Table Of ContentProf. Dr. Ingolf Riede!
Prof. Dr. Gabriele Theuner
Betriebsorganisation
und Kommunikation
ISBN 978-3-409-92225-8 ISBN 978-3-663-13756-6 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-13756-6
©Springer Fachmedien Wiesbaden 1995
Ursprünglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1995.
Lektorat: Gabriele Staupe M.A.
Satz: SATZPUNKT Ursula Ewer!, Braunschweig
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen
Grenzen des Urheberrechts~etzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbeson
dere für Vervielfältigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in
elektronischen Systemen.
Die Deutsche Bibliothek-CIP-Einheitsaufnahme
Riede!, Ingolf:
Betriebsorganisation und Kornmunikation I Ingolf Riede!;
Gabriele Theuner.-Wiesbaden: Gabler 1995
(Gabler~Studientexte)
978-3-409-92225-8
NE: Theuner, Gabriele:
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
1. Grundbegriffe der Organisation
1.1 Begriff, Merkmale und Ziel der Organisation 1
1.2 Organisation, Improvisation und Disposition 5
1.3 Aufbau-und Ablauforganisation - Inhalt und Zusammenhang 6
1.4 Unternehmen als System 8
2. Aufbauorganisation 10
2.1 Aufgabenanalyse 10
2.2 Aufgabensynthese 16
2.3 Organisationsformen 25
2.4. Gestaltung von Informationssystemen 32
3. Ablauforganisation 37
3.1 Ziele der Ablauforganisation 37
3.2 Arbeitsanalyse 37
3.3 Arbeitssynthese 39
3.3.1 Personale Arbeitssynthese (Arbeitsverteilung) 40
3.3.2 Temporale Arbeitssynthese (Arbeitsvereinigung) 40
3.3.3 Lokale Arbeitssynthese 42
3.4 Darstellungstechniken der Ablauforganisation 43
3.4.1 Arbeitsanweisungen 43
3.4.2 Verbale Darstellungstechniken 44
3.4.3 Graphische Darstellungstechniken 47
3.4.4 EDV -gerechte Darstellungstechniken 48
4. Methode und Techniken der Organisation 51
4.1 Vorgehensmodell für den Organisator 51
4.2 Organisationsprozeß (Projektphasen) 52
53
4.2.1 Vorstudie
55
4.2.2 Hauptstudie
55
4.2.3 Teilstudien
4.2.4 Systembau (Realisierung) 56
57
4.2.5 Systemeinführung
57
4.2.6 Systemerhaltung
4.3 Organisationszyklus (Phasenzyklus) 58
4.3.1 Problemwahrnehmung I Auftragserteilung 58
60
4.3.2 Erhebung und Analyse
61
4.3.3 Kritische Würdigung
62
4.3.4 Zielbildung
4.3.5 Lösungsentwurf 62
4.3.6 Bewertung und Auswahl 62
4.4 Projektmanagement 63
4.5 Techniken der Systemgestaltung 68
4.5.1 Techniken der Erhebung 68
4.5.2 Techniken der Analyse 69
4.5.3 Techniken der Würdigung 69
4.5.4 Techniken der Zielbildung 69
4.5.5 Techniken des Lösungsentwurfs 70
4.5.6 Techniken der Bewertung 70
4.6 Organisationsentwicklung 70
5. Grundlagen betrieblicher Kommunikation 75
5.1 Kommunikation - allgemeiner Überblick 75
5.2 Formen und Methoden der mündlichen Kommunikation 78
5.3 Überblick über Kommunikationstechnologien 87
Lösungen der Aufgaben zur Selbstüberprüfung 89
Verzeichnis der Abbildungen und Tabellen 92
Literaturverzeichnis 93
Stichwortverzeichnis 95
Vorwort
Die in umfangreicher Dozenten-und Beratungstätigkeit der Verfasser gesammelten Er
fahrungen zeigen, daß komplexe organisatorische Zusammenhänge vom Studierenden
häufig schwer zu erfassen sind. Die Ursachen sind meist in einer isolierten Darstellung
organisatorischer Tatbestände zu suchen. In Aufbau und Inhalt des Studientextes wird
deshalb eine Ganzheitsbetrachtung versucht, auch wenn die einzelnen Teilbereiche (Auf
bau-, Ablauf-, Projekt-oder Informationsorganisation) getrennt behandelt werden müs
sen. Unter Angabe von Querhinweisen und Zusammenhängen wird dabei stets der Blick
für das Ganze ermöglicht.
Für das Verständnis komplexer Systeme -und jedes Unternehmen ist ein solches -er
scheint die Verwendung eindeutiger Definitionen und Aussagen unbedingt erforderlich.
Deshalb wird am Anfang und in den einzelnen Abschnitten ein gemeinsamer Begriffs
apparat geschaffen. Aus dem gleichen Grund wird auf jeglichen Lehrmeinungsstreit ver
zichtet.
Besonderer Wert wird auf eine anschauliche Darstellung der aufbau-und ablauforgani
satorischen Gestaltung sowie die Methode des Organisierens als standardisiertes Vorge
hensmodell gelegt. Da in der Wirtschaftspraxis die Anzahl und Komplexität der Orga
nisationsprojekte deutlich zunimmt, wird außerdem in einem Abschnitt zum Projekt
management die Arbeit mit Projekten am Beispiel systematisch aufgezeigt.
Anpassungen bzw. Veränderungen von Organisationen werden aus unterschiedlichen
Gründen erforderlich. Deshalb schließt dieser Teil Betriebsorganisation mit Betrachtun
gen zur Organisationsentwicklung von Unternehmen ab.
Information und Kommunikation sind für die Organisation von größter Bedeutung. Oh
ne Informationen ist ein Wirtschaften im Unternehmen nicht denkbar; Informationen
sind Existenzgrundlage jedes Unternehmens. Erst durch das Senden, Empfangen, Spei
chern und Verarbeiten der Informationen, also die Kommunikation, wird die Vorausset
zung zur Aufgabenerfüllung im Unternehmen geschaffen. Der zweite Teil soll deshalb
wesentliche Gesichtspunkte betrieblicher Kommunikation verdeutlichen und dem Stu
dierenden einen Überblick über moderne Kommunikationstechnologien verschaffen.
Der Teil Betriebsorganisation wurde von Ingolf Riede! erarbeitet, der Teil Kommunika
tion von Gabriele Theuner.
März 1995 Die Verfasser
1. Grundbegriffe der Organisation
Lernziele:
Sie können die Zusammenhänge und Unterschiede zwischen Organisation, Im
provisation und Disposition aufzeigen sowie den Zusammenhang von Aufbau
und Ablauforganisation erläutern.
1.1 Begriff, Merkmale und Ziel der Organisation
Der Begriff "Organisation" wird sowohl in der Umgangssprache als auch aus betriebs
wirtschaftlicher Sicht sehr unterschiedlich verwendet. Wenn wir den Organisationsbe
griff auf das Unternehmen als Teil der Wirtschaft beziehen und damit eine Ein-und Ab
grenzung zur Verwendung im täglichen Sprachgebrauch vornehmen wollen, so finden
wir vor allem die folgenden drei Begriffsinhalte:
(1) Organisation als Tätigkeit des Organisierens
Jedes Unternehmen ist ein zielorientiertes sozio-technisches System. Es ist ein künstlich Funktionaler
von Menschen geschaffenes Organisationsgebilde, in dem Menschen und Sachmittel als Organisations
Elemente dieses Systems und die Beziehungen zwischen den Elementen (zum Beispiel begriff
Informationsbeziehungen) strukturiert werden müssen.
Wie geschieht dies praktisch? Es werden Regelungen und Handlungsanweisungen erar Organisations
beitet. Die Aktivitäten der Menschen, der Einsatz der Sachmittel (zum Beispiel Maschi funktion
nen) und die Verarbeitung von Informationen werden geordnet bzw. strukturiert. Im
Unternehmen wird somit eine "künstliche Ordnung" bzw. Struktur geschaffen. Diese
organisatorische Tätigkeit, die neben Leitung und Planung von außerordentlicher Be
deutung für die Zielerreichung jedes Unternehmens ist, kann auch als Organisations
funktion bezeichnet werden. Sie umfaßt alle Aufgaben praktischer Organisationsarbeit
im Unternehmen.
Zusammenfassend können wir feststellen: Das Unternehmen wird organisiert.
(2) Organisation als Organisationsgebilde
Jede zielorientierte Institution, gleichgültig ob Behörde, Gewerkschaft, die UNO oder ein Institutionaler
Verband, ist eine Organisation. Damit wird der Begriff Organisation auch als Sammet Organisations
bezeichnung für alle sozialen Systeme verwendet. Kennzeichnend für diese Institutionen begriff
ist, daß sie eine Struktur bzw. Ordnung aufweisen.
Gleiches gilt für das Unternehmen als Organisation. Insofern kann jede Institution genau Objekt des
wie jedes Unternehmen als Objekt des Organisierens angesehen werden. Organisierens
Wir halten fest: Das Unternehmen ist eine Organisation.
(3) Organisation als Ordnung
Instrumentaler Organisation wird auch im Sinne von Ordnung/Organisiertheit verwendet, die dem Ge
Organisations bilde Unternehmen im Ergebnis des Organisierens gegeben wird und sich in organisa
begriff torischen Regelungen und Handlungsanweisungen niederschlägt.
Insofern gilt: Das Unternehmen hat eine Organisation.
Die drei Begriffsinhalte werden gleichzeitig nebeneinander verwendet. Ihr konkreter In
halt ergibt sich aus dem Aussagezusammenhang.
Aufgabenträger Betrachtet man den Organisationsbegriff aus der Sicht der Elemente eines Systems, so
kann Organisation weiter wie folgt systematisiert werden:
(1) Menschbezogener Organisationsbegriff
Bei dieser Betrachtung werden die Menschen als personale Träger einer Organisation
(Aufgabenträger) in den Mittelpunkt gestellt. Organisationen, in denen vor allem Men
schen als Elemente des Systems bestimmend sind, sind soziale Systeme (zum Beispiel
Schule, Krankenhaus, Verband, Gewerkschaft). Die menschbezogene Organisation ist
vor allem Untersuchungsgegenstand der angewandten Psychologie, insbesondere der
Organisationspsychologie.
Formale und Aus dieser Sicht-in jedem Unternehmen werden vor allem Aufgabenbereiche der Men
informale schen gestaltet -führt die rein menschbezogene Betrachtung der Organisation zur Un
Organisation terscheidung in eine formale (auch formelle) und informale (auch informelle) Organisa
tion:
Formale Formale Gruppen sind Bereiche, Abteilungen, ständige oder zeitweilige Arbeitsgruppen
Organisation (Projektteams). Diese bewußt geschaffene Ordnung im Unternehmen, in der die Er
füllung der betrieblichen Aufgaben durch Aufgabenträger (Menschen) formal geregelt
wird, fällt vor allem in den Tätigkeitsbereich des Organisators im Unternehmen. Die for
male Organisation ist Ergebnis der Tätigkeit des Organisierens.
Informale Informale Gruppen entstehen zwischen Menschen mit gleichartigen Interessen, aber
Organisation auch infolge von Sympathie und/ oder gemeinsamen sozialen Merkmalen wie Alter, Ge
schlecht, Beruf, Dauer der Betriebszugehörigkeit Sie können sich innerhalb formaler
Gruppen, aber auch darüber hinaus bilden, also Menschen verschiedener Bereiche und
Ebenen verbinden. Das Leben in solchen Gruppen wird häufig maßgeblich bestimmt
durch sogenannte informale Führer. Solche Menschen erlangen infolge besonderer Be
liebtheit oder Tüchtigkeit eine informale Autorität, kraft derer sie in der Gruppe einen
meinungsbestimmenden Einfluß ausüben. Das gilt nicht nur für persönliche Fragen (zum
Beispiel Konflikte), sondern auch bezüglich der formal geregelten Leistungserbringung.
In jeder Gruppe bilden sich sogenannte informale Strukturen. Sie berühren die Rollen·
differenzierung, die Beziehungs-oder Bewertungsstruktur und die Kohäsion - den Zu·
sammenhalt -der Gruppen.
Erkenntnisse über informale Organisationen werden bewußt für die formale Organisa·
tionsgestaltung genutzt. Als einfaches Beispiel soll hier erwähnt werden, daß jeder Pro
jektverantwortliche bei der Zusammensetzung eines Projektteams als zeitweilige Arbeits
gruppe die Erfahrungen über informale Organisationen nutzen sollte, um über die "rich·
tige" Gruppenbildung unerwünschte Konflikte zu vermeiden und gewollte positive
Erscheinungsformen (wie Wetteifer, Identifikation und Kooperation) zu verstärken.
2
(2) Mensch-/sachbewgener Organisationsbegriff
Das Unternehmen ist vielmehr ein Paradebeispiel für sozio-technische Systeme, also ei
ne Mischform. Daher müssen wir Organisation stets im Sinne einer mensch-I sachbezo
genen Begriffsauffassung definieren (vgl. Weidner, Organisation, S.1 9):
Organisation ist ein ganzheitliches zielorientiertes System dauerhafter Strukturen, Organisation
durch welche die Aufgabenbereiche der Aufgabenträger festgelegt werden(= Auf
bauorganisation) und eine rationelle Aufgabenerfüllung gewährleistet wird (= Ab
lauforganisation).
Neben der Differenzierung in Aufbau- und Ablauforganisation (vgl. Abschnitt 1.4) weist Merkmale von
die Definition auf folgende wesentliche Merkmale (Eigenschaften) von Organisationen hin: Organisationen
Jede organisatorische Tätigkeit zwingt zu einer ganzheitlichen Betrachtung. Dieser Ganz Ganzheitlich
heitsbetrachtung liegt das Prinzip zugrunde, ein zu organisierendes Objekt (zum Beispiel
die Fertigung) in den strukturellen und funktionalen Zusammenhang zu dem gesamten
System zu stellen (vgl. Abschnitte 1.4 und 4.1). Das erfordert, alle für die jeweilige Pro
blemstellung bedeutsamen Zusammenhänge aufzuhellen und das jeweilige Gestaltungs
feld bewußt abzugrenzen, das heißt, vernetzt und ganzheitlich zu denken.
Zielorientiertes Vorgehen ist wesentliche Eigenschaft jeder Organisation. Gerade da Zielorientiert
durch, daß ien gemeinsames Ziel angestrebt wird, das der ienzelne Mensch allein nicht
realisieren kann, wird ein Zusammenschluß der Menschen zur Organisation. Oft ist das
Ziel der einzige oder wichtigste gemeinsame Bezugspunkt aller Beteiligten (zum Beispiel
Partei). Das gemeinsame Ziel ist aber nicht hinreichend für eine Organisation. So stellen
die Passagiere eines Schiffes trotz gleichen Zielhafens keine Organisation dar.
Organisationen werden auf längere Dauer gegründet und gestaltet. Kurzfristige Zusam Dauerhaft
menschlüsse von Menschen, zum Beispiel Zuschauer einer Sportveranstaltung, stellen
noch keine Organisation dar.
Alle Organisationen weisen eine bestimmte formale Struktur auf, die sich in bestimmten Strukturiertheil
Regelungen, Ordnungen o. ä. ausdrückt. Dabei ist es unerheblich, ob diese Regelungen
schriftlich fixiert sind (zum Beispiel in Organisationsanweisungen) oder nur auf Ab
sprachen beruhen. Die Struktur muß keine zeitlich unbegrenzte Geltungsdauer haben,
sondern kann Veränderungen unterliegen (zum Beispiel durch Anpassungen and ie Um
welt oder Rtaionalisierungserfordernisse).
Jede Organisation besteht aus folgenden vier Elementen: Aufgabe und
Aufgabenträger
• der Aufgabe (als Kernelement der Organisation, denn ohne Aufgabe sind alle ande-
ren Elemente entbehrlich),
• den Aufgabenträgern (sind immer Menschen),
• den Sachmitteln (= Arbeitsträger zur Unterstützung derA ufgabenerfüllung) und
• Informationen (als wichtigstes Arbeitsmittel).
Die Gestaltung der Beziehungen bzw. Verknüpfungen zwischen den vier genannten Ele
menten der Organisation berührt neben dem aufbauorganisatorischen Aspekt (Festle
gung der Aufgabenbereiche der Aufgabenträger) die ablauforganisatorischen Gesichts
punkte jeder Unternehmensorganisation, woraus sichd as folgende Merkmal von Orga
nisationen definiert: rationelle Aufgabenerfüllung.
3
Dieses Merkmal der Organisation drückt aus, daß alle aufbau· und ablauforganisatori
Rationelle Auf·
schen Regelungen so zu treffen sind, daß ei~e rationelle Aufgabenerfüll~ng gewähr
gabenerfüllung
leistet wird. Organisatorische Maßnahmen bemhalten demnach so~ohl.dre Festlegung
der Aufgabenbereiche der Aufgabenträger, a~so was. von wem. zu !ersten r~t, als auch die
Festlegung wo, wann und in welcher sachhch-logrschen Rerhenf~lge ~lese Aufgaben
zu realisieren sind sowie in welchem Umfang. Inhalt ablauforgamsatonscher Regelun
gen ist es also, die zeitlich-räumliche Struktur .v o~ ~roz:ssen unter Beachtung der
Arbeitsmenge zu gestalten, wie es sich zum Bersprel m emem Netzplan zur Durch
führung komplexer Projektvorhaben in einem Unternehmen darstellt.
Gestaltungs· Zusammenfassend können wir feststellen, daß der Inhalt organisatorischer Maßnahmen
inhalt jeder stets darauf gerichtet ist,
Organisation
• Elemente (Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel, Infonnationen) so miteinan
der zu verknüpfen, daß die
• Beziehungen (Aufbau- und Ablaufbeziehungen) zwischen diesen Elementen unter
Beachtung der
• Kriterien Raum, Zeit und Menge optimal gestaltet werden.
Organisations· Diese Formulierung der "optimalen Gestaltung" drückt ganz allgemein bereits das Ziel
ziele in der organisatorischer Tätigkeit in der Praxis aus. Im einzelnen können Organisationsziele
Praxis aber viel differenzierter sein, zum Beispiel:
• Es muß die geforderte Qualität der Aufgabenerfüllung gewährleistet sein.
• Es sollen die Kosten in einem Bereich durch Reorganisation gesenkt werden, da sie
im Verhältnis zu vergleichbaren Betriebsteilen zu hoch sind.
• Es muß die Arbeitszufriedenheit erhöht werden, da bei Austrittsütterviews häufig ein
schlechtes Arbeitsklima infolge ungenügender Kompetenzabgrenzungen als Kündi
gungsgrund angegeben wird.
Zielhierarchie Organisationsziele müssen stets aus der obersten Zielsetzung von Unternehmen abgelei
von Unter· tet werden. Im Ergebnis eines Zielbildungsprozesses werden die Ziele eines Unterneh
nehmenszielen mens (zum Beispiel Wachstum des Unternehmens, langfristige Gewinnmaximierung)
unterschiedlich konkretisiert und schlagen sich zum Beispiel in Zielen einzelner Funk·
tionsbereiche (wie Produktion, Absatz) nieder. Die so entstehende Zielhierarchie von Un·
ternehmenszielen ist Ausgangspunkt für Unternehmensorganisation die Organisations
ziele leiten sich somit aus Unternehmenszielen ab. Die Gesamtheit aller organisatori·
sehen Maßnahmen ergibt sich also stets aus den Unternehmenszielen. Insofern sind sie
den Unternehmenszielen nachgeordnet Man könnte die Organisationsziele auch als in·
strumentale Ziele bezeichnen, da sie darauf gerichtet sind, die Leistungsziele des Unter
nehmens besser bzw. rationeller zu erreichen.
Organisations· Organisationsziele benennen also den Beitrag organisatorischer Maßnahmen zur Erfül
ziele lung der Unternehmensziele. Da auf die Erreichung der Unternehmensziele eine Vielzahl
von Faktoren Einfluß hat (zum Beispiel die Marktbedingungen, Produktentwicklungen),
ist der Beitrag der Organisation auf diese nur schwer eindeutig zu bestimmen. Insofern
ergibt sich bei vielen organisatorischen Maßnahmen die Schwierigkeit, den Nutzen die·
ser für die Erreichung der Unternehmensziele eindeutig und kausal nachzuweisen. Nur
dann, wenn Organisationsziele operational sind, das heißt als Maßstab zur Bewertung
herangezogen werden können, kann man den Nutzen dieser Maßnahmen relativ genau
bestimmen.
4
