Table Of Content“LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y
COBRANZAS EN EMPRESAS FARMACEUTICAS”
UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA
CIUDAD DE MÉXICO
LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS EN
EMPRESAS FARMACEUTICAS
TESIS
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE:
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
Presenta:
AURELIA AMELIA MONTES CHINO
Director:
M.A. ROBERTO SÁNCHEZ DE LA VARA
Lectores:
M.A. MARIA DEL ROCÍO MERCEDES GUTIÉRREZ FERNÁNDEZ
M.A. JORGE SMEKE ZWAIMAN
México, D. F. 2005
I
AGRADECIMIENTOS
Por su infinita misericordia, le doy gracias por permitirme
A DIOS llegar aquí, por bendecirme con mis hijos, con mis
padres, con mi familia. Gracias señor por vivir.
Por apoyarme, por quererme, por respetarme, por su
A MELY
ayuda. Te amo con todo mi corazón.
Por su cariño, su tolerancia y su gran inteligencia, se ha
A RICARDO
forjado en tiempos difíciles, todo mi amor y mi admiración
para ti, se que lograrás metas superiores.
Por la vida que me dieron, fueron ejemplo de trabajo y
A MIS PADRES
superación. En donde quiera que estén se que estarán
conmigo y me enviarán una bendición.
Por su ejemplo, han sido un impulso para superarme,
A MIS HERMANOS
para no conformarme y seguir adelante. Los quiero y les
agradezco su cariño.
A MI DIRECTOR DE TESIS Por su gran cátedra, por su paciencia, dedicación, por su
M.A. ROBERTO SÁNCHEZ
guía para asistirme en esta investigación, sin su apoyo
DE LA VARA
no lo hubiera logrado.
Por su ayuda incondicional, por su paciencia, este trabajo
A LUTERO
tiene parte de su buen decir, de su estilo y personalidad,
siempre estaré agradecida.
Un agradecimiento muy especial a la Universidad Iberoamericana y para mis profesores por
compartir sus conocimientos y sus experiencias que ahora forman parte de mi formación
profesional.
II
ACERCA DEL AUTOR
La licenciada Amelia Montes Chino actualmente es:
• Socio director de su propio despacho de Asesoría Fiscal, Administrativa y Contable.
• Desde hace ocho años, catedrático de la Universidad Tecnológica de México,
facultad de administración y contaduría.
• Expositor de seminarios y talleres a empresas, grupos y departamentos del sector
privado.
Sus actuales conocimientos tienen apoyo tanto en su formación académica, como en su
trayectoria profesional.
Es licenciada en contaduría pública, egresado de la Facultad de Contaduría y
Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México. Tiene el grado de
especialidad en Contribuciones obtenido en la Unidad de Estudios de Postgrado de la
Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México.
Ha completado los estudios de la especialidad en Habilidades Docentes en la Universidad
Tecnológica de México. Ha completado los estudios de Maestría en Administración de la
Universidad Iberoamericana.
Tiene varios diplomados, seminarios y talleres de superación personal, adicionales al
estudio de los idiomas inglés y alemán.
En su experiencia laboral de más de 30 años, ha ocupado puestos a nivel gerencial en las
áreas de auditoria operacional, gerencia fiscal, gerencia de crédito y cobranzas, subgerente
de finanzas en empresas internacionales de capital y tecnología alemana, inglesa y
estadounidense, logrando importantes logros y reconocimientos como el primer lugar a nivel
mundial en recuperación de cartera y el premio al mérito especial por la reorientación de un
departamento de crédito y cobranzas.
Ha colaborado en la elaboración de libros didácticos para el Instituto de Investigación de
Tecnología Educativa de la Universidad Tecnológica de México, para las cátedras de
Presupuestos, Contabilidad Administrativa, Contabilidad de Costos, Contabilidad y Costos
para Ingeniería, Sistemas de Control Administrativo y Seminario de Contabilidad Financiera.
III
LA ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS EN
EMPRESAS FARMACEUTICAS
INDICE:
Introducción...............................................................................................................1
Justificación.......................................................................................................... 1
Objetivo General y Objetivos Específicos.............................................................1
Hipótesis.............................................................................................................. 2
Metodología......................................................................................................... 2
Capitulo I
Generales.
Antecedentes del crédito.............................................................................................. 3
Origen del comercio................................................................................................ 3
El Derecho Mercantil.............................................................................................. 3
Las operaciones de Crédito ................................................................................ 5
Las cuentas por cobrar................................................................................................ 5
Los documentos valor ................................................................................................. 8
La letra de cambio............................................................................................ 12
El Pagaré......................................................................................................... 13
El cheque......................................................................................................... 13
La factura ........................................................................................................ 15
Capítulo II
La organización del departamento de Crédito y Cobranza
Integración a la Misión de la empresa..................................................................... 17
Objetivo Departamental............................................................................................ 17
Organigrama General. Ubicación del departamento................................................ 19
Organigrama Particular. Ubicación de los puestos................................................... 19
El elemento humano en la cobranza........................................................................ 20
Perfiles de Puestos............................................................................................. 21
Capacitación....................................................................................................... 31
Interrelación con otras áreas.............................................................................. 32
Motivación para los Empleados del Departamento............................................ 34
Reuniones y comunicación ................................................................................. 36
IV
Auditorías................................................................................................................ 37
Capítulo III
El crédito
Políticas de Crédito.................................................................................................. 39
Criterios para el Otorgamiento de Crédito................................................................ 42
Establecimiento de límites de crédito....................................................................... 43
Manejo de la información financiera......................................................................... 47
Balance General................................................................................................. 48
Estado de Resultados......................................................................................... 51
Análisis de la Información Financiera...................................................................... 52
Premisas del Análisis Financiero............................................................................. 53
Tipos de Análisis de la Información Financiera........................................................ 54
Vertical............................................................................................................... 54
Horizontal........................................................................................................... 54
Histórico ............................................................................................................ 54
Estimado ........................................................................................................... 55
Rendimientos .................................................................................................... 55
Métodos para analizar de la información financiera................................................ 56
Integración de porcientos .................................................................................. 56
Aumentos y Disminuciones................................................................................ 58
Tendencias......................................................................................................... 59
Razones Simples .............................................................................................. 60
Razones Financieras......................................................................................... 60
Razones de Rotación ....................................................................................... 61
Razones Cronológicas...................................................................................... 61
Punto de Equilibrio y Modelo de Costo-Volumen-Utilidad................................. 63
Factores de Rendimiento.................................................................................. 65
Factoraje Financiero..........................................................................................68
Otros elementos importantes en la evaluación..................................................... 68
Los contratos........................................................................................................ 69
Las Garantías....................................................................................................... 70
Evaluar y Tomar Decisiones................................................................................. 71
Difusión ................................................................................................................ 71
V
Capítulo IV
La cobranza
Las cuentas por cobrar.......................................................................................... 72
Esquema de la cobranza....................................................................................... 72
Ciclo de cobranza ................................................................................................. 73
Secuencia Operativa.......................................................................................... . 77
Distribución y ventas ............................................................................................ 78
Clasificación de las Cuentas por cobrar .............................................................. 79
Políticas de cobranza.......................................................................................... 81
Métodos y procedimientos de cobranza.............................................................. 84
El control ............................................................................................................... 85
Proceso de control ............................................................................................... 85
Estándares de desempeño ................................................................................. 86
El Control de la Información.................................................................................. 86
Sistema de Información Administrativa (SIA)............................................ 86
Sistema de Información Administra113tiva para la Cobranza.................... 87
Herramientas de cobranza,................................................................................... 88
Manejo de herramientas estadísticas.................................................................... 91
Auditorias a la cartera de clientes.......................................................................... 95
Informes respecto a la cobranza............................................................................. 97
Distribución del Reporte ......................................................................................... 98
Solución de problemas............................................................................................ 99
Medición de los ciclos de cobranza .......................................................................101
Antigüedad de saldos............................................................................................ 102
Los presupuestos.................................................................................................. 102
Las cuentas incobrables .......................................................... ............................ 104
Capítulo V
Caso Práctico
Presentación del caso .......................................................................................105
Presentación de la información financiera..........................................................106
Evaluación de los días Cartera .........................................................................111
VI
Por el Total de la Empresa .......................................................................... 111
Por Sector ................................................................................................... 112
Por Área .......................................................................................................112
Por Grupo de Clientes.......... ....................................................................... 113
Por Producto ................................................................................................ 114
Integración de antigüedad de saldos por cliente................................................. 114
Aplicación de las Razones Financieras ...............................................................116
Métodos de análisis de la información financiera.................................................117
Integración de porcientos ............................................................................. 117
Aumentos y Disminuciones............................................................................119
Tendencias.....................................................................................................121
Información de la actuación ................................................................................122
Sector Gobierno........................................................................................... 122
Sector Privado.............................................................................................. 123
Crédito ......................................................................................................... 124
Comentarios de la Gerencia............................................................................... 128
Conclusiones
La Administración en el Departamento de Crédito y Cobranzas ...................... 130
La Planeación en el Departamento de Crédito y Cobranzas............................. 131
La Organización en el Departamento de Crédito y Cobranzas ......................... 132
La Dirección en el Departamento de Crédito y Cobranzas ................................ 133
El Control en el Departamento de Crédito y Cobranzas .................................. 134
Estrategias de mejora continua........................................................................... 135
Bibliografía......................................................................................................... 137
VII
INTRODUCCIÓN
Las empresas que se dedican a la producción de medicamentos presentan serios retrasos
en la recuperación de las ventas a crédito, no cuentan con métodos formales para asignar
los límites de crédito adecuado para sus clientes y la administración del departamento de
crédito y cobranzas es deficiente, por ello no cuentan con bases sólidas de planeación, de
organización, de control y entorpece la toma de decisiones, lo que les impide alcanzar sus
objetivos de cobranzas y afecta las metas de ventas.
En la actualidad es una tendencia general que los clientes de este tipo de industria utilicen
los créditos otorgados por sus proveedores, como una fuente de financiamiento que nos les
cobra intereses por ello la empresa no logra la recuperación oportuna de los créditos y
limita los objetivos de inversión, el cumplimento de los planes y programas de crecimiento y
el pago oportuno de las obligaciones a corto plazo.
En esta obra se resalta la utilización de las herramientas administrativas que pueden
contribuir a una eficiente planeación, organización, dirección y control del departamento de
crédito y cobranzas, y , principalmente se pondrá especial énfasis en la toma de decisiones,
misma que permitirá incrementar la productividad de este departamento en la recuperación
de las ventas a crédito.
El método que se utilizará para el desarrollo de este trabajo de investigación será la
observación, el análisis de la información y la investigación documental, fundamentalmente
será apoyado el trabajo de investigación por los años de experiencia personal de la que
suscribe, por ello se presentará un caso práctico que refleje la aplicación de las técnicas
administrativas que se plantearán.
Justificación
Las empresas relacionadas con el ramo farmacéutico sufren de cartera vencida e
incremento en las cuentas incobrables, debido a que no cuentan con un esquema de
aplicación del proceso administrativo para el departamento de crédito y cobranzas, que les
permita desarrollar estrategias formales para el otorgamiento y manejo de créditos a sus
clientes y principalmente para la recuperación oportuna de la cartera.
Objetivo
En este trabajo de investigación, los encargados de los departamentos de crédito y
cobranzas de la industria farmacéutica, podrán contar con un manual de consulta que les
proporcionará alternativas que les permitan recuperar en forma efectiva la cobranza,
asimismo será una guía de acción para otorgar los créditos suficientes y adecuados para
cada tipo de cliente.
Objetivos específicos.
A través del desarrollo de esta investigación se proporcionará al lector alternativas que le
permitan determinar las causas por las cuales se esta afectando el ciclo de cobranza.
1
Diseñará fuentes de información sintetizada y suficiente para el manejo y administración de
las cuentas por cobrar.
Mediante un análisis concienzudo de la información histórica se planeará la información
futura estableciendo metas y objetivos para el departamento de crédito y cobranzas
plenamente cuantificables.
Se manejara la información en forma adecuada para prevenir el retraso en la recuperación
de las ventas a crédito.
Se diseñaran estrategias para el implementar y actualizar el límite de crédito otorgado a los
clientes en forma permanente.
Se sugerirán diseños de organización para el departamento de crédito y cobranzas para
mejorar el desempeño de la labor del personal.
Hipótesis .
Es frecuente que la industria famaceútica que presenta dificultades en la recuperación de
sus ventas a crédito, no considere estrategias administrativas que le permitan agilizar los
procesos de cobranza así como mantener actualizados en forma automática, los límites de
crédito asignados a los clientes. Diseñando un proceso administrativo adecuado e
implementando una administración integral del departamento de credito y cobranzas serán
eliminados, en su mayoría, los problemas que causan las deficiencias operativas de este
departamento.
Metodología.
Este trabajo de investigación será realizado conforme al método científico, es decir el
modelo general que consta de:
Etapa 1. Planteamiento del problema
Etapa 2. Formulación de la hipótesis
Etapa 3. Recopilación de la información.
Etapa 4. Análisis e interpretación de datos.
Etapa 5. Comprobación de la hipótesis
Etapa 6. Implementación del diseño.
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Description:mundial en recuperación de cartera y el premio al mérito especial por la reorientación de un departamento de crédito y cobranzas. Ha colaborado en
