Table Of ContentФедеральное государственное казенное
образовательное учреждение высшего образования
«Дальневосточный юридический институт
Министерства внутренних дел Российской Федерации»
П.Б. Скрипко
ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
Учебно-практическое пособие
Хабаровск
ДВЮИ МВД России
2017
2
УДК 004.65
ББК 67.621
С 454
Издается по решению редакционно-издательского совета
Дальневосточного юридического института МВД России
Рецензенты:
врио начальника кафедры информационно-аналитического
и документационного обеспечения деятельности ОВД
Тюменского института повышения квалификации сотрудников
МВД России доктор юридических наук, профессор Э.Г. Юзиханова;
начальник кафедры информационно-правовых дисциплин
Восточно-Сибирского института МВД России
кандидат технических наук, доцент Ю.Э. Голодков
Скрипко П.Б.
С 454 Применение системы управления базами данных Microsoft
Access в деятельности органов внутренних дел : учебно-
практическое пособие / П.Б. Скрипко ; Дальневосточный юрид.
ин-т МВД России. – Хабаровск : РИО ДВЮИ МВД России,
2017. – 136 с.
Учебно-практическое пособие обеспечивает изучение дисциплин «Ин-
форматика и информационные технологии в профессиональной деятель-
ности», «Основы управления в ОВД», а также освоение дополнительных
профессиональных программ повышения квалификации в части изучения
разделов и модулей, связанных с применением современных информаци-
онных технологий в деятельности сотрудников ОВД. В пособии содер-
жатся теоретические и практические сведения, необходимые для пред-
ставления и освоения основных возможностей технологий баз данных на
примере работы с Microsoft Access 2016.
Пособие может использоваться в процессе индивидуальной самостоя-
тельной работы курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения.
УДК 004.65
ББК 67.621
© Скрипко П.Б., 2017
© ФГКОУ ВО ДВЮИ
МВД России, 2017
3
С О Д Е Р Ж А Н И Е
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................... ……..4
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ ............................................ 6
1.1. Особенности разработки баз данных ........................................ 7
1.2. Модели данных ......................................................................... 11
2. ПРИМЕНЕНИЕ БАЗ ДАННЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПОЛИЦИИ ............................................................................................ 16
2.1. Информационные системы в ОВД .......................................... 16
2.2. Интегрированный банк данных МВД России ........................ 18
2.3. Прикладной сервис «Модернизированный ИБД»
в составе ИСОД МВД России .................................................. 22
3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MICROSOFT
ACCESS ................................................................................................. 25
3.1. Основные возможности Access ............................................... 25
3.2. Проектирование учебной базы данных «Учеба и служба» .. 29
3.3. Создание форм .......................................................................... 46
3.4. Ввод данных в таблицы базы данных ..................................... 52
3.5. Создание запросов .................................................................... 56
3.6. Создание отчетов ...................................................................... 80
3.7. Элементы автоматизации базы данных Access ...................... 91
3.8. Подготовка к самостоятельной работе ................................. 100
3.9. Задания для самостоятельной работы ................................... 111
4. НАПРАВЛЕНИЯ РЕАЛИЗАЦИИ БАЗ ДАННЫХ
MICROSOFT ACCESS В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
СОТРУДНИКОВ ОВД ....................................................................... 116
4.1. Применение Access для информационной поддержки
сотрудников подразделений по делам
несовершеннолетних .............................................................. 116
4.2. Применение Access для формирования отчетов и контроля
по уголовным делам, находящимся в производстве
следователя .............................................................................. 123
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...................................................................................... 133
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................ 134
4
ВВЕДЕНИЕ
Разнообразные возможности баз данных накапливать и опера-
тивно обрабатывать большие объемы информации, характеризующие
различные стороны деятельности организаций во времени и простран-
стве, являются основанием для широкого применения информацион-
ных систем и технологий на основе баз данных, а также дают новый
импульс к развитию современных аналитических и интеллектуальных
систем.
Применение инфокоммуникаций по всем направлениям дея-
тельности ОВД, рост количества и усложнение информационных за-
дач, необходимость оптимизации ресурсного обеспечения, согласо-
ванного эффективного управления подразделениями и службами си-
стемы ОВД и высокие требования к качеству работы каждого сотруд-
ника ОВД обусловливают развитие и широкое применение современ-
ных информационных технологий, в частности систем баз данных.
Этому, несомненно, способствует внедрение и развитие единой си-
стемы информационно-аналитического обеспечения деятельности
подразделений МВД России (ИСОД МВД России). Рост числа обра-
щений (запросов) к различным информационным ресурсам и банкам
данных МВД России ведет, в свою очередь, к увеличению объемов
хранимых данных, количества объектов учета, расширению их описа-
ний. Дальнейшая интеграция информационных ресурсов системы
МВД в составе ИСОД МВД России, реализация возможностей досту-
па каждого сотрудника ОВД к необходимым информационным ресур-
сам делают технологии баз и банков данных востребованными для их
изучения и дальнейшего применения [1].
Основная задача данного учебно-практического пособия – дать
представление обучаемым об основных понятиях и направлениях тех-
нологии баз данных, осветить вопросы создания и внедрения в систе-
му информационно-аналитического обеспечения локальных и распре-
деленных банков данных, включающих современные средства и мето-
ды доступа к базам данных, аналитической обработки и генерации от-
четных документов.
Применяемые в настоящее время версии Microsoft Office Access
имеют современный интерфейс, который является интуитивно понят-
ным и делает использование средств систем управления базами дан-
ных для начинающих пользователей доступным и удобным. Входя-
щие в состав этой системы многочисленные готовые решения, про-
стые средства для создания таблиц, форм и отчетов в полной мере
способствуют обычным пользователям, не знакомым с технологиями
баз данных, успешно решать информационные задачи.
Интерактивные средства обеспечивают простоту разработки
форм и отчетов. Построить форму или отчет можно одним щелчком
мыши. Режим представления форм и отчетов – режим макета позволя-
5
ет легко настроить их в соответствии с потребностями пользователя,
наблюдая производимые изменения в реальном времени. Простые
в использовании и разнообразные средства выбора и фильтрации дан-
ных позволяют получить самые различные отчеты и использовать их
для анализа.
Access позволяет без значительных затрат создавать практиче-
ски любые приложения баз данных для индивидуальных пользовате-
лей и небольших рабочих групп. Если нам необходимо обеспечить до-
ступ к серверам баз данных, например к Microsoft SQL Server, то
Access может быть использован для разработки клиентского прило-
жения и его объектов.
Вследствие возможности Access удовлетворять потребности са-
мых разных групп пользователей, система получила значительно бо-
лее широкое распространение, чем любое другое приложение для ра-
боты с базами данных. С помощью мастеров и графических инстру-
ментов Access даже пользователи, не владеющие специальными
навыками, могут весьма успешно разрабатывать приложения баз дан-
ных.
В данном пособии представлены основные понятия баз данных,
описание современных методов их обработки и организации, аспекты
применения в деятельности сотрудников ОВД.
В качестве примера, позволяющего познакомиться с основными
возможностями приложения, рассматривается база данных, содержа-
щая сведения о служебной и учебной деятельности курсантов. Пред-
ставлены примеры работы с таблицами, формами, запросами и отче-
тами, т.е. основными объектами базы данных Access. Показаны воз-
можности инструментальных средств конструирования объектов, ор-
ганизации диалога с пользователем. Выполнение данного примера
в процессе изучения возможностей Access позволит успешно освоить
основные возможности СУБД, приобрести навыки работы с базами
данных и использовать их в дальнейшей профессиональной деятель-
ности.
В заключительной части пособия приведены примеры разработ-
ки и реализации в среде Microsoft Access прототипов приложений,
функционально соответствующих основным информационным по-
требностям сотрудников ОВД и структуре информационных задач,
решаемых в процессе повседневной деятельности. Рассматривается
порядок создания аналитических запросов, реализующих ключевые
направления анализа результатов деятельности.
6
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ
История исследования и создания систем баз данных (БД) – это
развитие приложений вычислительных систем высокой производи-
тельности, оказывающих большое влияние на все сферы деятельности
человека, общества и государства. Начиная с 60-70 гг. XX в., в данной
сфере пройден путь от фундаментальных научных исследований до
формирования индустрии информационных услуг. При этом получен-
ные результаты можно считать наиболее важным достижением ин-
формационной науки и, в частности, информатики как естественнона-
учной дисциплины. В настоящее время теория и практика формирова-
ния и развития БД являются основой для создания автоматизирован-
ных информационных систем (АИС) различных классов и реализации
информационных технологий.
Главной задачей при создании информационного обеспечения
АИС является определение состава и структуры данных, достаточно
«хорошо» описывающих требуемую информацию. Именно состав
и структура данных описываются в рамках технологии баз и банков
данных.
Прежде чем определить понятие «банк данных», необходимо
остановиться на другом ключевом понятии – «предметная область».
Под предметной областью (ПО) будем понимать информацию
об объектах, процессах и явлениях окружающего мира, которая с точ-
ки зрения потенциальных пользователей должна храниться и обраба-
тываться в информационной системе. В этом определении особое
внимание следует уделить важности роли потенциальных потребите-
лей информационных ресурсов АИС. Именно этот аспект обусловли-
вает и структуру, и основные задачи, и вообще целесообразность со-
здания того или иного банка [5].
Банк данных – информационная система, включающая в свой
состав комплекс специальных методов и средств для поддержания ди-
намической информационной модели предметной области с целью
обеспечения информационных потребностей пользователей [4].
Поддержание динамической модели предметной области преду-
сматривает не только хранение информации о ней и своевременное
внесение изменений в соответствии с реальным состоянием объектов,
но и обеспечение возможности учета изменений состава этих объек-
тов (в том числе появление новых) и связей между ними (т.е. измене-
ний самой структуры хранимой информации).
Подробнее остановимся на основных составляющих банка дан-
ных.
База данных (БД) – совокупность специальным образом органи-
зованных (структурированных) данных и связей между ними. Иными
словами, БД – это так называемое датологическое (от англ. data – дан-
ные) представление информации о предметной области. Если в состав
7
банка данных входит одна БД, банк принято называть локальным, ес-
ли БД несколько – интегрированным [4].
Словарь данных предназначен для хранения единообразной
и централизованной информации обо всех ресурсах данных конкрет-
ного банка:
– об объектах, их свойствах и отношениях для данной ПО;
– о данных, хранимых в БД (наименование, смысловое описа-
ние, структура, связи и т.п.);
– о возможных значениях и форматах представления данных;
– об источниках возникновения данных;
– о кодах защиты и об разграничении доступа пользователей
к данным и т.п.
Система управления базами данных (СУБД) – специальный
комплекс программ и языков, посредством которого организуется
централизованное управление БД и обеспечивается доступ к ним.
В состав любой СУБД входят языки двух типов:
– язык описания данных (с его помощью описываются типы
данных, их структура и связи);
– язык манипулирования данными (его часто называют «язык
запросов к БД»), предназначенный для организации работы с данны-
ми в интересах всех типов пользователей.
1.1. Особенности разработки баз данных
Процесс разработки (проектирования) БД является весьма
сложным. По сути, он заключается в определении перечня данных,
хранимых на физических носителях (магнитных дисках), которые до-
статочно полно отражают информационные потребности потенциаль-
ных пользователей в конкретной предметной области. Проектирова-
ние БД начинается с анализа предметной области и возможных запро-
сов пользователей. В результате этого анализа определяется перечень
данных и связей между ними, которые адекватно – с точки зрения бу-
дущих потребителей – отражают предметную область. Завершается
проектирование БД определением форм и способов хранения необхо-
димых данных на физическом уровне [6; 11]. В теории баз данных [6]
отмечены два основных подхода к анализу предметной области. Это
предметный и функциональный подходы. Предметный подход заклю-
чается в как можно более полном описании параметров предметной
области, учете не только текущих, но и будущих потребностей поль-
зователей БД. Функциональный же, наоборот, основан на изучении
входных и выходных документов, реализации конкретных информа-
ционных функций будущей БД и в целом ориентирован на минимиза-
цию затрат на разработку. На практике при анализе предметной обла-
сти в ходе разработки БД обычно стремятся к определенному ком-
8
промиссу, т.е. реализации функционального подхода с элементами
предметного.
Весь процесс разработки БД подразделяется на два крупных
этапа: инфологическое и даталогическое проектирование, каждый из
которых обладает своими особенностями и методами проведения.
На этапе инфологического (информационно-логического) про-
ектирования осуществляется построение семантической модели, опи-
сывающей сведения из предметной области, которые могут заинтере-
совать пользователей БД. Семантическая модель (semantic model) –
представление совокупности о предметной области понятий в виде
графа, в вершинах которого расположены понятия, в терминальных
вершинах – элементарные понятия, а дуги представляют отношения
между понятиями [6; 11] (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Фрагмент семантической модели
Этап даталогического проектирования подразделяется на
подэтапы: 1) логического проектирования (построение концептуаль-
ной модели данных) и 2) физического проектирования (построение
физической модели).
Главной задачей логического проектирования является пред-
ставление выделенных на предыдущем этапе сведений в виде данных
в форматах, поддерживаемых выбранной СУБД.
Задача физического проектирования – выбор способа хранения
данных на физических носителях и методов доступа к ним с исполь-
зованием возможностей, предоставляемых СУБД.
В отличие от инфологической модели предметной области, опи-
сывающей по некоторым правилам сведения об объектах материаль-
ного мира и связи между ними, концептуальная модель описывает
данные применительно к конкретной СУБД [6] (рис. 1.2).
Так, поля «Id_подозреваемый» и «Id_автомобиль», отсутствую-
щие в семантической модели, включены в концептуальную по требо-
ваниям реляционной СУБД.
9
По существу, модель данных – это совокупность трех составля-
ющих: 1) типов структур данных, 2) операций над данными, 3) огра-
ничений целостности. Другими словами, модель данных представляет
собой некоторое интеллектуальное средство, позволяющее реализо-
вать интерпретацию сведений о предметной области в виде формали-
зованных данных в соответствии с определенными требованиями, т.е.
средство абстракции, которое дает возможность увидеть «лес» (ин-
формационное содержание данных), а не отдельные «деревья» (кон-
кретные значения данных).
Рис. 1.2. Фрагмент концептуальной модели данных
Типы структур данных. Используют пять типовых структур
(в порядке усложнения):
– элемент данных;
– агрегат данных;
– запись;
– набор;
– база данных.
Дадим краткие определения этих структур [6; 11].
Элемент данных – наименьшая поименованная единица данных,
к которой СУБД может адресоваться непосредственно и с помощью
которой выполняется построение всех остальных структур данных.
Агрегат данных – поименованная совокупность элементов дан-
ных, которую можно рассматривать как единое целое. Агрегат может
быть простым или составным (если он включает в себя другие агрега-
ты).
Запись – поименованная совокупность элементов данных
и (или) агрегатов. Таким образом, запись – это агрегат, не входящий
в другие агрегаты. Запись может иметь сложную иерархическую
структуру, поскольку допускает многократное применение агрегации.
Набор – поименованная совокупность записей, образующих
двухуровневую иерархическую структуру. Каждый тип набора пред-
10
ставляет собой связь между двумя типами записей. Набор определяет-
ся путем объявления одного типа записи «записью-владельцем»,
а других типов записей – «записями-членами». При этом каждый эк-
земпляр набора должен содержать один экземпляр «записи-
владельца» и любое количество «записей-членов». Если запись пред-
ставляет в модели данных сущность, то набор – связь между сущно-
стями. Например, если рассматривать связь «учится» между сущно-
стями «учебная группа» и «курсант», то первая из сущностей объяв-
ляется «записью-владельцем» (она в экземпляре набора одна), а вто-
рая – «записью-членом» (их в экземпляре набора может быть не-
сколько).
База данных – поименованная совокупность экземпляров запи-
сей различного типа, содержащая ссылки между записями, представ-
ленные экземплярами наборов.
Операции над данными. Операции, реализуемые СУБД, вклю-
чают выборку (поиск) данных и действия над ними. Выборка данных
выполняется с помощью критерия, основанного на использовании или
логической позиции данного элемента (агрегата, записи) или его зна-
чения, либо связей между данными. Выборка на основе логической
позиции данного базируется на упорядоченности данных в памяти си-
стемы. При этом критерии поиска могут формулироваться таким об-
разом:
– найти следующее данное (запись);
– найти предыдущее данное;
– найти n-е данное;
– найти первое (последнее) данное.
Этот тип выборки называют выборкой посредством текущей
выборки, в качестве которой используется индикатор текущего состо-
яния, автоматически поддерживаемый СУБД и, как правило, указы-
вающий на некоторый экземпляр записи БД.
Критерий выборки по значениям данных формируется из про-
стых, или булевых условий отбора. Примерами простых условий по-
иска являются:
– КВАЛИФИКАЦИЯ ПРЕСТУПЛЕНИЯ = 172Ч2;
– ВОЗРАСТ > 35;
– ДАТА ЗАДЕРЖАНИЯ< 22.08.2014 и т.п.
Булево условие отбора формируется путем объединения про-
стых условий с применением логических операций, например:
– (ДАТА РОЖДЕНИЯ < 28.12.1990) И (ОБРАЗОВАНИЕ =
ВЫСШЕЕ);
– (СПЕЦИАЛЬНОЕ ЗВАНИЕ = МАЙОР) ИЛИ (СПЕЦИАЛЬ-
НОЕ ЗВАНИЕ = ПОЛКОВНИК) и т.п.
