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Kosten und Nutzen der Informationsverarbeitung
GABLER EDITION WISSENSCHAFT
In go Potthof
Kosten und Nutzen der
Informationsverarbeitung
Analyse und Beurteilung
van Investitionsentscheidungen
Mit einem Geleitwort
h.c.
von Prof. Dr. Dr. mult. Peter Mertens
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Die Deutsche Bibliothek -ClP-Einheitsaufnahme
Potthof, In90:
Kosten und Nutzen der Informationsverarbeitung : Ana/yse und Beurtei/ung von
Investitionsentscheidungen / Ingo Potthof. Mit einem Ge/eilw. von Peter Mertens.
-Wiesbaden : Dt. Univ.-Verl. ; Wiesbaden : Gab/er, 1998
(Gab/er Edition Wissenschaft)
Zugl.: Erlangen-Nurnberg, Univ., Diss., 1998
ISBN 978-3-8244-6818-8 ISBN 978-3-663-08128-9 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-08128-9
Alle Rechte vorbehalten
Gab/er Ver/ag, Deutscher Universităts-Verlag, Wiesbaden
© Springer Fachmedien Wiesbaden 1998
Urspriinglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr . Th. Gabler GmbH,
Wiesbaden 1998.
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Auslieferung unserer Bucher wollen wir die Umwe/t schonen: Dieses Buch ist auf săurefreiem und
ch/orfrei geb/eichtem Papier gedruckt.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem
Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dal3 so/che Namen
im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung a/s frei zu betrachten wăren
und daher von jedermann benutzl werden durften.
Lektorat: Ute Wrasmann / Brigitte Knoringer
v
Geleitwort
Die Beurteilungen von Investitionen in Informationstechnik und Informationsverarbeitung (IV)
"aus der Ferne" liegen in einem Korridor, der durch die Pole "Bewunderung" und "v61liger
Flop" abgesteckt isI. Dies ist m6glich, weil die Entscheidungsvorbereitung bei derartigen
Investitionen auBerordentlich schwerfălI1. Ich habe dies immer wieder als Herausforderung
empfunden und daher in der Vergangenheit bereits mehrere Dissertationen und eine Habili
tationsschrift vergeben. Vor einigen Jahren schien mir wieder die Zeit gekommen, die Unter
suchungen in modifizierter und aktualisierter Form fortzuschreiben.
Wegen des weiten Rahmens, den die betriebliche Informationsverarbeitung bietet, trug ich
dem Autor auf, sich auf einige Entscheidungen zu konzentrieren. Diese sollten nach MaB
gabe ihrer Bedeutung und Aktualităt ausgewăhlt werden. Auch die Revision der Entschei
dung sollte eine Rolle spielen, denn es macht wenig Sinn, Investitionen zu beurteilen, die
zwangslăufig sind. Mit den so ausgewăhlten Entscheidungen behandelt die Arbeit sowohl
"Dauerbrenner" der IV, wie z. B. das Outsourcing oder die Frage, ob eine Standard- oder
eine Individualsoftware vorteilhaft ist, als auch spezielle Anwendungssystem-Investitionen,
die im "Trend" der IV liegen, wie Workflow-Management-Systeme oder der Electronic Com
merce.
Der Autor regt zu einer kritischen Auseinandersetzung mit den Nutzenpotentialen der IV an,
indem er zum einen Ausgewogenheit der Argumentation anstrebt und zum anderen syste
matisch Ursache-Wirkungs-Beziehungen verfolgl. In der Vielfalt der aufgezeigten Wirkungs
kategorien und beim Betrachten der ersten Wirkungsketten-Diagramme wird dem Leser so
fort deutlich, wie komplex die Materie isI. Die Methoden zur Investitionsanalyse und
-beurteilung werden ausfiihrlich behandelt, anhand von realen Unternehmen werden Fallun
tersuchungen durchgefiihrt.
Die Arbeit bietet eine FOlie von Praxisbeispielen. Diese spannen in ihrer Vielseitigkeit einen
weiten Bogen Ober verschiedene Wirtschaftszweige, Branchen, Betriebstypen ebenso wie
liber ganz verschiedene Entscheidungssituationen und Methoden. Die empirische Kompo
nente der Arbeit zeigt, daB zahlreiche Unternehmen erfolgreich IV-Entscheidungen trafen
und IV-Anwendungen einen hohen Nutzen geliefert haben. Nachdenklich sollte allerdings
der hohe Anteil fehlgeschlagener Projekte zur Einfiihrung moderner Anwendungssysteme
stimmen.
Das Buch wendet sich an Wissenschaftler und Praktiker gleichermaBen. So sollte der Wis
senschaftler zur Weiterentwicklung der Investitionsbeurteilungsverfahren angeregt werden.
Der Praktiker findet vor allem in den Argumentenbilanzen und den Wirkungsdiagrammen
Entscheidungshilfen, die ihm als Referenzmodelle fiir eigene Investitionsvorhaben dienen
k6nnen. Generell fordert die Arbeit zu einer systematischen, sorgfăltigen Analyse der Vor
und Nachteile von IV-Investitionsentscheidungen auf. Der gut strukturierte Aufbau der Arbeit
erlaubt es dem Leser auch, gezielt einzelne Aspekte bzw. Teilkapitel herauszugreifen.
Peter Mertens
VII
Vorwort
"Woriiber man nicht sprechen kann, muB man schweigen."
(aus Ludwig Wittgenstein: "Tractatus logica philosophicus")
Die Durchdringung von Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft mit Techniken und Syste
men zur Informationsverarbeitung (IV) nimmt kontinuierlich ZU. Seit den Anfangen der elek
tronischen Datenverarbeitung wird versucht, die Kosten und Nutzeffekte der IV abzuschăt
zen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse Ober die maglichen und vor allem Ober die erziel
ten Nutzenbeitrage stehen hăufig auf unsicherem Fundament. Zudem scheint die Diskre
panz zwischen theoretisch denkbaren und praktisch erprobten Berechnungsmethoden in
dieser Zeit kaum kleiner geworden zu sein. Diese LOcken bildeten den Ausgangspunkt fur
die vorliegende Arbeit. Ziei war es, das Verstandnis der Wirkungsweise bestimmter IV-Inve
stitionsentscheidungen zu verbessern, um sowohl den InvestitionsplanungsprozeB zu unter
stOtzen als auch eine kritische ROckschau auf bisher Erreichtes anzuregen.
Besonderer Dank gilt meinem DOktorvater, Herrn Prof. Dr. Dr. h.c. mult Peter Mertens, der
seit vi elen Jahren wissenschaftliche und praxisorientierte Forschungsaktivitaten zum "Nutzen
und Schaden der IV" fardert und aus dieser Tradition heraus die vorliegende Arbeit initiiert
und unterstOtzt hat. Bedanken machte ich mich auch bei Herrn Prof. Dr. Wolfgang Mănnel
fOr die Ubernahme des Korreferats.
Um die Arbeit inhaltlich, aber auch formell fertigzustellen, war ein langer und zuweilen muh
samer Weg zurOckzulegen, auf dem mir Kolleginnen und Kollegen, Freunde und meine
Familie durch Anregungen, Kritik und Korrekturlesen zur Seite standen.
Mein ganz persanlicher Dank gebOhrt meinen Eltem. Ich machte diese Gelegenheit nutzen,
Ihnen fOr ihre UnterstOtzung meiner Promotion, aber vor allem auch meines gesamten bis
herigen Ausbildungs-und Lebensweges zu danken.
Ingo Potthof
IX
Inhaltsverzeichnis
1 EinfUhrung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung
1.3 Forschungsaktivităten zum Nutzen und Schaden der Informationsverarbeitung 2
1.4 Vorgehenswelse 5
2 Grundlagen zur Analyse und Beurteilung der Nutzenbeitrăge von IV-
GroBentscheidungen 7
2.1 IV-Kosten 7
2.1.1 Abgrenzung 7
2.1.2 Besondere Aspekte 8
2.1.2.1 Total Cost of Ownership 8
2.1.2.2 IV-Innovationsgeschwindigkeit und IV-Kosten 8
2.2 Wirkungskategorien 10
2.2.1 Strategie und Wettbewerb 10
2.2.2 Qualitat 11
2.2.3 Flexibilitat 13
2.2.4 Produktivitat 14
2.2.5 Kosten 15
2.2.6 Mitarbeiter 15
2.2.7 Wirkungsbeziehungen 16
2.3 Verfahren 17
2.3.1 Beschreibungs-und Berechnungsverfahren 17
2.3.1.1 Portfolio-Modelle 17
2.3.1.2 Argumentenbilanzen 18
2.3.1.3 Checklisten 18
2.3.1.4 Nutzeffektketten 18
2.3.1.5 Tatigkeitsprofilanalysen 19
2.3.1.6 ProzeBanalysen 19
2.3.1.7 Klassische Investitionsrechnungsverfahren 20
2.3.1.80perations-Research-Verfahren 21
2.3.1.9 Multikriterielle Verfahren 21
2.3.1.10 Ebenenansatze 23
2.3.1.11 Zusammenfassende GegenObersteliung 24
2.3.2 Erganzende Ansatze zur BerOcksichtigung von Unsicherheit 25
2.3.2.1 Amortisationsrechnung 26
2.3.2.2 Korrekturverfahren 26
2.3.2.3 Risikoprofile und Risikokoeffizienten 27
x
2.3.2.4 Simulative Abschătzung von Wahrscheinlichkeitsverteilungen 27
2.3.2.5 Flexible Investitionsplanung (Entscheidungsbaumverfahren) 27
2.3.2.6 Einordnung der Nutzeffekte in Risikokategorien 28
2.3.2.7 Sensitivitâtsanalysen 29
2.3.2.8 Szenarioanalysen 29
2.3.2.9 Zusammenfassende GegenObersteliung 29
2.3.3 Zusammenfassung 30
3 Grundentscheidungen mit Querschnittscharakter 33
3.1 IV-Outsourcing -Make or Buy von IV-Leistungen 33
3.1.1 EinfluBfaktoren 33
3.1.2 Entscheidungsvarianten 34
3.1.3 Chancen und Risiken 35
3.1.3.1 Strategie und Wettbewerb 35
3.1 .3.2 Qualitât 36
3.1.3.3 Flexibilitât 37
3.1.3.4 Produktivitât 38
3.1.3.5 Finanzen und Steuern 38
3.1.3.6 Kosten 39
3.1 .3.7 Mitarbeiter 42
3.1.3.8 Argumentenbilanz 43
3.2 Standard-versus Individualsoftware 44
3.2.1 EinfluBfaktoren 44
3.2.2 Entscheidungsvarianten der SSW-Auswahl und -EinfOhrung 46
3.2.3 Chancen und Risiken 47
3.2.3.1 Strategie und Wettbewerb 47
3.2.3.2 Qualitât 48
3.2.3.3 Flexibilitât 50
3.2.3.4 Produktivitât 51
3.2.3.5 Kosten 52
3.2.3.6 Mitarbeiter 54
3.2.3.7 Argumentenbilanz 55
3.2.4 Fallstudie: EinfOhrung von SAP Rl3 bei der ANLAGENSERVICE GMBH 56
3.2.4.1 Entscheidungssituation 56
3.2.4.2 Ausgabenschâtzung 56
3.2.5 Fallstudie: Abbruch ei nes SAP-Rl3-Projekts bei der BAUWIRTSCHAFT AG 58
3.2.5.1 Entscheidungssituation 58
3.2.5.2 Ausgabenvergleichsrechnung 59
3.2.5.3 GegenObersteliung qualitativer Entscheidungskriterien 60
3.2.5.4 Entscheidung und Beurteilung 61
3.3 Dezentrale versus zentrale Informationsverarbeitung 62
3.3.1 EinfluBfaktoren 62
3.3.2 Entscheidungsvarianten 62
3.3.3 Chancen und Risiken 63
XI
3.3.3.1 Strategie und Wettbewerb 63
3.3.3.2 Qualitat 63
3.3.3.3 Flexibilitat 64
3.3.3.4 Produktivitat 66
3.3.3.5 Kosten 66
3.3.3.6 Mitarbeiter 68
3.3.3.7 Argumentenbilanz 69
3.3.4 Exkurs: Telearbeit -Dezentralisierung durch Informationsverarbeitung 70
4 Anwendungssystem-Investitionsentscheidungen 73
4.1 Dokumentenorlentierte Workflow-Management-Systeme 73
4.1.1 EinfluBfaktoren 73
4.1.2 Entscheidungsvarianten 73
4.1.3 IV-Kosten 74
4.1.4 Chancen und Risiken 75
4.1 .4.1 Strategie und Wettbewerb 75
4.1.4.2 Qualitat 77
4.1.4.3 Flexibilitat 77
4.1.4.4 Produktivitat 78
4.1.4.5 Kosten 80
4.1.4.6 Mitarbeiter 81
4.1.4.7 Argumentenbilanz 82
4.1.5 Fallstudie: Investitionsanalyse und -beurteilung eines Dokumentenorientierten Workflow·
Management-Systems in der STEUERBERATUNGSKANZLEI 83
4.1.5.1 Dienstleistungsprogramm und Kernprozesse 83
4.1.5.2 GeschaftsprozeBanalyse und -modellierung 83
4.1.5.3 Analyse des Produktivitatssteigerungspotentials 85
4.1.5.3.1 Einsparung von ProzeBzeiten 85
4.1.5.3.2 Zeiteinsparungen beim Ad-hoc-Informationszugriff 87
4.1 .5.3.3 Zeiteinsparungen bei der Archivverwaltung 87
4.1.5.4 Monetarisierung der Zeiteinsparungen 87
4.1.5.4.1 Monetarisierung mit Kosten-und Verrechnungssatzen 87
4.1.5.4.2 Monetarisierung unter Beriicksichtigung einer unterschiedlichen Effizienz der
Geschaftsfelder 88
4.1.5.5 Investitionsrechnung und Sensitivitatsanalyse 89
4.1.5.6 Nutzwertanalyse 90
4.2 Data Warehouse als Basis fur Management-Informationssysteme 92
4.2.1 EinfluBfaktoren 92
4.2.2 Entscheidungsvarianten 92
4.2.3IV-Kosten 93
4.2.4 Chancen und Risiken 94
4.2.4.1 Aligemeine Nutzeffekte der Informationsbereitstellung und -gewinnung 95
4.2.4.1.1 Strategie und Wettbewerb 95
4.2.4.1.2 Qualitat 95
4.2.4.1.3 Flexibilitat 96
XII
4.2.4.1.4 Produklivităt 96
4.2.4.1.5 Kosten 97
4.2.4.1.6 Mitarbeiter 97
4.2.4.1.7 Argumentenbilanz 98
4.2.4.2 Anwendungsspezifische Nutzeffekle durch die Informationsverwertung 98
4.2.5 Fallstudie: Investitionsanalyse und -beurteilung von Data-Warehouse-Anwendungen
in der PHARMA AG 100
4.2.5.1 Nutzenpotentialanalyse 100
4.2.5.2 Nutzwertanalyse zur Bewertung der Entscheidungsgrundlage 101
4.2.5.3 Investitionsrechnung und Sensitivitătsanalyse 104
4.3 Verkaufssysteme 107
4.3.1 Verkauferunterstlitzung durch Computer Aided Selling 108
4.3.1.1 EinfluBfakloren 108
4.3.1.2 IV-Kosten 108
4.3.1.3 Chancen und Risiken 109
4.3.1.3.1 Strategie und Wettbewerb 109
4.3.1.3.2 Qualitat 110
4.3.1.3.3 Flexibilitat 111
4.3.1.3.4 Produklivităt 111
4.3.1 .3.5 Kosten 112
4.3.1.3.6 Mitarbeiter 113
4.3.1.3.7 Argumentenbilanz 114
4.3.1.4 Fallstudie: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Eleklronischen Produklkatalogs
in der M6BEL AG 115
4.3.1.4.1 Kostenberechnung eines Prăsentationssystems 115
4.3.1.4.2 Kostenberechnung ei nes Angebots-und Bestellsystems 115
4.3.1.4.3 Break-even-Analyse -Kostenvergleich zwischen Papierproduklkatalog und
Elekronischem Produktkatalog 116
4.3.2 Verkaufsautomation durch Electronic Commerce 117
4.3.2.1 EinfluBfakloren 117
4.3.2.2 IV-Kosten 117
4.3.2.3 Chancen und Risiken 118
4.3.2.4 Fallstudie: Investitionsanalyse und -beurteilung ei nes Electronic-Commerce-
Systems bei der WEBSALES GMBH 122
4.3.2.4.1 Umsatzpotentialanalyse 122
4.3.2.4.2 Investitions-und laufende Ausgaben 123
4.3.2.4.3 Investitionsrechnung und Sensitivitatsanalyse 124
5 Gesamtwirtschaftliche Aspekte der Informationsverarbeitung 125
5.1 Abgrenzung des Markts fur Informations-und Kommunikationstechnik 125
5.1.1 Marklmodell 125
5.1 .2 Marktvolumen und Beschăftigung 126
