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Modernos
PRINCÍPIOS E TÉCNICAS
A
6 EDIÇÃO
T. R. Schellenberg
ISBN — 978-85-225-1006-1
Título do original em inglês: Modern archives: principles and techniques
(Chicago, USA, The University of Chicago Press)
Copyright © 2006 T. R. Schellenberg
Direitos para a edição em língua portuguesa cedidos pelo Arquivo Nacional
à Fundação Getulio Vargas. A reprodução não autorizada desta publicação,
no todo ou em parte, constitui violação do copyright (Lei no 9.610/98).
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Impresso no Brasil / Printed in Brazil
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1 edição — 1973; 2 tiragem — 1974; 2 edição — 2002; 3 edição — 2004;
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4 edição — 2004; 5 edição — 2005; 6 edição — 2006
Conversão para eBook: Freitas Bastos
Revisão: Fatima Caroni e Sandra Pássaro
Capa: Visiva Comunicação e Design
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca
Mario Henrique Simonsen/FGV
Schellenberg, T. R. (Theodore R.), 1903-1970
Arquivos modernos: princípios e técnicas / T. R. Schellenberg; tradução de
Nilza Teixeira Soares. — 6. ed. — Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.
388p.
Tradução de: Modern archives: principles and techniques.
Inclui bibliografia e índice.
1. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Fundação Getulio Vargas. II.
Título.
CDD — 651.5
Sumário
Capa
Folha de Rosto
Créditos
Apresentação da edição original
Prefácio do autor
Apresentação da primeira edição brasileira
Apresentação da nova edição de Arquivos modernos
Nota da tradutora
Parte I - Introdução
Capítulo 1 - Importância dos arquivos
Arquivos nacionais
Razões para a instituição de arquivos públicos
Capítulo 2 - Natureza dos arquivos
Definições
Elementos das definições
Definição de arquivos modernos
Capítulo 3 - Paralelo entre biblioteca e arquivo
Diferenças no acervo
Diferenças nos métodos
Capítulo 4 - Interesses do arquivo de custódia na administração
dos arquivos correntes
Interesse quanto aos métodos de guarda
Interesse quanto ao descarte
Parte II - Administração de arquivos correntes
Capítulo 5 - Pontos essenciais da administração de arquivos
correntes
Natureza dos documentos modernos
Natureza das atividades
Natureza da organização
Capítulo 6 - Controle da produção de documentos
Simplificação das funções
Simplificação dos métodos de trabalho
Simplificação da rotina de documentação
Capítulo 7 - Princípios de classificação
Elementos da classificação
Práticas de classificação
Princípios de classificação
Capítulo 8 - Sistemas de registro
Evolução dos sistemas
Características dos sistemas
Capítulo 9 - Sistemas americanos de arquivamento
Origem dos sistemas
Evolução dos sistemas modernos
Tipos modernos de sistemas de arquivamento
Capítulo 10 - Destinação dos documentos
Tipos de descrição
Instrumentos de destinação
Operações de destinação
Parte III - Administração de arquivos de custódia
Capítulo 11 - Pontos essenciais da administração de arquivos de
custódia
Natureza dos arquivos modernos
Natureza das atividades
Natureza da autoridade
Natureza da organização
Capítulo 12 - Avaliação dos documentos públicos modernos
Valores dos documentos
Valores probatórios
Valores informativos
Conclusões
Capítulo 13 - Preservação de documentos
Equipamento de armazenagem
Equipamento de restauração
Alternativas para a restauração
Capítulo 14 - Princípios de arranjo de arquivos
Evolução dos princípios de arranjo na Europa
Evolução dos princípios de arranjo na América
Conclusões
Capítulo 15 - Arranjo de papéis ou arquivos privados
Tipos de coleções
Componentes das coleções
Arranjo das coleções
Arranjo dos componentes das coleções
Sistemas de notação
Capítulo 16 - Descrição de arquivos públicos
Instrumentos de busca europeus
Instrumentos de busca americanos
Capítulo 17 - Descrição de papéis ou arquivos privados
Caráter do programa de descrição
Unidades e elementos de descrição
Descrição dos grupos
Descrição das séries
Descrição das unidades documentárias
Descrição dos assuntos
Descrição do todo
Capítulo 18 - Programa de publicações
Responsabilidade pelas publicações
Formas de publicação
Capítulo 19 - Serviço de referência
Política de acesso aos documentos
Política de uso dos documentos
Referências bibliográficas
Apresentação da edição original
OS RESPONSÁVEIS PELO PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO de novos programas de
organização de arquivos em países novos como a Austrália, por
exemplo, têm-se ressentido da falta de trabalhos autorizados que se
ocupem dos problemas peculiares aos documentos modernos, bem
como de problemas agravados por tais documentos. A alta qualidade e
autoridade dos trabalhos ingleses, e europeus de um modo geral,
dedicados principalmente a documentos antigos têm tolhido o estudo
e a experiência necessários ao controle de documentos modernos de
países mais novos. Apesar disto, há indícios de que alguns países mais
novos estão de fato invadindo esse novo terreno. A obra do dr.
Schellenberg é, por conseguinte, bem-vinda e muito oportuna. Sem
descurar dos aspectos tradicionais da administração de arquivos,
dedica especial atenção aos novos problemas com que se deparam os
arquivistas.
Justifica-se plenamente que este livro tenha surgido nos Estados
Unidos, onde já foram encontradas muitas soluções para tais
problemas, especialmente no Arquivo Nacional, cuja liderança tem
sido um traço marcante na evolução da teoria e prática da arquivística.
Justifica-se, igualmente, que esta obra seja consequência direta de
uma visita patrocinada pelo programa Fullbright, cujo objetivo é o
intercâmbio de conhecimentos entre os Estados Unidos e outros
países. Desejaríamos, pois, que a utilidade e influência deste livro se
estendesse não só aos países que têm sistemas arquivísticos já
definidos, mas, também, àqueles cujo rápido desenvolvimento político
e social esteja a exigir novas ideias e técnicas em todos os setores da
administração e na organização de sua vida intelectual, em geral. Os
Estados recém-criados preservaram os documentos oficiais, no
passado, com o intuito de fortalecer o crescente sentimento de
nacionalismo, assim como o fizeram as nações já firmadas para
documentar acontecimentos de relevo. Na Austrália, por exemplo, o
governo federal criou, em 1942, um sistema de arquivos, movido pela
consciência do sacrifício daquela nação na II Guerra Mundial, bem
como do perigo que aquela crise internacional representava para os
próprios documentos. É de se esperar que as sucessivas crises
provocadas pela descoberta da energia atômica exerçam efeito
semelhante quanto à preservação dos arquivos no futuro, a menos que
percamos inteiramente a fé em nossa civilização. Em verdade, um dos
sérios problemas que o arquivista enfrenta nas suas relações com a
administração e com o público, em geral, é justamente essa incerteza.
De fato, a atitude do governo e do público em relação à preservação
dos arquivos é um índice de nossa fé no futuro. A influência da obra do
dr. Schellenberg deve ser a mais ampla em virtude da atenção por ele
dispensada aos atuais problemas da teoria e da prática arquivística.
Oriundos, com frequência, do crescimento universal da organização
econômica e social que demanda novos controles por parte dos
governos, e do desenvolvimento nos meios de comunicação de ideias,
refletem uma relação nova e mais aproximada entre o trabalho de
arquivo e o que se passa no mundo. Os arquivos não são, de maneira
alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos. A qualidade
essencial dos arquivos está em que registram não só as realizações,
mas também os processos pelos quais foram efetuadas. Por
conseguinte, como a organização de nosso sistema de vida atual, tanto
no âmbito oficial como no particular, torna-se cada vez mais
complexa, os arquivos assumem maior importância, quer como
precedente para o administrador, quer como registro para o
pesquisador e historiador. Além disso, os encarregados de empresas
importantes, tanto oficiais como particulares, estão reconhecendo a
eficácia e economia que resultam da boa administração de
documentos de uso corrente, e da íntima relação existente entre esta e
a administração de arquivos permanentes. Assim, este livro deve
igualmente interessar ao funcionário público e ao administrador de
empresa e transmitir-lhes conhecimentos quanto às práticas
arquivísticas.
Segundo o autor, este livro é, de certo modo, produto de seu
trabalho na Austrália. Os que, como nós, contribuíram de algum modo
para que fosse escrito, desejamos testemunhar-lhe nossos
agradecimentos por complementar de maneira tão importante a
grande influência que sua visita teve em toda a nação, e por permitir
que nos associássemos, ainda que indiretamente, a essa grande
contribuição para o conhecimento mundial da arquivologia.
H. L. White
Bibliotecário-arquivista da Austrália
Camberra, 18-1-1956
