Quickstart PowerBi voor Financials 08.02.2018 Download

19 Pages·2017·1.31 MB·Dutch

Quick start
Power BI voor financials
FIN whitepaper
Door Filip van den Heuvel – Bart Kemp
Februari 2018
1 FIN Whitepaper • Februari 2018
Inhoud
Waarom Business Intelligence juist nú zo hot is 3
Waarom Power BI ? 4
Waar zit het addertje? 5
Eerst iets over de rollen binnen Power BI 6
Ons 8 stappen plan op hoofdlijnen 7
Tot slot 16
Questions and Answers 17
2 FIN Whitepaper • Februari 2018
Een leuk blog over deze
verandering (Engels) vind je hier:
Waarom Business Intelligence
juist nú zo hot is
https://goo.gl/oZ18mk
Sinds de jaren ‘90 is Business Intelligence (BI) in ontwikkeling, maar pas recent lijkt het echt door
te breken en toegankelijk te worden. In een drietal golfen zijn grote stappen gezet, die telkens hun
oorsprong vonden in technische innovatie.
De exponentieel toegenomen opslag- en rekencapaciteit van de laatsten jaren, in combinatie met
de gebruikersvriendelijkheid van de App-technologie, zorgt ervoor dat het nu heel snel gaat. Men
spreekt zelfs over “de democratisering van data” waardoor het besturen van organisaties zal gaan
veranderen.
3 FIN Whitepaper • Februari 2018
Waarom Power BI ? Wil je meer weten? kijk dan eens op
één van de volgende blogs:
• Het is gemaakt vanuit de eindgebruiker waardoor technische kennis minder van belang
is en het zeer gebruiksvriendelijk werkt;
• Power Bi is een Microsoft tool en daarom in het gebruik de natuurlijke evolutie van
Excel;
https://goo.gl/WgFAvj
• Microsoft investeert serieus in deze applicatie waardoor er veel nieuwe ontwikkelingen
zullen volgen;
• Een abonnement kost maar €10 per maand (Power BI Pro) en er is zelfs een gratis
versie. Een zeer beperkte investering dus vergeleken met bijvoorbeeld SAP BW;
• Je kunt het vrijwel geheel zelf implementeren en draaien, omdat het eenvoudig is en er
veel informatie online staat (YouTube, Microsoft, deze Whitepaper en veel forums).
• Eenvoudige koppeling met bronnen via meer dan 100 aanwezige veilige koppelingen;
https://goo.gl/q4dxCU
• Veel voorgeprogrammeerde visualisaties van landkaarten tot grafieken waardoor je
data gaat leven;
• Dashboards en rapportages delen met je collega’s kan simpel en veilig via een
webbrowser, een peer-to-peer connectie of gewoon op je smartphone;
• Gebruikers van dashboards en rapportages kunnen zelf veilig slicen en dicen in de
rapportages;
https://goo.gl/2NwVve
4 FIN Whitepaper • Februari 2018
1 2 3 4 5 6 7 8
Begin klein Kern team Gebruik de Connect met Organiseer Maak je Maak standaard Deel en interact
admin portal de database je werk dataset rapportages veilig met
rapportages
Waar zit het addertje?
Een BI-tool die standaard in Microsoft Office zit; te mooi om waar te zijn! Lukt het je om hiermee om te gaan, dan krijgt
Er moeten ook waarschuwingen gegeven worden: jouw organisatie voor een “prikje” een sterke
BI-tool. Jouw leven wordt makkelijker en je
• Een grootse opzet leidt vaak tot onbegrip, angst voor verandering en uiteindelijk maakt meer impact op de business. Wij geven
het verlies van focus; je een 8-stappenplan met vele tips voor een
succesvolle Power BI implementatie.
• Er blijven altijd afwegingen op het gebied van data integriteit, data security,
definities en server belasting;
• De relatie tussen IT en de gebruikers verandert als deze laatste groep zelf nog
zelfstandiger over de ruwe data beschikt;
5 FIN Whitepaper • Februari 2018
Eerst iets over Power BI Desktop Power BI Service Power BI Mobile
de rollen binnen
Power BI
Power BI Admin portal
De tools
De Super user maakt en beheerst de
dataset, maakt de rapportages en stelt deze
beschikbaar met de Power BI desktop.
De Admin beheerst de gebruikersrechten, De gebruikers bekijken de rapportages en dashboards
autorisatie en het systeem gebruik van alle via de Power BI service website en Power BI Mobile
gebruikers via de Power BI admin portal. app en kunnen hierin zelf aan de slag.
6 FIN Whitepaper • Februari 2018
Ons 8 stappen plan op hoofdlijnen
1 2 3 4 5 6 7 8
n
a
l
p
Begin klein Kern team Gebruik de Connect met Organiseer Maak je Maak standaard Deel en interact
n
admin portal de database je werk dataset rapportages veilig met
e
rapportages
p
p
a De stappen 1 en 2 doe je met je team. Voor stap 3 gebruik De stappen 4, 5, 6 en 7 vinden plaats in de Power Bi desktop. Stap 8, het delen van
t je de Power BI Admin de rapportages met
s Hiervoor heb je geen tool nodig. Dit gaat vooral over portal. Hier bepaal je In power BI desktop leg je de verbinding met je databron, schoon je je data anderen vind plaats via
“good practices” en goed beginnen. gebruiks-rechten, data op in de Query Editor, maak je een datamodel, en maak je de rapportages. Power BI service App
Daarmee zijn deze stappen wel elementair voor je security, vind je event browser en Mobile App
proces kwaliteit. logs, etc. (Power BI Pro).
Hoeveel interactie je
dan toestaat met het
rapport kun je van
tevoren bepalen.
t
a
a
t
l
u
s Draagvlak en een Een goed beheerst Een standaard manier van werken waarin Een sterke ontsluiting
e gemotiveerd team. en veilige Power BI de juiste data gecombineerd wordt, direct van de data van de
r omgeving. vanuit de bron en beschikbaar wordt organisatie die veilig en
gemaakt voor de gebruikers. grafisch sterk gedeeld
wordt.
7 FIN Whitepaper • Februari 2018
1 Begin klein
Enkele voorbeelden:
Bepaal de projectvraag en het eerste doel en houd het klein in het begin.
Ga dus niet meteen dagdromen over alle big data opties, maar start net
EN Microsoft NL Leuk praktijk
als Microsoft met de eindgebruiker in gedachte. tutorial voorbeeld
Begin eerst zelf te leren en ga daarna pas mensen overtuigen met de
eerste resultaten in je hand. Bijvoorbeeld door zelf te experimenteren in
https://goo.gl/nG3y3y https://goo.gl/r9ibWm
een Excel-only omgeving met een dataset die je al hebt. Onze tip: begin
met debiteurenouderdom, dit is vaak een grote lijst met openstaande
posten die te verdelen (“slicen en dicen’’) zijn in diverse karakteristieken
zoals per Business Unit, per regio, Top 10 etc.
Wil je liever helemaal veilig beginnen? Dan staan er ook veel oefen EN Verschillende EN Nordwind
datasets om dataset incl.
dashboards online waarmee je eens kunt spelen als team voordat je voor
mee te oefenen Youtube clip
het “echt” gaat beginnen en er meer mensen bij moet betrekken.
De wereld achter die dashboards daar zal je later kennis mee maken.
https://goo.gl/eLBaHN https://goo.gl/AN6zcT
NL Goed
EN Officiële
uitgewerkt
Microsoft
Power BI
instructie
voorbeeld
https://goo.gl/CeAbGh https://goo.gl/HiFJr5
8 FIN Whitepaper • Februari 2018
2 Vorm een klein kern team
Meer informatie
Nu je enige ervaring hebt opgedaan met voorbeeld dashboards en datasets ben je klaar
voor de volgende stap! Daarin gaan we zorgen voor rust in de tent. Want omdat Power
BI het bouwen en beheersen van data en rapportages verschuift naar de gebruikers, is
het goed om spelregels af te spreken en die goed met elkaar te bewaken. Hierover is
online veel informatie te vinden op diverse forums en o.a. op

https://goo.gl/9Y4383
Onze tip is om een klein kernteam samen te Wil je het draagvlak nog meer vergroten?
stellen van mensen die Power BI ook echt gaan Dan kan het handig zijn een review team op te
gebruiken en met dit kernteam de spelregels te stellen die de projecteigenaar adviseren en de
gaan afspreken. Denk daarbij aan de volgende voortgang bewaken. Hierin kunnen gebruikers
rollen: of IT-managers zitten. Dat is handig voor de
buy-in, maar ook hun kennis draagt bij aan het
• Een projecteigenaar: iemand die Power eindresultaat.
BI gaat supporten op managementniveau
(bijv. de financieel directeur); Onze tip: Het is verstandig om een review team
te benoemen als je een duurzame verandering
• Een projectmanager: iemand die dag wilt verwezenlijken en mensen wilt meekrijgen.
dagelijks belast is met het project en de Standaard projectmanagement is dan een heel
voortgang rapporteert; krachtige tool.
• Projectteamleden: uitvoerders bij voorkeur
uit de Finance en IT-organisatie en liefst
toekomstige eindgebruikers.
9 FIN Whitepaper • Februari 2018
3 Gebruik de admin portal
In deze stap gaat de Power BI administrator (deze rol wordt bij voorkeur binnen de
IT-afdeling belegd) aan de slag om de governance en veiligheid goed in te richten.
Daarvoor gebruikt hij de Power BI Admin Portal. In deze portal heb je o.a. de volgende
belangrijkste opties:
• Beheren van gebruikersrechten (regel het nu goed wantstraks rechten afpakken is
lastig!);
• Event logs, waardoor je een audit trail hebt van alle wijzigingenen acties van je
gebruikers;
• Monitoren van het Power BI gebruik;
• Tenant settings waardoor je specifieke rechten (downloads, publish-to-web,etc) kunt
inrichten voor jouw organisatie. Regel dit ook al aan het beginzodat je later niets
hoeft af te pakken of te corrigeren.
Onze tip: ben heel voorzichtig met publish-to-web opties omdat deze
informatie vaak heel makkelijk voor anderen te vinden en te zien is.
Met de Admin Portal zet je het met één klik uit! Meer informatie vind je op
https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-admin-portal.
10 FIN Whitepaper • Februari 2018