Table Of ContentIT kompakt
Werkeder„kompakt-Reihe“zuwichtigenKonzeptenundTechnologien
derIT-Branche:
(cid:2) ermöglicheneinenraschenEinstieg,
(cid:2) bieteneinenfundiertenÜberblick,
(cid:2) sindpraxisorientiert,aktuellundimmerihrenPreiswert.
WeitereBändeinderReihe
http://www.springer.com/series/8297
Volker Lopp
IT-Einkauf kompakt
Wie man Informationstechnik effizient
und kostenoptimiert beschafft
VolkerLopp
Montabaur,Deutschland
ISSN2195-3651 ISSN2195-366X(electronic)
ITkompakt
ISBN978-3-662-55951-2 ISBN978-3-662-55952-9(eBook)
https://doi.org/10.1007/978-3-662-55952-9
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Einführung – Was braucht ein
erfolgreicher IT-Einkauf?
BevorSieweiterlesen, haltenSiebittekurzinneundbeantwortendiese
Fragen für sich: „Wann ist ein IT-Einkauf erfolgreich? Was braucht es
hierfürundwassolltevermiedenwerden?“
AusmeinerSichtsindesdreiDinge:
1. GutfunktionierendeProzesse
2. EineguteundoffeneZusammenarbeitzwischendemIT-Einkaufund
derIT-Abteilungundggf.denFachbereichen
3. MitarbeitermitdemnötigenFachwissenundvielLeidenschaft
Eigentlich sind die Prozesse im Einkauf ganz einfach: Erstellen von
Bedarfsdefinitionen, Versenden von Marktanfragen, Führen von Ver-
handlungen und schlussendlich Bestellen. Zu einem gewissen Grade
gehören dann noch Wareneingang und Bezahlen hierzu. Das war es
schon. Allerdings scheitern die Prozesse oft an klaren Abgrenzungen,
ungenauenAnweisungen,mangelhaftenToolsetc.WenndieseProbleme
gelöstsind,machtsichderEinkaufbereitsmehralsbezahlt.Oftweniger
durch die Einsparungen als vielmehr durch die geringen Prozesskos-
ten undkurzenDurchlaufzeiten.Zudemwird dieBasis für erfolgreiche
Einkaufsstrategiengelegt,indenendanndiegroßenPotenzialeliegen.
DerIT-Einkaufbeschafftnichtfürsichselbst,sondernfürseineinter-
nenKunden,egalobfürdieITodereinenanderenFachbereich.Insofern
V
VI Einführung–WasbrauchteinerfolgreicherIT-Einkauf?
ist es nur folgerichtig, dass diese beiden Parteien zusammenarbeiten.
LeidergibtesaberinvielenUnternehmennochBerührungsängsteoder
UnverständnisfürdenAnderen.
Zu guter Letzt entscheiden die Mitarbeiter und Führungskräfte über
ErfolgoderMisserfolg.ZuoftwurdeninderVergangenheitMitarbeiter
in den Einkauf „abgeschoben“. Der Stellenwert des IT-Einkaufes liegt
häufig immer noch auf dem letzten Platz. Die vorhandenen Mitarbei-
ter müssengefördertwerdenundsieselbst müssen begreifenunddafür
einstehen,welchengroßenMehrwertsieihrenKollegenunddemUnter-
nehmengebenkönnen.
I JederisteinSpezialistinseinemBereichundwirsitzenalleinei-
nemBoot.
Das Buch IT-Einkauf Kompakt liefert zahlreiche Anregungen und
Ideen und versteht sich als umfassender Werkzeugkasten. Nicht immer
sind alle Werkzeugezur Anwendungzu bringen.Mal benötigtman ein
Hämmerchen,maleinengroßenHammer.MaldenDrehmomentschlüs-
sel und mal die Zange. Und manchmal benötigt man auch das Augen-
maß,alsIT-EinkaufüberhauptnichteinzuschreitenunddasThemanur
administrativabzuwickeln.DieFrage,dieSiesichimmerstellensollten,
lautet:„WoerzeugeichMehrwert?StehtdieserMehrwertimVerhältnis
zum Aufwand?“ Es macht keinen Sinn, für eine einzelne Computer-
mausimWertvon40CumfangreicheAuswertungenundVerhandlungen
durchzuführen. Leider beobachte ich aber genau das immer wieder in
meiner täglichen Praxis als Berater und Trainer. Wenn Sie Ihren Stun-
densatzjedochmiteinrechnen,lohntessichbeieinereinzelnenCompu-
termausnicht, überhauptdarüber nachzudenken!Also bitte einfach nur
abwickeln,mitminimalemAufwand.Kaufeichallerdings10.000Stück
davon,siehtdasGanzenatürlichwiederandersaus.
BeiderBeschaffungvon10.000Mäusenà40Cwirddannallerdings
gerneauf glatte Zahlen gegangen.So werden dannaus dem ersten An-
gebotüber 400.000C nach der Verhandlung380.000C. Dabei wäre es
leicht möglich gewesen, auch noch weiter zu verhandeln und am Ende
vielleicht374.810Czubekommen.EineErsparnisvonrund5000C,bei
einemZeitaufwandvonweiterenfünfbiszehnMinuten.Daswäredann
einziemlichguterStundensatz.
Einführung–WasbrauchteinerfolgreicherIT-Einkauf? VII
NatürlichkanndasBuchnichtjedenSonderfallbeleuchten.Dafürist
dasThemaITaufdereinenSeitezuvielfältigundaufderanderenSei-
te kommen permanent neue Spielarten und Geschäftsmodelle auf den
Markt.
Mit dem Buch IT-Einkauf Kompakt will ich Ihnen helfen, das The-
ma IT-Einkauf aus seinem Dornröschenschlaf zu befreien. Noch um
die Jahrtausendwende gab es nur in wenigen, meist sehr großen Un-
ternehmen überhaupt einen IT-Einkauf. Nach und nach sickerte das
Thema langsam in die Köpfe der Verantwortlichen. Heute ist ein IT-
Einkauf bei den meisten Großkonzernen Standard und bei den mittel-
großen Unternehmen mindestens im Aufbau befindlich. Selbst größere
öffentlicheVerwaltungenhabenheuteeinenIT-Einkauf.Damitwäreder
ersteSchrittgetan.AllerdingswirdesnocheinigeJahredauern,bisdie
meisten IT-Einkaufsabteilungensich soweit hochgearbeitethaben, dass
sieeinenechtenMehrwertfürdasUnternehmenbietenkönnen.
DieArbeitimIT-EinkaufisteinederVielseitigsten, dieichmirvor-
stellen kann. Ein guter strategischer IT-Einkäufer muss quasi omniprä-
sent sein und zudem ein starker Generalist. Thematisch müssen Sie als
IT-Einkäufersich in der IT, der Juristerei, im Kaufmännischen und der
Logistik auskennen. Mal müssen Sie im stillen Kämmerlein Verträge
überarbeitenoderZahlenauswerten,malals„HansDampfinallenGas-
sen“ erst die IT und dann den Lieferanten überzeugen. Gefragt ist die
strikte Befolgung von Prozessen und eine gehörige Portion Pragmatis-
mus.ZudemwerdenSiesichpermanentinneueThemenderunterschied-
lichstenFachbereicheIhresUnternehmenseinarbeitenmüssen.
FürdieDigitalisierungswelle,diegeradeaufunszurollt,isteinstar-
ker IT-Einkauf eine wesentliche Quelle zur Steigerung der Wertschöp-
funginIhremUnternehmen.SeienSiedabei!GestaltenSiedenIT-Ein-
kaufundbringenSieihnweiternachvorne.
Bei Fragen und Anregungen zu diesem Buch oder zum IT-Einkauf
würdeich mich über eineNachrichtfreuen.Schreiben Sie mir:IT-Ein-
[email protected]
VielSpaßbeimUmsetzen
HerzlichstIhr
VolkerLopp
Inhaltsverzeichnis
1 WarumwirdeinIT-Einkaufbenötigt? . . . . . . . . . . . . 1
1.1 Beschaffungspreisesenken . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2 PreisefürFolgebeschaffungensenken. . . . . . . . . . . 7
1.3 Unnützesnichtbeschaffen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.4 KlareundrechtssichereVerträge . . . . . . . . . . . . . . 12
1.5 FolgekostenvonLizenzauditsminimieren . . . . . . . . 15
1.6 ProzesskostensenkenundDurchlaufzeitenminimieren 17
1.7 Tätigkeiten werden von den passenden Menschen
ausgeführt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2 DerIT-MarktausSichtdesIT-Einkaufs . . . . . . . . . . . 23
2.1 DergeografischeMarkt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2.1.1 USA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2.1.2 Asien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.1.3 Europa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.2 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.2.1 Hardwarewartung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.3 Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.3.1 Individualsoftware . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.3.2 Standardsoftware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.4 Dienstleistung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.4.1 Dienstleistungsvertrag . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.4.2 Werkvertrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.4.3 Vermittler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.5 OutsourcingundOuttasking. . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2.6 Cloud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
IX
X Inhaltsverzeichnis
3 DiewichtigstenAufgabendesIT-Einkaufs
undIhreUmsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.1 GrundlegendeBeschaffungskonzepte
fürdenIT-Einkauf. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.1.1 DasSystemhaus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
3.1.2 Standardisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.1.3 Katalogartikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.1.4 Rahmenverträge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2 Vertragsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
3.3 DasBeschaffungsprojekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.4 Ausschreibungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.4.1 DasLastenheft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
3.4.2 Bewertungsmatrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.4.3 PräsentationderAnbieter . . . . . . . . . . . . . . 89
3.4.4 Ausschreibungstool. . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.5 WiederkehrendeBeschaffungen . . . . . . . . . . . . . . 93
3.6 Kennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
3.6.1 Maverick-Buying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
3.6.2 ABC-Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
3.6.3 SonstigeKennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.7 Software-Lizenzmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.8 Lieferantenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
4 OrganisationdesIT-Einkaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
4.1 KleineIT-Einkaufsabteilungen . . . . . . . . . . . . . . . 112
4.2 Zentraloderdezentral? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
4.3 Operativ–Taktisch–Strategisch. . . . . . . . . . . . . . 115
4.3.1 DeroperativeIT-Einkauf . . . . . . . . . . . . . . 115
4.3.2 DerstrategischeIT-Einkauf. . . . . . . . . . . . . 117
4.3.3 DertaktischeIT-Einkauf . . . . . . . . . . . . . . 119
4.3.4 Organisationsstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . 119
4.4 AufbaueinesIT-Einkaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
5 FreundoderFeind:derFachbereich. . . . . . . . . . . . . . 125
6 WelcheMenschenbrauchtderIT-Einkauf? . . . . . . . . . 133
