Table Of ContentFührung auf Distanz
Dorothea Herrmann • Knut Hüneke
Andrea Rohrberg
Führung auf Distanz
Mit virtuellen Teams zum Erfolg
2. Auflage
Dorothea Herrmann Andrea Rohrberg
Essen, Deutschland Petershagen (b. Berlin), Deutschland
Knut Hüneke
Olching, Deutschland
ISBN 978-3-8349-3005-7 ISBN 978-3-8349-3711-7 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-8349-3711-7
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Springer Gabler
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rechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der
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Lektorat: Ulrike M. Vetter
Einbandentwurf: KunkelLopka GmbH, Heidelberg
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Vorwort zur zweiten Auflage 5
Geleitwort
Als die Autor/innen mich fragten, ob ich das Geleitwort zu diesem Buch schreiben würde,
gingen meine Gedanken natürlich zurück zu unseren eigenen Anfängen mit virtueller Koope-
ration.
Das Thema „Virtuelle Kooperation“ wurde für mich 2000 aktuell, als nach einer Umstruktu-
rierung die Unternehmenskommunikation nicht mehr zentral in Ludwigshafen angesiedelt
war, sondern mit der neuen Matrixorganisation nun die Kommunikationsexpert/innen über
die ganze Welt verteilt waren.
Damit stellte sich die Frage, wie wir denn nun „in aller Welt“ zusammen arbeiten konnten.
Was fördert die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt unter uns?
Auch wurde unser Abstimmungsbedarf mit der weltweiten Verteilung größer. Ganz zentral
war die Frage: Wie können wir sicherstellen, dass unsere Qualitätsstandards weltweit, wo
immer BASF tätig ist, eingehalten werden?
Ich habe mich damals intensiv damit auseinandergesetzt, wie virtuelle Kooperation aufzu-
bauen und zu gestalten ist. Aus der Erfahrung der vergangenen 5 Jahre halte ich einige Punkte
für besonders wichtig für die weltweite virtuelle Kooperation:
Netzwerken: Der Beziehungsaufbau ist noch wichtiger als in der lokalen Kooperation. Sich in
größeren Abständen, aber möglichst regelmäßig zu sehen, ist ein wichtiges Bindeglied für ein
virtuelles Team. So können auch neue Kolleg/innen gut integriert werden. Bei unseren jährli-
chen Treffen pflegen wir auch bewusst die persönliche Ebene. Es geht dabei gar nicht gezielt
um private Kontakte, aber es braucht auch Luft und Zeit für beruflichen Austausch unter
Kolleg/innen, also Freiraum für Netzwerkbildung. Damit wird dann auch die berufliche Ko-
operation über das Jahr einfacher, Konflikte werden leichter lösbar, weil man sich besser
gegenseitig einschätzen kann.
Interkulturelle Sensibilität: Durch die Dezentralisierung und Internationalisierung wird der
respektvolle, interessierte Umgang mit dem Fremden, dem Andersartigen und Neuen beson-
ders wichtig. Auch dabei hilft natürlich, dass wir uns einmal im Jahr persönlich begegnen.
Technik: „High Tech“ ist nicht notwendig, um gut zu kooperieren. Wir nutzen selbst vor allem
Mails und Telefonkonferenzen, seltener Videokonferenzen. Von der Technik darf man sich
auf keinen Fall abschrecken lassen, man kann sie nach und nach aufbauen.
Ermutigung der weltweit verteilten Führungskräfte: Die Führungskräfte müssen ihren räum-
lich verteilten Teammitgliedern vermitteln, dass Eigenverantwortlichkeit, bessere Strukturie-
rung, Vertrauen und Sensibilität füreinander wichtige Säulen erfolgreicher virtueller Zusam-
menarbeit sind – und sie müssen es ihnen vorleben. Darin unterstützen wir sie als Communi-
cation Leadership Team, indem wir diese Fragen zu Themen der internationalen
Präsenztreffen machen und so deren Wichtigkeit hervorheben.
Durch den bewussten Einsatz von Methoden virtueller Kooperation konnten wir die neue
Situation im Konzern gut gestalten, sie produktiv nutzen – und es funktioniert erfolgreich!
6 Geleitwort
Die Internationalisierung verlangt virtuelle Kooperation, das ist strategisch absolut notwen-
dig. Nur so können Zeit und Kosten der Zusammenarbeit im Rahmen bleiben und kurzfristig
Entscheidungen getroffen werden, die dann eine in sich abgestimmte internationale Entwick-
lung ermöglichen.
Als Führungskraft muss man sich immer vergegenwärtigen, dass ein virtuelles Team kein
normales Team ist, dass das Führen sich verändert. Die Führungsstruktur ist bei weltweiter
virtueller Kooperation komplexer, der konkrete Führungsprozess vielschichtiger und unwäg-
barer, dem muss man sich stellen.
Die Autor/innen geben in diesem Buch Einblick in den Alltag virtueller Teamleitung. Sie
haben aus ihrer Beratungserfahrung einen reichen Fundus an Leitlinien, konkreten Tipps und
Beispielen aus der Unternehmenspraxis zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können,
diese komplexe Herausforderung zu meistern.
Ich wünsche Ihnen viele Anregungen und vielfältige Unterstützung für die Leitung Ihres
virtuellen Teams!
Jutta Rösl
Corporate Brand Management
BASF
Vorwort zur zweiten Auflage 7
Vorwort zur zweiten Auflage
Sechs Jahre nach Erscheinen der ersten Auflage freuen wir uns, nun die zweite Auflage veröf-
fentlichen zu können.
Dass die technologische Entwicklung auf jeden Fall eine Aktualisierung des Kapitels „Me-
dien als Brücke für die Kommunikation im virtuellen Team“ erfordern würde, war für uns
selbstverständlich. Hier hat sich in den Jahren seit der ersten Auflage enorm viel verändert:
Die Grenzen zwischen Nutzen und Produzieren von Inhalten verwischen, die Webanbindung
ist breiter und vor allem: mobil verfügbar. Kommunikation und Kooperation auf Distanz
werden damit leichter, vielfältiger und tendenziell hierarchieärmer. In den Unternehmen ist
überdies die Generation derjenigen angekommen, die völlig selbstverständlich mit Compu-
tern, Mobiltelefonen und anderen digitalen Medien aufgewachsen sind.
Auch bei der Neuauflage haben wir uns allerdings auf die Kooperation auf Distanz konzent-
riert und der Versuchung widerstanden, alle anderen Möglichkeiten der neuen Web-2.0-
Medien (z. B. im Marketing oder im Customer Relationship Management) mit aufzuzeigen.
Die Grundlagen und Handlungsleitlinien zum „Führen auf Distanz“ haben sich dagegen in
den letzten Jahren wenig geändert. Welche Handlungsmöglichkeiten sich für Teamleitungen
räumlich verteilter Teams ergeben, welche Sensibilität für eingeschränkte Wahrnehmung und
Medieneffekte zu entwickeln ist, welche Instrumente das Führen auf Distanz erleichtern, all
das gilt in gewissem Maße unabhängig von der jeweils genutzten Technologie.
Trotzdem haben wir, einmal am Werk, auch die übrigen Kapitel einer kritischen Sicht unter-
zogen, einige (Kap. 5, 6.4 und 9) deutlich verändert und ansonsten quer durch das Buch eine
Reihe kleinerer redaktioneller Änderungen vorgenommen, die – hoffentlich – der Verständ-
lichkeit und dem Lesefluss dienlich sind.
Dorothea Herrmann Knut Hüneke Andrea Rohrberg
Danke 9
Danke
sagen wir all denen, die uns auf dem Weg von der Buchidee bis zum fertigen Text begleitet
haben: Matthias Rohs, Evamaria Bohle, Tilman Weiss und Juliane Bier für viele Anregungen
und kritische Hinweise aus fachlicher Sicht, Bärbel Philipp (textperlen, München), die uns als
Lektorin half, Schneisen in die Materialfülle zu schlagen, und Wilfried Sauter, der beharrlich
dafür sorgte, dass der Text an Verständlichkeit gewann.
Ein besonderer Dank gilt allen Interviewpartner/innen aus den Unternehmen, die trotz knap-
per Zeit gern bereit waren, Einblick in ihren Arbeitsalltag zu gewähren, und damit die Inhalte
dieses Buches auf vielfältige Weise lebendig machen.
Auch unsere Kunden und Seminarteilnehmer/innen haben entscheidend zu diesem Buch
beigetragen. Ihre Erfahrungen und vor allem ihre Fragen haben in den letzten Jahren mit
dafür gesorgt, dass unser Erfahrungsschatz und unser Fundus zur Unterstützung virtueller
Teamleitung beständig gewachsen sind.
Danke auch an den Gabler Verlag und unsere Lektorin, Frau Ulrike M. Vetter, die uns einen
großen Vertrauensvorschuss entgegenbrachte, breiten Gestaltungsspielraum einräumte und
andererseits Orientierung und Hilfestellung gab, wo immer diese nötig war.
Dieses Buch ist in virtueller Kooperation entstanden – wir freuen uns als Autor/innenteam,
auch damit belegt zu haben, wie viel produktive Kraft die Kooperation auf Distanz entfalten
kann.
Da die Entfaltung dieser produktiven Kraft neben dem normalen beruflichen Alltag allerdings
eine durchaus zeitraubende Angelegenheit darstellte, gilt ein großer Dank unseren „lokalen
Teams“, unseren Familien, die in der Zeit der Bucherstellung und -überarbeitung nicht nur
unsere Versorgung sicher stellten, sondern auch auf viele gemeinsame Abende und Wochen-
enden, Kinobesuche, Konzerte und Fahrradtouren verzichtet haben.
Dorothea Herrmann Knut Hüneke Andrea Rohrberg
Inhalt 11
Inhalt
1.(cid:3) Einführung......................................................................................................................19(cid:3)
2.(cid:3) Kooperation auf Distanz: Zentrale Herausforderungen und notwendige
Schlüsselqualifikationen.................................................................................................25(cid:3)
2.1(cid:3) Zentrale Herausforderung virtueller Teamarbeit: medienvermittelte
Kommunikation.......................................................................................................28(cid:3)
2.2(cid:3) Auf sich gestellt sein – Schlüsselqualifikation Selbstorganisation.........................31(cid:3)
2.3(cid:3) Medienvermittelt arbeiten – Schlüsselqualifikation Medienkompetenz.................34(cid:3)
2.3.1(cid:3) Medien (technisch) nutzen können..............................................................35(cid:3)
2.3.2(cid:3) Medien zielführend auswählen und einsetzen können................................36(cid:3)
2.3.3(cid:3) Sich medienangemessen verhalten können.................................................37(cid:3)
2.3.4(cid:3) Sensibilisiert sein für die Eigenlogik der Medien.......................................37(cid:3)
2.4(cid:3) Auf Distanz führen – Führungskompetenzen anpassen..........................................38(cid:3)
2.4.1(cid:3) Vertrauen aufbauen......................................................................................39(cid:3)
2.4.2(cid:3) Soziale Vernetzung im Team fördern..........................................................40(cid:3)
2.4.3(cid:3) Ziel- und ergebnisorientiert führen..............................................................41(cid:3)
3.(cid:3) Medien als Brücke für die Kommunikation im virtuellen Team...............................45(cid:3)
3.1(cid:3) Was virtuelle Kommunikation leisten muss............................................................49(cid:3)
3.1.1(cid:3) Vielfältige Botschaften transportieren.........................................................50(cid:3)
3.1.2(cid:3) Prozesssteuerung durch Rückkopplungsprozesse ermöglichen..................52(cid:3)
3.2(cid:3) Medien – ein Überblick...........................................................................................53(cid:3)
3.2.1(cid:3) Einteilung der Medien nach dem Zeitaspekt: Asynchrone und
synchrone Kommunikation.........................................................................56(cid:3)
3.2.2(cid:3) Einteilung der Medien nach der Aufgabenstellung.....................................57(cid:3)
3.2.3(cid:3) Weitere unterstützende Funktionen.............................................................58(cid:3)
3.2.4(cid:3) Integrierte Anwendungen............................................................................60(cid:3)
3.3(cid:3) Medien auswählen...................................................................................................68(cid:3)
3.3.1(cid:3) Das teamspezifische Medienportfolio zusammenstellen.............................68(cid:3)
3.3.2(cid:3) Beschaffung.................................................................................................72(cid:3)
3.3.3(cid:3) Situationsangemessene Medienwahl...........................................................74(cid:3)
3.4(cid:3) Medieneffekte..........................................................................................................76(cid:3)
3.5(cid:3) Medienwirkungen kompensieren............................................................................82(cid:3)
3.6(cid:3) Ausblick: Was gelernt werden muss........................................................................86(cid:3)
4.(cid:3) Verbindungen knüpfen – ein virtuelles Team aufbauen.............................................89(cid:3)
4.1(cid:3) Teamzusammensetzung und Teamstruktur..............................................................91(cid:3)
4.2(cid:3) Teamentwicklung fördern........................................................................................93(cid:3)
4.2.1(cid:3) Die Teamentwicklungsphasen.....................................................................94(cid:3)
4.2.2(cid:3) Die Herausforderung, die Entwicklung eines virtuellen Teams zu
fördern.........................................................................................................96(cid:3)
12 Inhalt
4.3(cid:3) Das Kick-Off-Meeting...........................................................................................103(cid:3)
4.3.1(cid:3) Aufgabe des Kick-Off im virtuellen Team.................................................103(cid:3)
4.3.2(cid:3) Das Vorfeld eines Kick-Off........................................................................104(cid:3)
4.3.3(cid:3) Die Gestaltung eines Kick-Off in Präsenz.................................................105(cid:3)
4.3.4(cid:3) Das mediengestützte Kick-Off...................................................................107(cid:3)
4.4(cid:3) Vertrauensaufbau erleichtern.................................................................................110(cid:3)
4.4.1(cid:3) Vertrauen als tragende Basis......................................................................112(cid:3)
4.4.2(cid:3) Vertrauensaufbau: wichtige Säule des Führungskonzeptes.......................117(cid:3)
5.(cid:3) Virtuelle Teams im Kontext der Organisation...........................................................121(cid:3)
5.1(cid:3) Die Teamleitung als Bindeglied zwischen Organisation und Team.......................124(cid:3)
5.1.1(cid:3) Anbindung des Teams an die Unternehmensziele sichern.........................125(cid:3)
5.1.2(cid:3) Aktiv Teammarketing betreiben.................................................................126(cid:3)
5.1.3(cid:3) Dauerhafte Beziehungen aufbauen............................................................129(cid:3)
5.1.4(cid:3) Personalbeurteilung und Karrierewege berücksichtigen...........................133(cid:3)
5.2(cid:3) Rahmenbedingungen für virtuelle Teamarbeit sichern..........................................134(cid:3)
5.2.1(cid:3) Klares Commitment zur Arbeitsform „virtuelles Team“...........................134(cid:3)
5.2.2(cid:3) Ressourcen bereitstellen.............................................................................135(cid:3)
5.2.3(cid:3) Strukturen und Prozesse anpassen.............................................................136(cid:3)
5.3(cid:3) Standortverteilte Innovationsteams........................................................................137(cid:3)
6.(cid:3) Den Arbeitsalltag meistern...........................................................................................141(cid:3)
6.1(cid:3) Routinen und Verfahrensabläufe etablieren...........................................................143(cid:3)
6.1.1(cid:3) Vereinbarungen zur Erreichbarkeit und Verlässlichkeit.............................144(cid:3)
6.1.2(cid:3) Vereinbarungen zur Dokumenterstellung, Dateiablage und
Kalendernutzung........................................................................................145(cid:3)
6.1.3(cid:3) Vereinbarungen zum Umgang mit Teamgrenzen und der
Umgebung des Teams................................................................................146(cid:3)
6.1.4(cid:3) Vereinbarungen zum Umgang miteinander...............................................147(cid:3)
6.1.5(cid:3) Kontinuierliche Veränderung und Verbesserung der Absprachen
und Routinen..............................................................................................149(cid:3)
6.2(cid:3) Neue Teammitglieder integrieren...........................................................................150(cid:3)
6.3(cid:3) Meetings auf Distanz.............................................................................................152(cid:3)
6.3.1(cid:3) Voraussetzungen für erfolgreiche mediengestützte Meetings....................154(cid:3)
6.3.2(cid:3) Vorbereitung und Moderation mediengestützter Meetings........................155(cid:3)
6.3.3(cid:3) Empfehlung: Teamspezifischer Meeting-Mix...........................................157(cid:3)
6.4(cid:3) Controlling: den Arbeitsfortschritt im Blick behalten...........................................159(cid:3)
6.4.1(cid:3) Informationsbedarfe definieren..................................................................163(cid:3)
6.4.2(cid:3) Controlling zur gemeinsamen Sache machen............................................164(cid:3)
6.4.3(cid:3) Vorgehen im Controlling auf die virtuellen Rahmenbedingungen
anpassen.....................................................................................................167(cid:3)
