Table Of ContentVDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion Vertrieb (Hrsg.)
Angebotsbearbeitung-Schnittstelle zwischen Kunden und Lieferanten
Springer-Verlag Berlin Heidelberg GmbH
VDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion Vertrieb (Hrsg.)
Angebotsbearbeitung -
Schnittstelle zwischen
Kunden und Lieferanten
kundenorientierte Angebotsbearbeitung
für Investitionsgüter·
und industrielle Dienstleistungen
Mit 90 Abbildungen
, Springer
VDI-EKV
VDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion Vertrieb
Graf-Recke-Straße 84
D-40239 Düsseldorf
Professor Dr. MICHAEL KLEINALTENKAMP (Reihenherausgeber)
Freie Universität Berlin
Institut für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre
Weiterbildendes Studium Technischer Vertrieb
Fachbereich Wirtschaftswissenschaften
Altensteinstr. 48
D -14195 Berlin
ISBN 978-3-642-63638-7
Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme
Angebotsbearbeitung -Schnittstelle zwischen Kunden und Lieferanten: kundenorientierte
Angebotsbearbeitung für Investitionsgüter und industrielle Dienstleistungen 1 Hrsg.: VDI-EKV.
Reihenherausgeber: Michael Kleinaltenkamp. -Berlin; Heidelberg; NewYork; Barcelona; Hongkong;
London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio: Springer, 1999
(VDI-Buch: Praxis des technischen Vertriebs)
ISBN 978-3-642-63638-7 ISBN 978-3-642-58543-2 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-642-58543-2
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© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 1999
Ursprünglich erschienen bei Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York 1999
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Angebotsbearbeitung fur Investitionsguter und industrielle Dienstleistungen
Vorwort
Zu einer systematischen Markt-und Angebotsbearbeitung bedarf es einer effektiven Zusam
menarbeit des VertriebsauBen-und -innendienstes und des Kundendienstes sowie einer
sorgfaltigen Erfassung und Pflege aller Daten iiber Markte, Kunden, alte Angebote und
durchgefiihrte Auftrage. Realisierl wird dies durch eine mil den Milarbeilern gemeinsam
erarbeitete Team-Organisation, die vernetztes Denken und unternehmerisches Verhalten for
dert, sowie durch die schrittweise Einfiihrung eines Informationssystems auf dezentraler
EDV-Basis, dessen Akzeptanz durch den Nutzen fiir jeden Beteiligten und den meBbaren
Erfolg sichergestelll wird.
Basis solcher Erfolge ist die systematische Gestaltung, Durchfiihrung und Steuerung von
Vertriebsprozessen wie der Angebotsbearbeitung, deren einzelne Arbeitsschritte und
Methoden im vorliegenden Buch dargestellt werden. Organisatorische Aspekte schlieBen
die Gesamtbetrachtung der Thematik abo
Das im Fachbereich Technischer Vertrieb der VDI-EKV entstandene Fachbuch ersetzt den
1983 im VDI-Verlag erschienenen Titel "Angebotserstellung in der Investitionsgiiter
industrie".
In ehrenamtlicher Gemeinschaftsarbeit haben im Rahmen des Ausschusses "Angebotsbear
beitung" folgende Personen aktiv daran mitgewirkt:
• Wolfgang Geissler, Magellan Software GmbH, ladbergen
• Prof. Dr.-Ing. Hans Grabowski und Dipl.-Ing. Christoph Rzehorz, Institut fiir Rechneran
wendung in Planung und Konstruktion, Universitat Karlsruhe
• Dipl.-Ing. Thomas Grobel und Jochen Heel, Institut fiir Arbeitswissenschaft und Betriebs
organisation, Universitat Karlsruhe
• Dr.-Ing. Thomas Klevers und Dipl.-Ing. Yvonne Vormstein, GEPRO Ges. f. Produktions
technik und Organisation mbH, Aachen
• Dipl.-Ing. Reinhard Korsmeier, Monforts Service GmbH, Monchengladbach
• Prof. Dr.-Ing. Rainer Koch und Dipl.-Ing. Olaf Pliimer, Fachgebiet C.I.K., Gesamthoch
schule Paderborn
• Dipl.-Ing. Mathias Kromker, Bremer Institut fiir Betriebstechnik und Angewandte Arbeits
wissenschaften BIBA, Universitat Bremen
• Helmut Sebel, Verkauftrainer, Remscheid
sowie
• Dipl.-Ing. H. Dieter Moll, VDI-EKV, Diisseldorf.
Den genannten Mitarbeitern sei an dieser Stelle fiir ihren Einsatz und ihren wertvollen fach
lichen Input herzlich gedankt. Ein ganz besonderer Dank gilt Herrn Christoph Rzehorz fiir
die Zusammenfassung und Dokumentation des umfangreichen Stoffes sowie fiir die Ober
tragung in eine redaktionelle SchluBfassung.
Nicht unerwahnt bleiben soli auch die wertvolle Priifung des gesamten Textes auf prak
tische Relevanz und Anwendbarkeit durch Herrn Dipl.-Ing. Hatto Schneider von der Carl
Schenck AG in Darmstadt. Auch dafiir herzlichen Dank.
Vorwort VI
Diese Gemeinschaftsarbeit konnte nur durchgefUhrt werden, weil die beteiligten Unterneh
men und Hochschulinstitute das AusschuB-Projekt voll unterstiitzten und ihre Erfahrungen
und Erkenntnisse zur Verfugung stellten.
Aufgrund der Komplexitat des Gesamtbereiches der Angebotsbearbeitung im Investitions·
giitergeschaft kann das vorliegende Werk keine Patentrezepte fur einzelne Branchen oder
Unternehmenstypen bieten. Durch die methodische Aufarbeitung des Stoffes und viele
Anwendungsbeispiele, die sich in der Praxis bewahrt haben, vermittelt es jedoch eine Fulle
von Ideen fUr eine effektivere und kundenorientierte Gestaltung dieses elementar wichtigen
Bereiches im Vertrieb.
Dusseldorf, den 16. April 1998
Ing. Helmut Muller Prof. Dr.-Ing. Hans Grabowski
Vorsitzender des Fachbereiches Obmann des Ausschusses
Technischer Vertrieb Angebotsbearbeitung
Inhaltsverzeichnis
Einleitung ............................................................................................................................... 1
2 Grundlagen der Angebotsbearbeitung ............................................................................... 5
2.1 Aufbau und Formen von Angeboten ................................................................................... 5
2.1.1 Gliederung und Komponenten eines Angebotes .............................................................. 5
2.1.2 Angebotsformen .........................................................................., . ....................................... 8
2.2 Benotigte Informationen zur Angebotsbearbeitung ....................................................... 12
2.3 Systematische Erzeugnisgliederung ................................................................................. 19
2.4 Umsetzung des Angebots im Auftragsfall ........................................................................ 23
3 Ablauf der Angebotsbearbeitung ...................................................................................... 27
Die Analysemethode IDEFO ................................................................................................ 27
[AO] Angebot bearbeiten .................................................................................................... 30
[Al] Anfrage erfassen und klaren ...................................................................................... 31
[A2] Angebotsbearbeitung planen und steuern .............................................................. 33
[A3] Technische Losung erarbeiten ................................................................................... 34
[A4] Liefertermin bestimmen ............................................................................................ 35
[AS] Angebotspreis kalkulieren ......................................................................................... 36
[A6] Angebotsdokumentation erstellen ........................................................................... 37
3.1 Anfrageerfassung und -klarung ......................................................................................... 38
3.2 Anfragebewertung ..............................................................................................................4 1
3.3 Angebotsbearbeitung planen und steuern ...................................................................... 43
3.3.1 Ziele der Planung und Steuerung ...................................................................................... 43
3.3.2 Grundlagen der Planung und Steuerung .......................................................................... 44
3.3.3 Vorgehensschritte ............................................................................................................... 45
3.4 Technische Losungsfindung ............................................................................................... 47
3.4.1 Baukastensysteme .............................................................................................................. 48
3.4.2 Klassifikationssysteme ........................................................................................................ 48
3.4.3 Datenbanken .......................................................................................................................4 9
3.4.4 Expertensysteme ................................................................................................................. 50
3.5 Lieferterminbestimmung ................................................................................................... 50
3.5.1 Inhalt und Aufgaben derTerminplanung ......................................................................... 50
3.5.2 Voraussetzungen der Angebotsterminierung .................................................................. 52
3.5.3 Arten derTerminplanung ................................................................................................... 54
3.5.4 Vorgehensweise derTerminplanung ................................................................................. 57
VIII
3.6 Kalkulation und Preisbildung ............................................................................................. 57
3.6.1 Aufgaben der Angebotskalkulation .................................................................................. 58
3.6.2 Grundlagen der Kalkulation ............................................................................................... 58
3.6.3 Preisfindung und Preisbestimmung .................................................................................. 62
3.7 Erstellung der Angebotsunterlagen .................................................................................. 63
3.7.1 Informationsgrundlage der Angebotsunterlagen ............................................................ 64
3.7.2 Arten von Angebotsunterlagen und deren Nutzung ....................................................... 65
3.7.3 Gestaltung der Angebotsunterlagen ................................................................................ 67
4 Methoden der Angebotsbearbeitung ............................................................................... 73
4.1 Verfahren zur Anfragebewertung ..................................................................................... 73
4.1.1 Bildung von Kriteriengruppen ........................................................................................... 73
4.1.2 DurchfUhrung der Bewertung ........................................................................................... 83
4.1.3 Nutzwertanalyse ................................................................................................................. 84
4.2 Finden technischer Uisungen ............................................................................................ 86
4.2.1 Baukastenmethode ............................................................................................................. 89
4.2.2 VerschlUsselungsmethoden - Methoden und Hilfsmittel zur technischen
Uisungsfindung .................................................................................................................. 92
4.2.3 Datenbanken ..................................................................................................................... 103
4.2.4 Expertensysteme ............................................................................................................... 105
4.3 Verfahren und Hilfsmittel zur Lieferterminbestimmung .............................................. 109
4.3.1 Durchlauforientierte Terminierungsverfahren ............................................................... 109
4.3.2 Kapazitatsorientierte Terminierungsverfahren .............................................................. 111
4.3.3 Kombinierte Terminierungsverfahren ............................................................................. 113
4.3.4 Informationssysteme fUr die Terminplanung ................................................................. 117
4.4 Methoden der Kalkulation und Preisbestimmung ......................................................... 122
4.4.1 Ermittlung der Einzelkosten ............................................................................................. 122
4.4.2 Verrechnung der Einzel-und Gemeinkosten (Vollkostenkalkulation) ......................... 130
4.4.3 Aktualisierung der Kostenwerte ...................................................................................... 145
4.4.4 Preisfindung und Preisbestimmung ................................................................................ 147
4.4.5 EDV-UnterstUtzung bei der Angebotskalkulation .......................................................... 150
4.5 Hilfsmittel zur Erstellung der Angebotsunterlagen ....................................................... 153
4.5.1 Voraussetzungen zur Standardisierung der Angebotsunterlagen ............................... 154
4.5.2 Rationelle Erstellung der Dokumente ............................................................................. 154
5 Organisatorische Aspekte der Angebotsbearbeitung ................................................... 157
5.1 Grundlagen der Aufbauorganisation .............................................................................. 157
5.1.1 Struktur-und Gestaltungsprinzipien .............................................................................. 158
5.1.2 Gestaltung der Aufbauorganisation ................................................................................ 160
5.2 Aufbauorganisation der Angebotsbearbeitung ............................................................. 165
5.3 Stellenbeschreibung und Anforderungsprofile im Angebotswesen ............................ l72
6 Zusammenfassung ............................................................................................................ 175
IX
Anhang .................................................................................................................................................. 177
Anhang A: IDEFO-Methode ................................................................................................................. 177
Anhang B: Klassifikationssysteme ...................................................................................................... 179
Anhang ( : Klassifizierungsnummernsysteme .................................................................................. 180
Literaturverzeichnis ..............................................................................................................................1 83
XI
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1-1. Tatigkeiten und Ablauf der Angebotsbearbeitung in der Investitionsgiiterindustrie ........................................ 2
Abb. 1-2. Gliederung des Buches .................................................................................................................................................. 2
Abb. 2-1. Anforderungen und Randbedingungen bei der Angebotsbearbeitung ............................................................•.. 6
Abb. 2-2. Rationalisierungsstrategien in der Angebotsbearbeitung .................................................................................... 17
Abb. 2-3. Beispiel eines integrierten Systems zur Angebotserstellung ................................................................................ 19
Abb. 2-4. Gemischte Klassifizierungs-und Zerlegungshierarchie fOr Pumpen ................................................................... 20
Abb. 2-5. Erzeugnisgliederung einer Dtuckmaschine ............................................................................................................. 23
Abb. 2-6. Beispiel einer Angebotsdokumentation .................................................................................................................. 25
Abb. 3-1. Darstellung von Tatigkeiten und ihren Dateneinfliissen in IDEFO ....................................................................... 28
Abb. 3-2. Die Top-Down-Struktur der IDEFO-Methode .......................................•.................•................................................. 28
Abb. 3-3. Struktur der Ablaufe zur Angebotsbearbeitung ..................................................................................................... 29
Abb. 3-4.IDEFO-Diagramm - [AO] Angebot bearbeiten ......................................................................................................... 30
Abb. 3-5.IDEFO-Diagramm - [Al] Kundenanfrage erfassen und klaren ............................................................................. 32
Abb. 3-6.IDEFO-Diagramm - [A2] Angebotsbearbeitung planen und steuern .................................................................. 33
Abb. 3-7.IDEFO-Diagramm - [A3] Technische Liisung erarbeiten ........................................................................................ 34
Abb. 3-8.IDEFO-Diagramm - [A4] Liefertermin bestimmen ................................................................................................. 35
Abb. 3-9.IDEFO-Diagramm - [AS] Angebotspreis kalkulieren .....••..•.............•.....................••.........•.......•...................•......... 36
Abb. 3-10. IDEFO-Diagramm - [A6] Angebotsdokumentation erstellen ............................................................................. 38
Abb. 3-11. Kundenerwartungen und deren Erfullung ............................................................................................................ 39
Abb. 3-12. Angebotsterminierung ............................................................................................................................................. 51
Abb. 3-13. Miiglichkeiten der Kapazitatsabstimmung ........................................................................................................... 56
Abb. 3-14. Angebotskapazitat .................................................................................................................................................... 56
Abb. 3-15. Phasen der Terminermittlung ................................................................................................................................. 57
Abb. 3-16. Gliederung der Gesamtkosten in Einzel-und Gemeinkosten sowie in variable und fixe Kosten ..•........••.•.. 59
Abb. 3-17. Beispielfiir ein Begleitschreiben ............................................................................................................................. 68
Abb. 3-18. Beispiel fOr den Kernteil eines Angebotes ............................................................................................................. 69
Abb.4-1.lm Hierarchiebaum angeordnete Kriterien .............................................................................................................. 75
Abb. 4-2. Beispiel einer Bewertung nach dem Rangreihenverfahren .................................................................................. 75
Abb. 4-3. Praferenzmatrix fur das Beispiel aus Abb. 4-2 ......................................................................................................... 76
Abb. 4-4. Matrix mit Gewichtungsfaktoren .............................................................................................................................. 77
Abb. 4-5. Erweitertes Rangreihenverfahren ............................................................................................................................. 80
Abb. 4-6. Beispiel fOr eine Bewertung ....................................................................................................................................... 83
Abb. 4-7. Ablauf einer Nutzwertanalyse .................................................................................................................................... 84
Abb. 4-8. Konstruktionsphasen und -ergebnisse ..................................................................................................................... 87
Abb. 4-9. Produktklassifizierung nach Standardisierungsgrad ............................................................................................. 90
Abb. 4-10. Ausschnitt aus einem Baukastensystem fUr Textilmaschinen ............................................................................ 91
Abb. 4-11. Parallelnummernsystem .......................................................................................................................................... 94
