Handbuch DEMOGRAFIE AKTIV

66 Pages·2017·1.49 MB·German

Handbuch DEMOGRAFIE AKTIV

Ein Le itfaden zur Analyse betrieblicher Hand-

lungsbedarfe und Handlungsstrategien im demo-

grafischen Wandel

Autoren : Urs Peter Ruf, Helga Unger, Thomas Mühlbradt, Jür-

gen Grumbach

Gemeinschaftsinitiative (2011 – 2017) von
Stand Februar 2018
Handbuch

Inhaltsverzeichnis
1. Zum Handbuch 4
2. Das Management-Instrument 5
2.1. Das Konzept 6
2.2. Die Handlungsbedarfsanalyse 7
2.3. Der Verfahrensablauf 9
2.3.1. Die Verfahrensschritte im Überblick 9
2.3.2. Unterstützungsangebot Potentialberatung 10
2.3.3. Beratungsgespräch 10
2.3.4. Prozessorganisation 10
2.3.5. Situationsbeschreibung 11
2.3.6. Bewertung des Handlungsbedarfs 11
2.3.7. Gestaltungskonzept 11
2.3.8. Kommunikation 12
3. Die Arbeitsmaterialien 13
3.1. Basisdaten Unternehmen 13
3.1.1. Inhalte 13
3.1.2. Ziele 13
3.1.3. Anforderungen an die Bearbeitung 13
3.2. Prozessorganisation 14
3.2.1. Inhalte 14
3.2.2. Ziele 14
3.2.3. Anforderungen an die Bearbeitung 15
3.2.4. Hinweise zur Umsetzung 16
3.3. Die Situationsbeschreibung 18
3.3.1. Ziele 18
3.3.2. Anforderungen an die Bearbeitung 18
3.3.3. Hinweise zur Umsetzung 19
3.4. Altersstrukturanalyse 20
3.4.1. Inhalte 20
3.4.2. Ziele 20
3.4.3. Anforderungen an die Bearbeitung 20
3.4.4. Hinweise zur Umsetzung 21
3.4.5. Weitere Informationen und Unterstützung 23
3.5. Demografie-Themen 25
3.5.1. Inhalte 25
3.5.2. Ziele 26
3.5.3. Anforderungen an die Bearbeitung 26
3.5.4. Methoden zur Bearbeitung 27
3.5.5. Bearbeitungshinweise zum Thema Gesundheit 29
3.5.6. Bearbeitungshinweise zum Thema Arbeitsplätze und Arbeitsorganisation
30
3.5.7. Bearbeitungshinweise zum Thema Wissen und Qualifikation 33
3.5.8. Bearbeitungshinweise zum Thema Unternehmensentwicklung 34
3.5.9. Bearbeitungshinweise zum Thema Personal und Rekrutierung 36
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3.5.10. Bearbeitungshinweise zum Thema Unternehmenskultur und Führung 38
3.5.11. Beratungshinweise zum Thema Vielfalt 39
3.6. Bewertung Handlungsbedarf 40
3.6.1. Inhalte 40
3.6.2. Ziele 41
3.6.3. Anforderungen 41
3.6.4. Bewertungsmatrix Handlungsbedarf 42
3.6.5. Bearbeitungshinweise 44
3.7. Das Gestaltungskonzept 48
3.7.1. Inhalte 48
3.7.2. Ziele 49
3.8. Aktionsplan 49
3.8.1. Inhalte 49
3.8.2. Ziele 49
3.8.3. Anforderungen 49
3.8.4. Hinweise zur Bearbeitung 50
3.8.5. Weitere Informationen und Unterstützung 54
3.9. Leitlinien 55
3.9.1. Inhalte 55
3.9.2. Ziele 55
3.9.3. Anforderungen 56
3.9.4. Hinweise zur Bearbeitung 56
3.10. Nachhaltigkeit 58
3.10.1. Inhalte 58
3.10.2. Ziele 59
3.10.3. Anforderungen 59
3.10.4. Hinweise zur Umsetzung 60
3.11. Kommunikation 62
3.11.1. Inhalt 62
3.11.2. Ziel 63
3.11.3. Anforderungen 63
3.11.4. Hinweise zur Bearbeitung 63
4. Abbildungsverzeichnis 65
5. Tabellenverzeichnis 66

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1. Zum Handbuch
Die Sozialpartner und die Landesregierung NRW haben bereits in den Jahren 2007
und 2012 in ihren Erklärungen zum demografischen Wandel in der Arbeitswelt be-
nannt, vor welchen Herausforderungen Unternehmen und Beschäftigte stehen. Mit
der Initiative DEMOGRAFIE AKT I V (Laufzeit 2011-2017) wurden vielfältige
Angebote gemacht, um betriebliche Aktivitäten zur Gestaltung des demografischen
Wandels in der Arbeitswelt zu fördern. In diesem Handbuch wird das Management-
Instrument DEMOGRAFIE AKT I V beschrieben, als ein Resultat dieser Zusam-
menarbeit. Damit wird Unternehmen sowie Beraterinnen und Beratern ein Leitfa-
den für die Gestaltung eines wirksamen betrieblichen Demografie-Prozesses an die
Hand gegeben. Unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße steht damit
ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem in wenigen Arbeitsschritten transparent, ziel-
orientiert und individuell Handlungsbedarfe ermittelt und Lösungen erarbeitet
werden können.
Dieses Handbuch führt in die Inhalte und das Konzept des betrieblichen DEMOGRA-
FIE AKT I V Prozesses ein. Es stellt den Ablauf des Prozesses, die einzelnen Ar-
beitsschritte und zugehörigen Arbeitsmaterialien, mögliche Anwendungsszenarien
sowie Anforderungen an einen wirksamen betrieblichen Prozess dar. Damit liefert
das Handbuch alle Informationen, die für die betriebliche Umsetzung des Instru-
ments erforderlich sind. Es dient gleichermaßen als Planungsinstrument für die Vor-
bereitung eines betrieblichen Demografie-Projekts und als Nachschlagewerk in der
Phase der Umsetzung oder des Follow-up von Maßnahmen.
Dieses Handbuch richtet sich an Unternehmen, Verbände sowie Beraterinnen und
Berater. Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz sind Erfahrungen in der
Gestaltung betrieblicher Veränderungsprozesse beispielsweise im Bereich der Qua-
lifizierung, des Gesundheitsmanagements, der Arbeitszeitgestaltung oder der Ar-
beitsorganisation. Wünschenswert sind Erfahrungen und Hintergrundwissen zu
Handlungsanforderungen und Handlungsmöglichkeiten von Unternehmen im de-
mografischen Wandel. Entscheidender Faktor für die Qualität der erzielten Ergeb-
nisse und die Wirksamkeit des Prozesses ist die Beteiligung der Beschäftigten.
Hierzu benennt das Management-Instrument Arbeitsschritte, in denen eine Betei-
ligung erforderlich bzw. sinnvoll ist.
Mit diesem Handbuch, den weiteren Informations- und Arbeitsmaterialien sowie
den Hinweisen auf weiterführende Unterstützungs- und Förderangebote sollen Im-
pulse für eine breitere Verankerung der Gestaltung des demografischen Wandels
in den Unternehmen gegeben werden.
Dieses Handbuch wurde in Gemeinschaftsarbeit von der Technologieberatungs-
stelle beim DGB NRW e.V. (TBS NRW) und der Gesellschaft für Organisationsent-
wicklung und Mediengestaltung mbH (GOM mbH) erarbeitet. Das Verfahren selbst
wurde in über 30 Unternehmen eingesetzt und hat sich als praktikables Vorgehen
bewährt.
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2. Das Management-Instrument
Das Management-Instrument DEMOGRAFIE AKT I V bietet ein übersichtliches
Verfahren und Arbeitsmaterialien, mit denen unkompliziert Chancen und Risiken
durch den demografischen Wandel analysiert und Maßnahmen zur Stärkung der
Zukunftsfähigkeit entwickelt werden können. Durch den begrenzten Umfang, durch
Fragestellungen, die weitgehend ohne spezielles Fachwissen bearbeitet werden
können, und durch die branchenübergreifende Anwendbarkeit eignet sich das Ma-
nagement-Instrument besonders für den Einsatz in kleinen und mittleren Unter-
nehmen. In größeren Unternehmen bietet sich sein Einsatz differenziert nach Ab-
teilungen oder Standorten an.
Dieses DEMOGRAFIE AKTI V Angebot gibt Impulse für die Entwicklung und
Umsetzung betrieblicher Konzepte zum demografischen Wandel. Daher ist jede Art
der betrieblichen Nutzung willkommen. Nutzen Sie die Arbeitsmaterialien, um sich
über das Thema zu informieren, um Hinweise zu einzelnen Fragestellungen zu er-
halten oder um für das gesamte Unternehmen das Thema demografischer Wandel
anzugehen!
Entschließen Sie sich, mit dem Management-Instrument DEMOGRAFIE AKT I V
das Unternehmen fit zu machen für den demografischen Wandel!
Zu Beginn ist zu entscheiden, ob Unterstützung durch eine qualifizierte externe Be-
ratung für die Gestaltung des demografischen Wandels im Betrieb sinnvoll ist. Wie
für jedes Projekt sind auch für das in diesem Handbuch beschriebene Verfahren
Zeit, grundlegende Kenntnisse in den zu bearbeitenden Themenfeldern sowie Kom-
petenzen zur Projektarbeit erforderlich. Unternehmen mit Erfahrung in ähnlich ge-
lagerten Projekten können mit den Arbeitsmaterialien eigenständig das Verfahren
durchführen. In der Mehrzahl der Fälle empfiehlt es sich jedoch, zumindest bei ein-
zelnen Fragestellungen auf externe Unterstützung zurückzugreifen. In NRW finden
sich eine Vielzahl an Beraterinnen und Beratern, die einen DEMOGRAFIE AK -
TI V Prozess unterstützen können (s. Beraterdatenbank G.I.B. –
www.gib.nrw.de).

Stand Februar 2018
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2.1. Das Konzept
Die Entwicklung betrieblicher Aktivitäten zur Gestaltung des demografischen Wan-
dels beruht auf zwei Voraussetzungen:
Voraussetzungen
a) Unternehmen nehmen die sich abzeichnenden altersstrukturellen
Veränderungen innerhalb der Belegschaft und auf dem Arbeitsmarkt
wahr,
b) Unternehmen erkennen Bandbreite und Nutzen Ihrer Optionen zur
Sicherung der Zukunftsfähigkeit im demografischen Wandel.
Das DEMOGRAFIE AKT I V Konzept setzt an diesen beiden Fragestellungen an.
Mit der Umsetzung des Verfahrens werden Unternehmen durch einen Prozess der
Wahrnehmung und Bewertung der Situation geführt, der zu einer sachlich begrün-
deten Einschätzung der eigenen demografischen Herausforderungen führt. Die
Herstellung dieser Informationsbasis ist die Grundlage für zielgerichtetes, sachge-
rechtes und wirksames betriebliches Handeln.
Mit der Bearbeitung des Themas wird im Unternehmen ein Prozess des organisati-
onalen Lernens umgesetzt. Die einzelnen Verfahrensschritte des Management-In-
struments DEMOGRAFIE AKT I V geben Impulse, diejenigen Fähigkeiten und
Kompetenzen zu entwickeln, die für die neue betriebliche Dauer-Aufgabe „Wahr-
nehmung, Bewertung und Gestaltung der demografischen Herausforderungen“
erforderlich sind.
Abbildung 1: Organisationales Lernen im demografischen Wandel

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2.2. Die Handlungsbedarfsanalyse
Die Ermittlung betrieblicher Handlungsbedarfe im demografischen Wandel erfor-
dert eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation. Im Fokus stehen zwei Fragen:
Bestandsaufnahme
 Wie ist das Demografie-Profil, d. h. wie ist die Altersstruktur der
Belegschaft ausgeprägt, und wie sieht der regionale Arbeitsmarkt heute
und in Zukunft aus?
 Über welche Demografie-Potenziale verfügt das Unternehmen zur
Bewältigung demografischer Herausforderungen durch alternde
Belegschaften und weniger Nachwuchs?

Abbildung 2: Elemente der Demografie-Analyse
Das Zwei-Säulen-Modell der Situationsanalyse illustriert, dass betriebliche Hand-
lungsbedarfe im demografischen Wandel weder allein auf Grundlage altersstruktu-
reller Daten noch von ausgewählten Stärken oder Schwächen bestimmt werden
können. Vielmehr erfordert die Identifizierung betrieblicher demografischer Her-
ausforderungen die Betrachtung und Bewertung der Potenziale des Unternehmens
durch die individuelle demografische Brille. Die im Demografie-Profil enthaltenen
Informationen zur aktuellen und zukünftigen Altersstruktur und weiteren demogra-
fischen Faktoren zeichnen die betriebliche Situation in einer erweiterten Perspek-
tive. Im Unterschied zu Zukunftsszenarien, die auf einzelne betriebliche Themen
wie die Optimierung von Abläufen oder die Gesundheitsförderung fokussieren,
wird eine verschiedene Themen- und Handlungsfelder-übergreifende Bestandsauf-
nahme der IST-Situation realisiert. In der Bewertung der Handlungsbedarfe wird
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deutlich zwischen aktuellen und zukünftigen - nicht zuletzt durch die demografi-
sche Entwicklung beeinflussten - Herausforderungen unterschieden und damit zwi-
schen kurz- und längerfristigen Handlungsbedarfen.
Zu den beiden Säulen der Demografie-Analyse liegen getrennte Leitfaden-Instru-
mente vor. Die darin enthaltenen Fragenkataloge leiten durch eine Einschätzung
und Beschreibung der aktuellen betrieblichen Situation und der Qualität der jewei-
ligen Informations- und Wahrnehmungsprozesse. Im Fokus stehen das demografi-
sche Profil des Unternehmens und die Demografie-Potenziale in sieben Themenfel-
dern.
Eine detaillierte Beschreibung der Inhalte findet sich in den Kapiteln
2.3.5 Die Situationsbeschreibung bis 3.5 Demografie-Themen.

Nachhaltigkeit
Ziel des DEMOGRAFIE AKT I V -Verfahrens ist die Initiierung einer
betrieblichen Analyse, die sowohl unmittelbare Handlungsbedarfe identifiziert,
als auch die Etablierung nachhaltiger Strukturen zur Wahrnehmung
demografischer Risiken im Unternehmen fördert. Aus diesem Grund beschränkt
sich die Bestandsaufnahme zum betrieblichen Demografie-Profil und den
Demografie-Potenzialen nicht auf die aktuelle Situation. Für eine vollständige
DEMOGRAFIE AKT I V -Analyse sind auch die betrieblichen Prozesse der
Wahrnehmung, d. h. der regelmäßigen Erstellung und Sichtung von
Informationen über die Situation in den Themenschwerpunkten des
betrieblichen Demografie-Managements bedeutsam.

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2.3. Der Verfahrensablauf
2.3.1. Die Verfahrensschritte im Überblick
Zum Start des DEMOGRAFIE AKT I V Prozesses wird im Unternehmen die Ent-
scheidung über dessen Umsetzung getroffen. An dieser Entscheidung ist auch die
betriebliche Interessenvertretung zu beteiligen.
Abbildung 3: Ablaufschema Management-Instrument
Der erste Verfahrensschritt folgt auf die Entscheidung zur Umsetzung des DEMO-
GRAFIE AKT I V-Verfahrens. Die Aufgabe besteht darin, die spezifischen be-
trieblichen Ziele, das Vorgehen und die am Verfahren zu beteiligenden Personen zu
bestimmen. Es werden die Basisdaten zum Unternehmen sowie die entstandene
Prozessorganisation dokumentiert.
Der zweite Schritt von DEMOGRAFIE AKTI V beinhaltet die Analyse der be-
trieblichen Situation. Dazu werden a) das Demografie-Profil in Form einer Analyse
der Altersstruktur im Unternehmen sowie der demografischen Rahmenbedingun-
gen ermittelt und b) die betrieblichen Potenziale in den Themenfeldern „Gesund-
heit“, „Arbeitsplätze und Arbeitsorganisation“, „Wissen und Qualifikation“, „Unter-
nehmensentwicklung“, „Personal und Rekrutierung“ sowie „Kultur und Führung“
beschrieben.
Im dritten Schritt wird auf dieser Basis eine Bewertung der Handlungsbedarfe
durchgeführt. Durch die „Demografiebrille“ der Altersstrukturanalyse werden Risi-
ken und Chancen der Altersstruktur und der Demografie-Potenziale des Unterneh-
mens abgewogen und bewertet. Der Überblick über diese Gesamtsituation ermög-
licht eine sachgerechte und einfach zu handhabende Auswahl von Handlungsprio-
ritäten.
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Der vierte Schritt beinhaltet die Ausarbeitung eines betrieblichen Gestaltungskon-
zepts. Entsprechend der gesetzten Prioritäten werden vier Prozesse umgesetzt: a)
die Erarbeitung von detaillierten Maßnahmen zur Verbesserung der Demografie-
Potenziale (Aktionsplan), b) die Ausarbeitung von Leitlinien zur betrieblichen Ge-
staltung des demografischen Wandels, c) Aktivitäten zur Sicherung der Nachhaltig-
keit (Beobachtung Demografie-relevanter Entwicklungen, regelmäßige Prüfung
und Weiterentwicklung der Handlungsansätze) sowie die Kommunikation der Er-
gebnisse des Verfahrens an die Beschäftigten. Ziel der Kommunikation ist eine brei-
tere Sensibilisierung für das Thema und ein besseres Verständnis sowie Unterstüt-
zung für die Umsetzung von Maßnahmen.
2.3.2. Unterstützungsangebot Potentialberatung
Für die Entwicklung und Umsetzung betrieblicher Demografie-Aktivitäten können
kleine und mittlere Unternehmen in NRW das Förderangebot „Potenzialberatung“
des Landes in Anspruch nehmen. Informationen hierzu finden sich unter
www.potenzialberatung.nrw.de.
2.3.3. Beratungsgespräch
Um eine Entscheidung über die Umsetzung von DEMOGRAFIE AKT I V im Un-
ternehmen zu fällen, sind die mit dem Thema verbundenen betrieblichen Zielset-
zungen zu klären und ein daraus resultierendes Vorgehen zu planen. Hierzu ist es
in der Regel sinnvoll, ein erstes Beratungsgespräch mit einer qualifizierten Bera-
tungsinstitution durchzuführen. Ergänzend können in diesem Gespräch Möglichkei-
ten zur Nutzung von Förderangeboten erörtert werden.
2.3.4. Prozessorganisation
Entscheidet sich ein Unternehmen für einen DEMOGRAFIE AKTI V -Prozess, so
sind die betrieblichen Zielsetzungen und die am Prozess beteiligten Personen fest-
zulegen. Soll der Prozess durch eine externe Beratung unterstützt werden, ist dies
ebenfalls zu dokumentieren. Mit der Beratungseinrichtung wird hierzu sinnvoller-
weise ein Kontrakt geschlossen, in welchem die Ziele der Beratung, die zu erbrin-
genden Leistungen, der Einsatz von Methoden wie dem Management-Instrument,
der Ablauf der Beratung und die Kosten verbindlich geregelt sind.
Sollte die Kooperation über das Förderangebot des Landes NRW „Potenzialbera-
tung“ erfolgen, sind die dafür notwendigen Anforderungen zu beachten (Angebot,
Beratungsprotokoll, Beratungsscheck, Zeitdauer, etc.). Aktuelle Informationen zur
Potenzialberatung und Hinweise zur Auswahl geeigneter Berater und Beraterinnen
sind unter www.potenzialberatung.nrw.de erhältlich.
Durch die frühzeitige Abstimmung der Prozessorganisation wird Handlungssicher-
heit bei allen Beteiligten erreicht. Eine Beschreibung der betrieblichen Arbeitsziele
und Prozessverantwortlichen erfolgt im Arbeitsmaterial „Prozessorganisation“.
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