Table Of ContentRenke Holert, Arne Zwirner
Einführung in die Projektarbeit
mit Microsoft Project 2013 und Project Web App 2013
Renke Holert, Arne Zwirner
Einführung in die
Projektarbeit mit
Microsoft Project 2013
und Project Web App
2013
Renke Holert, Arne Zwirner: Einführung in die Projektarbeit mit Microsoft Project 2013
undProjectWebApp 2013
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Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.HommerDesign.com)
Gesamtherstellung: Digital Print Group O. Schimek GmbH, Nürnberg (www.digital-print-group.de)
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Einleitung und Danksagung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Ausgangslage und Zielsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Zielgruppen und Vorgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Danksagung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Project für Projektleiter
1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Initiierungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Planungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Inhalt und Umfang definieren sowie Projektstrukturplan erstellen . . . . . . . . . . . . . . . 32
Vorgänge festlegen, Vorgangsfolge festlegen, Ressourcen für Vorgänge schätzen,
Vorgangsdauer schätzen und Terminplan entwickeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Kosten schätzen und Budget festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Risikomanagement planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Projektmanagementplan entwickeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Ausführungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Kommunikation managen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Projektarbeit lenken und managen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Überwachungs- und Steuerungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Projektarbeit überwachen und steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Integrierte Änderungssteuerung durchführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Abschließende Prozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Beschaffung abschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Projekt oder Phase abschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Project für Projektmitarbeiter
2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Ausführungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Terminanfragen annehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Vorgangsabhängigkeiten prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Terminüberschneidungen feststellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Terminanfrage ablehnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Vorgang für aktuellen Tag ermitteln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Terminänderungen und -absagen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
6
Inhaltsverzeichnis
Überwachungs- und Steuerungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Fortschritt zurückmelden und Genehmigung oder Ablehnung vom Projektleiter
(Status-Manager) bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Mehraufwand, Überstunden und/oder Probleme zurückmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Minderaufwand für Rest-Aufwand zurückmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Verzögerten Anfang, Unterbrechungen der Arbeit und Rest-Arbeiten
zurückmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Vertretung zurückmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Abwesenheit durch Urlaub, Krankheit oder andere nicht projektbezogene
Tätigkeiten zurückmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Arbeitszeittabelle an Ressourcen-Manager absenden und nachträglich
korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Abschließende Prozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Vorgänge formell abschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Dokumentation abschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Literaturverzeichnis
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Stichwortverzeichnis
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Vorwort
7
8
Vorwort
Die Welt der IT hat sich in den letzten Jahren sehr rasant weiterentwickelt und
damit auch der Wunsch vieler Unternehmen, IT-gestütztes Projektmanagement
weiter zu standardisieren und professionalisieren. Als Microsoft beobachten wir
aber auch weitere Trends in der IT, die wir entsprechend in die Entwicklung unse-
rer neuesten Version von Microsoft Project haben einfließen lassen. Zum einen gibt
es eine Diversifizierung bei den Endgeräten; immer mehr mobile Devices wie Tab-
lets und Smart Phones erobern die Welt der Anwender. Zum anderen fordern
Unternehmen höchste Flexibilität und Verfügbarkeit ihrer Daten bei überschauba-
ren Investitionskosten; die Erwartungen, auch unternehmenskritische Software in
der Cloud laufen lassen zu können, sind unüberhörbar. Deshalb lagen die Schwer-
punkte bei der Weiterentwicklung der neuesten Version von Microsoft Project auf
den Themen Cloud, Mobilität, Devices und Flexibilität.
Ein kurzer Blick auf die Entwicklungsgeschichte von Microsoft Project hilft, die
aktuelle Entwicklung besser einzuordnen: Die erste Version der Projektmanage-
ment-Software Microsoft Project für DOS erschien bereits 1984, sechs Jahre später
die erste Version für Windows. Im Jahr 2000 kam mit dem Microsoft Project Central
Server ein erstes vernetztes Client/Server-Produkt. Im Jahr 2002 wurde daraus der
Microsoft Project Server, der in den weiteren Versionen umfangreich erweitert und
an neue Anforderungen angepasst wurde. Ein zentraler Baustein war hier die
ergänzende Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint. So konnten nicht nur Pro-
jekte und Ressourcen optimal geplant werden, sondern es wurde möglich, ein pro-
jektbegleitendes Werkzeug für das Kommunikations-Informationsmanagement für
eine optimale Zusammenarbeit im Projektteam bereitzustellen. Nicht nur das reine
Erstellen von Balkenplänen stand im Vordergrund, vielmehr konnte nun auch auf
die Anforderungen einer Projektorganisation eingegangen werden. Nach der Ver-
sion 2002 erschien rasch der Project Server 2003. Mit der Version 2007 kam der
Portfolio-Server optional hinzu. Mit Project Server 2010 wurden SharePoint und
das Portfoliomanagement komplett integriert und das Projektantragswesen hinzu-
gefügt. Somit wurde die Idee einer durchgängigen Enterprise-Projektmanagement-
Lösung vom Antrag, über die Auswahl der Planung bis zur Realisierung umgesetzt.
Mit der nun vorliegenden neuen Version von Microsoft Project hat Microsoft auf
die aktuellen IT-Trends reagiert und den Project Server 2013 zum ersten Mal als voll
funktionsfähigen Cloud Service unter dem Namen Project Online als Mietmodell
auf den Markt gebracht. Damit einhergehend ist auch der Client als Mietmodell
unter dem Namen Project Pro für Office 365 verfügbar, kann aus der Cloud herun-
tergeladen und auf einem Windows-PC installiert werden. Die Project Web App ist
stark aufgewertet worden und hat viele zusätzliche Funktionen bekommen, um
direkt in Project Online oder dem Project Server über unterschiedliche Browser
Projekte aufzusetzen und zu editieren. Als Projektmanagement-Light bezeichnet
Microsoft die Möglichkeit, Projektmanagement direkt in Verbindung mit Project
Professional 2013 und SharePoint 2013 aufzusetzen; dafür ist beispielsweise die Syn-
chronisierung zwischen SharePoint und dem Project-Client deutlich verbessert
worden.
9
Vorwort
Microsoft Project ist somit in der Kombination der einzelnen Produkte eine flexible
Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), aber auch für die täg-
lichen Aufgaben geeignet. Das vorliegende Buch richtet sich speziell an Projektleiter
und Projektmitarbeiter und ist durch seine Übersichtlichkeit eine ideale Schu-
lungsunterlage.
Mein besonderer Dank gilt dem Autorenteam dieses Buchs, das eindrucksvoll seine
langjährige Erfahrung in der Beratung und Implementierung von Microsoft Pro-
ject unter Beweis stellt – einer wirklich lesenswerten und sehr hilfreichen Lektüre.
Stephan Fasshauer
Microsoft Deutschland GmbH
Produkt Marketing Manager Project und Visio
