Jeff Chilton, Vice President of Professional Services, Alchemy Systems

37 Pages·2016·3.24 MB·English

Staying Ahead of the Audit Curve 
With Internal Audits
Jeff Chilton, VP Professional Services
September 8, 2016
F O U N D AT I O N F O R
M E A T P O U L T R Y
R E S E A R C H E D U C A T I O N
Agenda
• Audit cultures
• Types of internal audits
• Conducting the audit
• Reporting the audit
• Corrective actions and learnings
• Best practices to eliminate audit gaps
• Improving internal audit processes
• Connecting the dots to make it all work
• Conclusion
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Audit Cultures
Fire Fighter / Procrastinator Audit Ready 24/7
Compliance Focused Performance Focused
• Always fighting problems • Systems work effectively
• Ineffective corrective actions • Robust internal audit system
• Root cause not addressed • Root cause analysis 
corrective actions
• Scrambling at the last minute
• No fear of third party or 
• Dog and pony show for the 
unannounced audits
day
• Ready at any time
• Get by until the next one
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Audit Cultures
• Animal welfare demands we 
stay audit ready 24/7
• The same expectations 
should be set for the 
remainder of our food safety 
and quality systems
• Challenge –
– Target continuous improvement in 
your internal auditing systems and 
preparation for third party audits
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Types of Internal Audits
GMP /
GFSI System Audits Process Audits
Plant Inspections
•• SSQQFF,, BBRRCC,, FFSSSSCC •• GGMMPP ccoommpplliiaannccee •• SSeelleeccttiioonn ooff aa ssppeecciiffiicc
2222,,000000 iinnssppeeccttiioonnss ffiinniisshheedd pprroodduucctt lloott
•• AAuuddiitt cchheecckklliisstt •• FFaacciilliittyy iinnssppeeccttiioonnss •• AAuuddiitt ooff aallll iinnppuuttss,,
pprroocceesssseess aanndd
oouuttppuuttss
•• AAnnnnuuaall ffrreeqquueennccyy •• TTyyppiiccaallllyy mmoonntthhllyy
ddiivviiddeedd iinnttoo sseeccttiioonnss ffrreeqquueennccyy ttoo ccoovveerr
mmoonntthhllyy oorr qquuaarrtteerrllyy eennttiirree ffaacciilliittyy •• SSppeecciiffiicc pprroocceessss
aauuddiittss ssuucchh aass aanniimmaall
wweellffaarree,, aannttiimmiiccrroobbiiaall
•• IInntteerrnnaall ssyysstteemm aauuddiitt
iinntteerrvveennttiioonnss
•• EExxtteerrnnaall 33rrdd ppaarrttyy
•• RRiisskk bbaasseedd ffrreeqquueennccyy
aauuddiitt
FOUNDATION FOR
MEAT 5 POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Internal Audit Elements
PPrroocceessss FFiinniisshheedd
IInnppuuttss OOuuttppuuttss
SStteeppss PPrroodduucctt
• People  • Materials 
• Equipment • Measures
• Environments • Methods
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
ISO 19011
Guidelines for quality and/or environmental 
management systems auditing
• Clear explanation of the principles of management system 
auditing
• Guidance on the management of audit programs
• Guidance on the conduct of internal or external audit
• Advice on the competence and evaluation of auditors
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Audit Team Members
• Must be trained on internal audit 
techniques to know what to look for 
during the internal audit process
• Must be assigned areas that are 
independent of their direct area of 
responsibility to avoid bias and offer a 
fresh perspective
• Must be familiar with how to identify 
deficiencies, report findings and follow 
up to assure effective corrective 
actions are taken
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Developing an Audit Plan/Schedule
• Must be developed for each type of 
audit that must be performed including 
GMP / facility inspections, process 
audits and GFSI system audits
• Effective audit plans manage the time 
and resources required to meet audit 
requirement needs without becoming 
overly burdensome for the operation
• Must be documented and scheduled to 
assure audits are completed as 
required
FOUNDATION FOR
MEAT POULTRY
RESEARCH EDUCATION
Developing An Internal Audit Checklist
• All audits should be conducted against a defined 
standard
• Audits should not be performed by simply 
walking around with general visual observations 
with a list of deficiencies noted
• Auditors need a checklist to know what to look 
for and  demonstrate to a Third Party Auditor 
what was assessed during the internal audit 
process 
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