Konzept für weitere E-Government Anwendungen

47 Pages·2015·3.58 MB·German

Bewerbergemeinschaft „Modellkommune E-Government“
Antragssteller: Stadt Ibbenbüren

Thema: „Konzept für weitere E-Government
Anwendungen“

Antragssteller: Stadt Ibbenbüren
Bewerbergemeinschaft: Stadt Ibbenbüren, Kreisstadt Steinfurt, Stadt Velen, Stadt
Gronau (Westf.), Stadt Ahaus, Stadt Borken, Gemeinde
Neuenkirchen, Gemeinde Laer, Stadt Rhede sowie
Zweckverband KAAW (Kommunale ADV-
Anwendergemeinschaft West)
Version: 0.9 (in Abstimmung)
Datum: 09.07.2015
Klassifizierung: - vertraulich -

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Bewerbergemeinschaft „Modellkommune E-Government“
Antragssteller: Stadt Ibbenbüren
Inhalt

1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung ......................................................................... 5
2. Generisches Vorgehensmodell der E-Government-Konzeptionierung ........................................................ 8
2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells ................................................................................. 8
2.2. Prozessanalyse...................................................................................................................................... 9
2.2.2. Prozess-Steckbrief und Ermittlung Nutzenfaktor ........................................................................... 11
2.2.3. Grundsatzentscheidung Einführung elektronische Verwaltungsdienstleistungen ........................ 13
2.3. Prozessdesign ..................................................................................................................................... 14
2.3.1. Prozess-Modellierung ..................................................................................................................... 14
2.3.2. Bewertung des Prozesses und Auswahl technischer Lösungskomponenten ................................. 15
2.4. Einführung eines E-Government-Prozesses / Empfehlungen ............................................................ 16
3. Konzept für weitere E-Government-Anwendungen .................................................................................. 18
3.1. Betrachtungsgegenstände für die Konzeptionierung ........................................................................ 18
3.1.1. Organisatorische / Demographische Rahmenparameter .............................................................. 19
3.1.2. Kaufmännische Rahmenparameter ................................................................................................ 21
3.1.3. Technische Rahmenparameter ...................................................................................................... 22
3.1.4. Rechtliche Rahmenparameter ........................................................................................................ 23
3.1.5. Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit .......................................................................... 24
3.2. Projektierung des Vorhabens ............................................................................................................. 25
3.2.1. Identifizierte E-Government-Anwendungen .................................................................................. 25
3.2.1.1 Gewerbemeldungen ........................................................................................................................... 26
3.2.1.2 Personenstandsurkunde .................................................................................................................... 28
3.2.1.3 Bebauungspläne ................................................................................................................................. 30
3.2.2. Gesamtkonzept der Bereitstellung von E-Government- Anwendungen........................................ 32
3.2.2.1 Referenzarchitektur E-Government-Konzept..................................................................................... 32
3.2.2.1 Portalgestaltung ................................................................................................................................. 33
3.2.2.2 Elektronische Zugänge ....................................................................................................................... 33
3.2.2.2 Schnittstellen / Datenaustausch ........................................................................................................ 34
3.2.2.2 Zeitplan: Einführung von E-Government- Anwendungen .................................................................. 35
3.2.3. Marketing-und Sensibilisierungsmaßnahmen ................................................................................ 37
3.2.4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Ressourceneinsatz ................................................................ 40
4. Fazit und Ausblick ....................................................................................................................................... 43
5. Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................................... 45

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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft ............................................................................. 5
Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft....................................................................................... 6
Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen ........................ 8
Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formularserver der Stadt Ibbenbüren .................................................... 9
Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus ...................................... 10
Abbildung 6: Beispiel Vorlage für einen Prozess-Steckbrief .............................................................................. 11
Abbildung 7: Vorlage für Ermittlung des Nutzenfaktors eines E-Government-Prozesses ................................. 12
Abbildung 8: Einfaches Prozess-Framework inkl. Modulkatalog ....................................................................... 14
Abbildung 9: Exemplarische Darstellung technische Zusammenhänge E-Government-Infrastruktur .............. 16
Abbildung 10: Rahmenparameter und Einflussfaktoren für die E-Government-Konzeptionierung .................. 18
Abbildung 11: Phasen des Change-Management-Prozesses ............................................................................. 19
Abbildung 11: Demografie der kommunalen Beschäftigten in NRW ................................................................. 20
Abbildung 12: Ressourceneinsatz für Prozessoptimierung ................................................................................ 20
Abbildung 13: IT-Kosten pro Mitarbeiter (Branchenvergleich) .......................................................................... 21
Abbildung 14: Schulden der Flächenländer 2011 absolut in Mrd. € .................................................................. 21
Abbildung 15: Gesamt-Bewertungsmatrix Sachstandbericht der Bewerbergemeinschaft ............................... 22
Abbildung 16: E-Government heute und E-Government morgen ..................................................................... 24
Abbildung 17: Prozess-Steckbrief E-Gewerbeanmeldung .................................................................................. 26
Abbildung 18: Prozess-Modell E-Gewerbeanmeldung....................................................................................... 26
Abbildung 19: Bewertung des Nutzenfaktors E-Gewerbeanmeldung ............................................................... 27
Abbildung 20: Prozess-Steckbrief E-Personenstandsurkunde ........................................................................... 28
Abbildung 21: Prozess-Modell E-Personenstandsurkunde ................................................................................ 28
Abbildung 22: Bewertung des Nutzenfaktors E-Personenstandsurkunde ......................................................... 29
Abbildung 23: Prozess-Steckbrief E-Bebauungspläne ........................................................................................ 30
Abbildung 25: Prozess-Modell E-Bebauungspläne ............................................................................................. 30
Abbildung 26: Bewertung des Nutzenfaktors E-Bebauungspläne ..................................................................... 31
Abbildung 27: Referenzarchitektur E-Government-Konzept ............................................................................. 32
Abbildung 28: Medienbruchfreier Prozess-Workflow mit Hilfe eines Formular-Gateway-Servers ................... 34
Abbildung 29: Zeitplan für Projektlaufzeit „Modellkommune E-Government“ (Ursprungsplan) ...................... 36
Abbildung 30: Langfrist-Zeitplan E-Government-Konzept bis zum Jahr 2020(Strategieplan) ........................... 36
Abbildung 31: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 1) .......................................................... 37
Abbildung 32: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 2) .......................................................... 38
Abbildung 33: Logo der City-App „IbbApp“ ........................................................................................................ 39
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Abbildung 34: Kalkulationsvorlage für E-Government-Referenzarchitektur ..................................................... 40
Abbildung 35: Reifegrade für E-Government-Anwendungen ............................................................................ 40
Abbildung 36: Budgetierung von E-Government-Vorhaben .............................................................................. 41
Abbildung 37: Darstellung eines E-Government-Werkzeugkoffers ................................................................... 43
Abbildung 38: Kritische Erfolgsfaktoren für E-Government-Anwendungen ...................................................... 44

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1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung

Durch die Teilnahme in Form einer Bewerbergemeinschaft (Antragssteller ist die Stadt
Ibbenbüren) mit insgesamt neun Kommunen sowie einem Zweckverband (kommunaler IT-
Dienstleister), muss im Gegensatz zu einer einzelnen Kommune eine mehrdimensionale
Betrachtung für die Gesamt-Konzeptionierung berücksichtigt werden, um möglichst alle
Beteiligten in die Lage zu versetzen, mit Hilfe geeigneter Instrumente („E-Government-
Werkzeugkoffer“) effektiv und einfach E-Government-Services zu analysieren, zu
modellieren und zu realisieren.
Das folgende Schaubild zeigt die Organisationsform der Bewerbergemeinschaft:

Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft

Die nachfolgende Projektskizze zeigt ergänzend die ursprüngliche Bewerbungsidee sowie die
Reihenfolge der Betrachtungsebenen im Projekt, welche in den nachfolgenden Kapiteln im
Zuge der Konzeptionierung sowie der Sensibilisierung der Mitarbeiter (Change-
Management-Prozess) eine wesentliche Rolle einnehmen:
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Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft
Die technischen Aspekte werden im Projekt erst dann detailliert betrachtet, wenn die
Prozesse inkl. der dazugehörigen Organisationen (z. B. Fachdienst-Mitarbeiter, Bürger,
Gewerbetreibende) identifiziert, analysiert und modelliert wurden. Diese Reihenfolge wurde
durch das Bewerberkonsortium aufgrund der Vielzahl
 technologischer E-Government-Lösungsanbieter
 der beteiligten Personen
 der Prozesse in einer Verwaltung
gewählt und es erweist sich als ratsam, diese Vorarbeiten in strukturierter, analytischer Form
zu leisten, da somit projektbegleitend eine Sensibilisierung in den Verwaltungen stattfindet.
Darüber hinaus sei erwähnt, dass die rechtlichen Aspekte (z. B. das E-Government-Gesetz
Bund und Land NRW) und deren Verbindlichkeiten sowie Umsetzungstermine parallel mit
betrachtet und bewertet werden müssen.
Bezugnehmend auf die ursprüngliche Projektidee der Bewerbung wurden in der 1. Phase
generische und Hersteller-neutrale Prozesse modelliert, so dass in der Analysephase nicht
zwingend eine Zuordnung zu einer bestimmten Lebenslage erforderlich war.
Dieses bietet den Vorteil, dass diese generischen Analyse- und Modellierungswerkzeuge
 einfach
 wiederverwendbar/adaptierbar
 transparent
 von Größe der Kommune sowie Prozess-Komplexität unabhängig
angewendet werden können.
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Es wurde daher bewusst in kleineren Arbeitsgruppen und unter Beteiligung von kleinen und
mittelgroßen Kommunen zusammengearbeitet, um die Anwendbarkeit zu erproben und
kontinuierlich zu optimieren.
Weiterhin erwähnenswert ist, dass aufgrund der finanziell angespannten Situation in einigen
Kommunen in NRW ein Instrument zur Ermittlung des Nutzenfaktors entwickelt und erprobt
wurde.
Dieses Instrument ist nach Einschätzung der Bewerbergemeinschaft notwendig, um die
Entscheidungsträger möglichst strukturiert in die Lage zu versetzen, den Nutzen und die
wirtschaftlichen Vorteile für die Einführung eines elektronischen Prozesses schnell zu
erkennen. Die Details werden in den folgenden Kapiteln dargestellt.
Abschließend der Hinweis, dass es weiterhin das Ziel des Projektes ist, den Kommunen eine
E-Government-Landkarte bzw. einen E-Government-Werkzeugkoffer bereitzustellen, welche
mit Hilfe geeigneter technischer Lösungen sowie der Werkzeuge für die Prozess-Analyse und
des –designs medienbruchfreie Prozesse schnell und einfach gestalten lässt, um diese unter
Berücksichtigung des Nutzenfaktors in die Praxis zu überführen.

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2. Generisches Vorgehensmodell für die E-Government-
Konzeptionierung
2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells

Das folgende Schaubild stellt das generische Vorgehensmodell für die Einführung von E-
Government-Prozessen dar, welche innerhalb der Bewerbergemeinschaft gemeinsam
entwickelt und erprobt wurde:

Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen
Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten des Konzeptes für die Einführung von E-
Government-Anwendungen erläutert:

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2.2. Prozessanalyse

2.2.1. Identifikation geeigneter elektronischer Prozesse
Zunächst müssen geeignete Prozesse für die Gestaltung von elektronischen
Verwaltungsdienstleistungen identifiziert werden. Hierfür bieten sich folgende
Möglichkeiten an:
 Auswertung Formularserver:

Sofern ein Formularserver für die Bereitstellung von Online-Dokumenten bereits
eingesetzt wird, kann üblicherweise die Häufigkeit der Verwendung dieser
Dokumente ausgewertet werden.

Die Auswertung am Beispiel der Modellkommune Stadt Ibbenbüren ergibt folgendes
Ergebnis:

Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formular-Server der Stadt Ibbenbüren
Dieses Beispiel zeigt, dass die Gewerbean-, -um und –abmeldungen häufig in Form
von Online-PDF-Dokumenten genutzt werden und sich daher für die Überführung in
einen medienbruchfreien, elektronischen Prozess anbieten.

In der jetzigen Form steht den Unternehmen und BürgerInnen ausschließlich ein PDF-
Dokument zum Download zur Verfügung. Dieses muss nach der manuellen
Bearbeitung in Papierform an das zuständige Amt postalisch überstellt werden.

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 Auswertung Online-Auftritt der Kommune:

Eine weitere Möglichkeit ist die Auswertung des Online-Auftritts der Kommune,
welche ebenfalls in der Regel mit Hilfe des jeweiligen Content-Management-Systems
(kurz: CMS) einfach und schnell durchzuführen ist.

Die Auswertung am Beispiel der Stadt Ahaus zeigt folgendes Ergebnis:

Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus
Es wird deutlich, dass Anfragen in Verbindung mit dem Standesamt häufig genutzt
wurden. Daher bietet es sich an, den Bürgern und Unternehmen elektronische
Verwaltungsdienstleistungen in Form von Personenstandurkunden anzubieten.

 Nutzung vorhandener Prozess-Bibliotheken:

Für die Identifikation von Prozessen können weiterhin Prozess-Bibliotheken, wie z. B.
die LeiKa-Prozessbibliothek (Leistungskatalog der Öffentlichen Verwaltung) oder die
KGSt-Prozessbibliothek (Kommunale Gemeinschaftsstelle für
Verwaltungsmanagement) verwendet werden.

In diesen Bibliotheken, welche in der Regel ausschließlich Mitgliedern zur Verfügung
stehen, werden sogenannte TOP-100-Prozesse in visualisierter Form dargestellt. Die
Modellierung und Prozessbeschreibung geschieht hierbei mit Hilfe von
Standardvorgaben (z. B. FaMoS = Fachmodellierungsstandard) sowie zusätzlichen
Softwareprodukten, so dass alle Mitglieder die Weiterentwicklung der
Prozessbibliothek aktiv unterstützen können.

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