Einführung in die Organisation: Modelle — Verfahren — Techniken

189 Pages·2002·7.48 MB·German

by  Götz Schmidt (auth.)

G6tz Schmidt
EinfUhrung in die Organisation
G6tz Schmidt
Einfuhrung
in die Organisation
Madelle - Verfahren - Techniken
2., aktualisierte Auflage
GABLER
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Ein Titeldatensatz fur dlese Publikation ist bei
Der Deutschen Blbliothek erhaltlich
Prof. Dr. Gotz Schmidt ist Geschaftsfuhrer der Ibo Beratung und Training GmbH sowle der ibo Software
GmbH und seit 30 Jahren als Trainer und Berater tabg mit den Schwerpunkten Organisation und
Fuhrung Er ist auBerdem Honorarprofessor an der RWTH Aachen
1 Auflage September 2000
2 Auflage September 2002
Nachdruck April 2003
Nachdruck November 2003
Aile Rechte vorbehalten
© Betriebswlrtschaftlicher Verlag Dr Th Gabler GmbH, Wiesbaden 2002
Lektorat Ulnke Lorcher
Der Gabler Verlag 1St eln Unternehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSprlnger
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und Verarbeltung in elektromschen Systemen
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw in dlesem Werk
berechbgt auch ohne besondere Kennzelchnung mcht zu der Annahme, dass solche Namen 1m
Slnne der Warenzelchen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher
von Jedermann benutzt werden durften
Umschlaggestaltung Ulnke Weigel, www CorporateDesignGroup de
Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier
ISBN 978-3-409-21504-6 ISBN 978-3-322-90885-8 (eBook)
DOl 10.1007/978-3-322-90885-8
Vorwort
Dem Leser solI ein Uberblick geboten werden iIber das breite Thema Organisation und
die darmt verbundenen Fragestellungen.
Nach der Klarung des Begnffes Organisation wird ein Gesamtmodell entwickelt, das als
Leltfaden fur das gesamte Werk dienen solI. Alle spater behandelten Tellthemen lassen
sich m dIesen Rahmen emordnen, der als ibo Modell der organisatorischen GestaItung
in der WIrtschaftspraxis heute welt verbreltet 1St.
In einem weiteren grundlegenden Kapitel wird die Organisation in den Gesamtzusam
menhang der Unternehmensfuhrung emgebettet - insbesondere werden dIe BezIehungen
von Strategle, Kultur und Technik zur Struktur (OrgamsatIon) heraus gearbeitet. Gestal
tungsprinziPlen und Gestaltungsbedmgungen der Organisanon schlieBen dleses Kapitel
abo
In welteren Kapiteln werden dIe Elemente der Orgamsation und Formen der Verkmip
fung dieser Elemente 1m Uberbhck dargestellt, urn dann auf die Teilgeblete der soge
nannten AufbauorganlsatIon emzugehen. Dabel handelt es sich urn dIe Stellenbildung,
das Leitungssystem, das Informanonssystem, das Kommumkationssystem und das Sach
IDlttelsystem. Insbesondere dIe StellenbIldung und das Leltungssystem werden ausfuhr
hcher behandelt, die resthchen Teilsysteme 1m Uberbhck dargestellt.
Ein weiteres Kapitel ist der Prozessorganisation gewidmet, das hier getrennt erbrtert
wird, obwohl dem Autor der unlosbare Zusammenhang zur AufbauorgamsatlOn bewusst
1St.
Ein Uberblick tiber die Organisationsmethodik folgt. Hier wird das planmaBige Vorge
hen in Organlsationsprojekten behandelt. AuBerdem wlfd eine Uberslcht der Techmken
geboten, dIe eine planmaBlge OrgamsatIonsarbeit unterstutzen konnen.
Das Buch wird abgeschlossen mit einer - viel zu kurzen - Darstellung der Rolle des
Menschen in der Orgamsationsarbelt.
Das Werk wendet sich an Studierende unterschiedlicher Disziplinen, die sich einen
Uberbhck uber dleses Thema verschaffen wollen, und an Mltarbelter m Unternehmen
und Verwaltungen, dIe slch berufhch IDlt Organlsattonsfragen beschafttgen wollen oder
mussen. Es solI dazu beitragen, em vertieftes Verstandms fur die vlelschichtIge und fas
zlmerende Organisattonsdiszlphn zu schaffen, es solI HIlfen zur Losung konkreter Fra
gestellungen bieten und Hmweise geben, welche Quellen fur eine vertiefte Behandlung
geelgnet smd.
GOTZ SCHMIDT
Inhaltsverzeichnis
Vorwort ..................................................................................................................... .
1. Grundlagen der Organisation .......................................................................... 1
1.1 Begriffe ...................................................................................................... 1
1.1.1 Organisation .................................................................................... 1
1.1.2 DIsposItIon ....................................................................................... 5
1.1.3 Improvisation ................................................................................... 6
1.2 Bedeutung organisatorischer Regelungen in einer dynamischen Welt.. ... 7
1.3 Gesamtmodell der Organisation .............................................................. 10
2. Basis der organisatorischen Gestaltung ......................................................... 13
2.1 OrganIsation im GesamtzusanIIDenhang der Unternehmensfuhrung ...... 13
2.2 Situativer Ansatz der Organisation .......................................................... 14
2.3 Ziele der Organisation ............................................................................. 16
2.4 Gestaltungsprinzipien der Organisation .................................................. 20
2.5 Gestaltungsbedingungen der Organisation .............................................. 21
2.5.1 RestriktIonen ................................................................................. 21
2.5 .1.1 Intern gesetzte RestnktlOnen ...................................... 21
2.5.1.2 Extern gesetzte Restriktionen .................................... 22
2.5.2 Rahmenbedingungen ..................................................................... 23
3. Elemente, Beziehungen und Dimensionen der Organisation ...................... 2S
3.1 Elemente der Organisation ...................................................................... 25
3.1.1 Aufgaben ....................................................................................... 25
3.1.2 Aufgabentrager .............................................................................. 27
3.1.3 Sachmittel ...................................................................................... 29
3.1.4 Informationen ................................................................................ 29
3.2 Beziehungen der Organisation ................................................................ 30
3.2.1 Aufbaubeziehungen ....................................................................... 30
3.2.1.1 Stellenbildung ............................................................ 30
3.2.1.2 Leitungssystem ........................................................... 31
3.2.1.3 InformatlOnssystem .................................................... 31
3.2.1.4 KommunikatlOnssystem ............................................. 31
3.2.1.5 Sachmittelsystem ....................................................... 32
vm Inhaltsverzeichnis
3.2.2 Ablaufbeziehungen (Prozesse) ...................................................... 33
3.3 Dimensionen der Organisation ................................................................ 33
4. Stellenbildung ................................................................................................... 35
4.1 Begriff. ..................................................................................................... 35
4.2 Prinzipien der Stellenbildung .................................................................. 36
4.2.1 Emhelt von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung ................. 36
4.2.2 Freie oder gebundene Stellenbildung ............................................ 36
4.2.3 Zentralisauon und Dezentrallsation .............................................. 37
4.3 Stellenarten .............................................................................................. 39
4.3.1 Rangaspekt der Stellenblldung ...................................................... 40
4.3.1.1 Leitungsstellen ........................................................... 40
4.3.1.2 Ausfuhrungsstellen mit Reahsauonsaufgaben .......... .42
4.3.1.3 Stabsstellen ................................................................. 42
4.3.2 Aufgabenorientierte Stellenblldung .............................................. 43
4.3.2.1 Stellenbildung nach Verrichtungen ............................ 43
4.3.2.2 Stellenbildung nach Objekten ................................... .47
4.3.3 Bewertung der Vemchtungs- und ObJektzentrallsatlOn ............... .48
4.3.3.1 Bewertung der Verrichtungszentralisation ............... .48
4.3.3.2 Bewertung der Objektzentralisation ......................... .49
4.4 Regelung der Arbeitsteilung .................................................................... 50
4.4.1 Aufgabenwechse1 (Job Rotation) .................................................. 53
4.4.2 Aufgabenerwelterung (Job Enlargement) ..................................... 53
4.4.3 Aufgabenbereicherung (Job Enrichment) ..................................... 54
4.4.4 Autonome Arbeitsgruppen ............................................................ 55
4.5 Stellvertretung ......................................................................................... 58
4.6 Stellenblldung und Personalbemessung .................................................. 59
5. Leitungssystem ................................................................................................. 61
5.1 Definition ................................................................................................. 61
5.2 Leitungsspanne und Leitungstiefe ........................................................... 61
5.3 Grundmodelle des Leitungssystems ........................................................ 63
5.4 Primarorganisation ................................................................................... 64
5.4.1 Funkuonale OrganIsation .............................................................. 64
5.4.2 Objektorientierte Organisation ...................................................... 65
5.5 Sekundarorganisation .............................................................................. 71
5.6 Aufbauorganisatorische Entwicklungen .................................................. 73
Inhaltsverzeichnis IX
6. Informationssystem ......................................................................................... 78
6.1 Grundbegriffe .......................................................................................... 78
6.1.1 Nachrichten, Informationen, Redundanz, Daten ........................... 78
6.1.2 Beschreibung des Informationssystems ........................................ 80
6.1.2.1 Elemente und Beziehungen emes
Informationssystems .................................................. 80
6.1.2.2 InformatlOnsprozesse ................................................. 82
6.1.2.3 InformatlOns-und KommumkatlOnssystem ............... 83
6.2 Gestaltung des Informationssystems ....................................................... 84
6.2.1 Zusammenhange zwischen Informationsbedarf, -angebot und
-nachfrage ...................................................................................... 84
6.2.2 Informallonsbedarf ........................................................................ 86
6.2.2.1 Art des Informallonsbedarfes ..................................... 86
6.2.2.2 Enruttlung des Informallonsbedarfes ......................... 87
6.2.3 Informationsangebot. ..................................................................... 88
6.2.4 Informationsnachfrage ................................................................... 89
7. Kommunikationssystem .................................................................................. 91
7.1 Begriff. ..................................................................................................... 91
7.2 Bedeutung der Kommunikation .............................................................. 93
7.3 Modell der Kommunikation .................................................................... 95
7.4 SWrungen der Kommumkation ............................................................... 96
7.5 Beteiligte der Kommunikation ................................................................ 99
7.6 Personhche und technisch-unterstiitzte Kommunikation ...................... 100
7.7 Welsungsgebundene und weisungsungebundene Kommunikation ...... 100
7.7.1 Kommumkallonswege ................................................................. 101
7.7.2 HierarchIeuberlagemde Kommunikallonsbeziehungen
(Sekundarorgamsation) ............................................................... 104
7.8 Sprach-, Text-, Daten-und BIldkommumkation ................................... 104
8. Sachmittelsystem ............................................................................................ 106
8.1 Begriff. ................................................................................................... 106
8.2 Strategie, Struktur, Kultur und Technik ................................................ 108
8.3 Organisatorische Aufgaben beim Sachmitte1einsatz ............................. 110
8.4 Sachmitte1 und organisatorische Trends ................................................ 114
9. Prozessorganisation ....................................................................................... 116
X Inhaltsverzeichnis
9.1 Grundlagen ............................................................................................ 116
9.2 Ziele der Prozessorganisation ................................................................ 118
9.3 Von der Aufgabenanalyse zur Prozessorganisation .............................. 121
9.3.1 Grundfonnen von Prozessen ....................................................... 121
9.3.2 Darstellungsfonnen der Prozessorganisation .............................. 126
9.4 Optimieren von Prozessen ..................................................................... 133
9.4.1 Analyse und Wurdlgung von Prozessen ...................................... 133
9.4.2 Gestaltung von Prozessen ............................................................ 134
10. Methode nnd Techniken der Organisation ................................................. 136
10.1 Methode ................................................................................................. 136
10.1.1 Einordnung der Methode .......................................................... 136
10.1.2 Zlele methodischen Vorgehens ................................................. 137
10.1.3 ProJektablauf ............................................................................. 138
10.1.3.1 Planungszyklus ......................................................... 138
10.1.3.2 Projektphasen ........................................................... 143
10.1.4 Systemdenken ........................................................................... 148
10.1.4.1 Emordnung ............................................................... 148
10.1.4.2 Begnffliche Grundlagen .......................................... 148
10.1.4.3 Bestandteile des Systemdenkens (SEUSAG) .......... 150
10.1.5 Projektmanagement ................................................................... 155
10.1.5.1 Funkttonen ............................................................... 155
10.1.5.2 Pr0Jektaufbau ........................................................... 157
10.2 Techniken .............................................................................................. 161
10.2.1 Einordnung ................................................................................ 161
10.2.2 Organlsationstechmken ............................................................. 162
10.2.3 Managementtechnlken .............................................................. 164
11. Verhalten ....................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
11.1 Einordnung ............................................................................................ 165
11.2 Konflikte im Projekt .............................................................................. 166
11.3 Macht ..................................................................................................... 168
11.4 Wlderstande in der Organisationsarbeit ................................................ 169
Literatnrverzeichnis ............................................................................................ 173
Stichwortverzeichnis ........................................................................................... 177
1. Grundlagen der Organisation
1.1 Begriffe
1.1.1 Organisation
Der Begnff "Organisation" wird im tagltchen Sprachgebrauch sehr untersch1edlich ver
wendet. "Orgamsiere Ill1r mal ernen PC" kann z.B. bedeuten, beschaffe Ill1r einen Perso
nal Computer, unter Umstanden sogar mit dem Unterton "mcht auf dem formell vorge
sehenen Weg". Die Formulterung "er 1st organis1ert" bedeutet mcht etwa, dass dIeser
Mensch serne Belange geordnet halt, sondem dass er M1tglied einer Gewerkschaft 1St.
Wiederum anders verstehen normalerweise Soziologen den Organisationsbegriff. Sie be
ze1chnen jede zlelonentlerte Instltution - erne Behorde, eine Untemehmung oder eine
Gewerkschaft - als Organ1satlon. Organisation im sozIOloglschen Srnne ist also em
Oberbegriff fur Instltutionen, in denen Menschen zu einem bestlmmten Zweck zusam
menarbe1ten, beispielsweise um Burgem Dienste zu erbringen, Autos herzustellen oder
Interessen von Mitghedem zu vertreten.
Von all diesen Begriffsverwendungen solI der betriebswirtschaftliche Organisationsbe
gnff abgegrenzt werden. Ole Inhalte der OrganIsatIOn sol1en an einem BeispIel verdeut
hcht werden.
Ein groBer Nahrungsmittelliersteller, der am Markt sehr erfolgreich gearbeitet und hohe
finanz1elle Uberschusse erz1elt hat, beschheBt, slch auf das Kemgeschaft zu konzentrie
ren und den Trarningsbere1ch, der rn der Personalabteilung angesiedelt 1St, auszughe
demo Das hegt insofem auf der Hand, als schon b1sher die Veranstaltungen auch fur M1t
arbeiter anderer Untemehmungen geoffnet waren.
Ein qualifizierter M1tarbeiter aus der Personalabteilung, Herr Appel, der ein betriebs
wirtschafthches Studium abgeschlossen hat, wrrd zum Geschllftsfuhrer der neu gegrun
deten Gesellschaft Alltrain gemacht. Das vorhandene SeIll1narangebot wird erngebracht.
Das Management des N ahrungslllittellierstellers erwartet von Herro Appel, dass er nach
einer Anlaufphase von em blS zwei Jahren erne Rend1te von ca. 10 % nach Abzug der
Steuem auf das erngesetzte Grundkapital erwlrtschaftet. AuBerdem wird em jahrliches
Umsatzwachstum von 10 - 12 % erwartet.
2 Grundlagen der Organisation
Herr Appel ist vollig frei m seinen Entsche1dungen, wie er d1ese Zlele erreicht. Er sturzt
sich in dIe Arbeit und beschafft Raume, stellt MItarbelter em bzw. wandelt bestehende
Vertrage urn und weIst den MItarbeltem Aufgaben zu, kauft Einnchtungsgegenstande,
besucht Lieferanten fur Drucksachen, baut einen Emkauf auf usw.
Anhand dieser Beisp1ele solI die Frage geklart werden, was denn eigenthch Organisation
ist. Das folgende Schema solI dazu eme H1lfe b1eten.
Organi atori che Aufgaben Sonstige Fachaufgaben
- Ra.ume be ehaffen - Bedarf ermitteln - Vertrag ab chlieBen
- geeignete Lage be timmen - Umbauten oder Renovie-
- aehliehe Anforderungen, rung vergeben, uberwa-
z.B. An- und Abfahrten chen, bezahlen
von Fahrzeugen festlegen
- Ein tellen von Mit- - Bedarf nach Anzahl und - Werben, au wahlen neue
arbeitern Quali fi kation feststellen Vertrage formulieren, ein-
tellen au -und weiterbil-
den, betreuen
- Be uch von Liefe- - Verhandlungen und Ver-
ranten fUr Druck- trag ab ehli.i e
saehen
- Mitarbeiterein atz - Zuteilen von Aufgaben - SteILenbewertung (Lohn-
und Befugnissen Wei- bzw. Gehaltsfindung)
sungsrechte festlegen - Mitarbeiterfuhrung (Ifd.
- Information reehte und zi Igeriehtete Steuerung
-pfliehten bestimmen und Motivation)
- Einkauf aufbauen - Befugni e verteilen - Art und Menge des Be-
- Ablauf von der Bedarf er- darfs fe tlegen
mittlung bi zur Bezahlung - Art und Zeitpunkl der Be-
der eingegangenen Ware zahlung be timmen.
regeln.
Tab. 1.1 Organisations-und Fachaufgaben
Allgemein - und ein wenig abstrakt - gesagt werden Menschen, Sachmittel und Infor
mationen eingesetzt, urn bestimmte Aufgaben zu erfiillen. AIle MaBnahmen sol1en
dazu beitragen, das vorher bestimmte Zlel bzw. die Ziele moghchst gut zu erreiehen.
Werden derartige Regelungen getroffen; und zwar solche Regelungen, die nicht nur ei
nen Einzelfall betreffen sondem dauerhaft wirksam smd, wird das als Organisation be
ze1chnet. Dauerhaft wirksam heISt mcht eWlg. Die Regelung gilt so lange, W1e Sle
zweckmaBig 1St. Sie ist jedoch nieht von vomherem befristet oder gilt nur fiir einen
Einzelfall. Orgamsatorische Regelungen betreffen folgende Sachverhalte: