacité.
Préface ix
Depuis la parution des ouvrages auxquels a participé Carol Couture en
1982 et en 1994, l’archivistique a beaucoup évolué pour s’adapter à la réalité
d’un monde de l’information où l’informatique et les ressources
technologiques mènent à un questionnement de tous les instants. Ce livre,
qui présente les fonctions archivistiques en un ensemble logiquement
articulé, s’inscrit dans ce contexte et contribue à faire reculer les frontières
de la discipline archivistique, l’amenant ainsi à répondre encore davantage
aux attentes de la société en lui fournissant tous les moyens idoines pour que
soit géré avec une efficacité accrue le patrimoine que renferment les
archives.
Robert Garon
Conservateur
Archives nationales du Québec

Avant-propos
Pour résumer brièvement ce qu’a été pour nous la préparation du présent
ouvrage, les termes les plus appropriés nous semblent être les suivants :
l’enthousiasme un peu naïf du début des travaux, l’ardeur des recherches que
suppose tout écrit scientifique, le traditionnel vertige qu’inspire la page
blanche, l’inquiétude réaliste des premières pages écrites, la fatigue des
longues heures de rédaction, le harassement compréhensible des
collaborateurs face aux multiples révisions, la tentation toujours présente de
tout abandonner, la lumière au bout du tunnel qui apparaît tout à coup au
détour d’une dernière révision, l’enthousiasme et la satisfaction d’avoir
persévéré et réussi. Car écrire, c’est souvent durer et endurer plus
qu’exceller.
Il faut remonter à octobre 1982 pour retracer lesorigines de cet ouvrage
sur les fonctions archivistiques. En effet, à cette date paraissait le livre Les
archives au XXe siècle. Une réponse aux besoins de l’administration et de la
recherche. Parmi les premiers – sinon le premier – livres québécois, voire
canadiens, traitant de toutes les composantes de l’archivistique des années
1980, le moins qu’on puisse dire est qu’il répondait alors à un besoin
grandement ressenti. En effet, diffusé à près de 10 000 exemplaires en
français, il a été traduit en anglais sous le titre The Life of a Document. A
Global Approach to Archives and Records Management chez Véhicule Press
(1988) et en espagnol sous le titre Los archivos en el siglo XX grâce à une
entente entre les Archivo General de la Nacion du Mexique et l’Université
de Montréal (1988).
Après plusieurs réimpressions, l’évolution fulgurante qu’a connue
le monde de l’information a amené les auteurs à envisager, dès le début