plan de mejora al proceso de compras nacionales de soenergy colombia liseth hurtado pineda

167 Pages·2017·3.22 MB·English

PLAN DE MEJORA AL PROCESO DE COMPRAS NACIONALES DE SOENERGY
COLOMBIA

LISETH HURTADO PINEDA
JAIME ANDRÉS VERGARA
DAVID DÍAZ DURAN

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C – SEGUNDO SEMESTRE 2018
MEJORA PROCESO COMPRAS SOENERGY 2

PLAN DE MEJORA AL PROCESO DE COMPRAS NACIONALES DE SOENERGY
COLOMBIA

LISETH HURTADO PINEDA
JAIME ANDRÉS VERGARA
DAVID DÍAZ DURAN

Trabajo de grado para obtener el título de
Especialista en Gestión de Proyectos

Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C – SEGUNDO SEMESTRE - 2018
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DEDICATORIA

A Dios, por guiar cada paso de nuestras vidas, para llegar hasta este punto importante en
nuestras carreras.
A nuestras familias, por el tiempo que les robamos para seguir con este esfuerzo, por su
apoyo y comprensión.
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AGRADECIMIENTOS

A todos los que compartieron su conocimiento con nosotros para creer profesionalmente y
formarnos técnicamente para afrontar los retos que el acelerado mundo nos trae.
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TABLA DE CONTENIDO
1. Antecedentes .................................................................................................................. 16
1.1. Descripción organización fuente de la necesidad ................................................... 16
1.1.1. descripción general – marco histórico de la organización. .............................. 16
1.1.2. direccionamiento estratégico de la organización. ............................................ 16
2. MARCO METODOLÓGICO ........................................................................................ 20
2.1. Tipos y Métodos de Investigación. ......................................................................... 20
2.2. Herramientas para la recolección de información. ................................................. 21
2.3. Fuentes de información. .......................................................................................... 21
2.4. Supuestos y restricciones para el desarrollo del trabajo de grado. ......................... 22
3. Estudios y Evaluaciones ................................................................................................. 23
3.1. Estudio Técnico ...................................................................................................... 23
3.1.1. diseño conceptual de la solución. .................................................................... 23
3.1.2. definición del tamaño y localización del proyecto. ......................................... 25
3.1.3. requerimientos para el desarrollo del proyecto................................................ 25
3.1.4. mapa de procesos. ............................................................................................ 26
3.2. Estudio de Mercado ................................................................................................ 26
3.2.1. población. ........................................................................................................ 26
3.2.2. dimensionamiento de la demanda. ................................................................... 26
3.2.3. dimensionamiento de la oferta. ........................................................................ 27
3.2.4. precios. ............................................................................................................. 28
3.2.5. técnicas de predicción. ..................................................................................... 29
3.3. estudio económico y financiero. ............................................................................. 29
3.3.1. estimación de costos de inversión del proyecto. .............................................. 29
3.3.2. definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto. .................. 30
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3.3.3. flujo de caja del proyecto caso......................................................................... 31
3.3.4. determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fon 3d2o s.
3.3.5 evaluación financier a.......................................................................................... 3..2
3.4. Estudio Social y Ambienta l................................................................................. .3. 3
3.4.1. descripción y categorización de impactos ambienta l.e..s.............................. .33
3.4.2. definición de flujo de ntradas y salidas ....................................................... .3.4
3.4.3. estrategias mitigación de impacto ambient .a..l............................................... 3. 4
4. Evaluación y Formulació n.......................................................................................... .3..5
4.1. Planteamiento del problem .a................................................................................. .3. 5
4.1.1. análisis de involucrado s.................................................................................. 3. 5
4.1.2. árbol de problemas ........................................................................................ 3..6
4.1.1. árbol de objetivos.......................................................................................... 3..8
4.2. Alternativas de Solución ...................................................................................... .3.9
4.2.1. identificación de acciones y alternativ a..s.................................................... .3.9
4.2.2. descripción de alternativa seleccionad ..a...................................................... 4..3
4.2.3. justificación del proyecto ............................................................................... .44
5. Inicio del proyect .o........................................................................................................ .44
5.1. Caso de Negocio ..................................................................................................... 44
5.2. Plan de Gestión de la Integració .n......................................................................... .46
5.2.1. acta de constitución del proyect .o.................................................................... 46
5.2.2. informe final del proyecto ............................................................................. .46
5.2.3. plan de gestión de beneficio ..s........................................................................ .47
5.2.4. registro de lecciones aprendid a..s.................................................................... 48
5.2.5. control integrado de cambio ..s........................................................................ .50
6. Planes de Gestión .......................................................................................................... .53
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6.1. Plan de Gestión del Alcance ................................................................................... 53
6.1.1. enunciado del alcance ...................................................................................... 53
6.1.2. edt .................................................................................................................... 54
6.1.3. diccionario de la EDT ...................................................................................... 55
6.1.4. matriz trazabilidad de requisitos ...................................................................... 55
6.2. Plan de gestión del cronograma .............................................................................. 55
6.2.1. listado de actividades con estimación de duraciones esperadas. ..................... 55
6.2.2. línea base del Cronograma – Diagrama de Gantt ............................................ 56
6.2.3. diagrama de Red. ............................................................................................. 57
6.2.4. diagrama Ruta crítica. ...................................................................................... 58
6.2.5. aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma. ..................... 59
6.3. Plan de gestión del costo ......................................................................................... 60
6.3.1. estimación de costos. ....................................................................................... 61
6.3.2. línea base de costos. ......................................................................................... 62
6.3.3. presupuesto por actividades. ............................................................................ 62
6.3.4. indicadores de gestión de desempeño .............................................................. 64
6.3.5. aplicación técnica valor ganado ....................................................................... 65
6.4. Gestión de Calidad .................................................................................................. 66
6.4.1. métricas de calidad .......................................................................................... 72
6.4.2. documentos de prueba y evaluación ................................................................ 73
6.4.3. entregables verificados .................................................................................... 73
6.5. Plan de gestión de Recursos .................................................................................... 74
6.5.1. estructura de desglose de recursos. .................................................................. 74
6.5.2. asignaciones de recursos físicos y asignaciones del equipo del proyecto. ...... 74
6.5.3. calendario de recursos. .................................................................................... 76
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6.5.4. plan de capacitación y desarrollo del equipo ................................................... 79
6.6. Plan de gestión de comunicaciones......................................................................... 82
6.6.1. sistema de información de comunicaciones. ................................................... 82
6.6.2. diagramas de flujo de la información .............................................................. 85
6.6.3. matriz de comunicaciones ............................................................................... 87
6.7. PLAN DE GESTION DEL RIESGO ..................................................................... 87
6.7.1. identificación de riesgos y determinación de umbral ...................................... 87
6.7.2. risk breakdown structure –RiBS ...................................................................... 88
6.7.3. análisis de riesgos del proyecto (cualitativo y cuantitativo) ............................ 89
6.7.4. matriz de riesgos .............................................................................................. 91
6.7.5. plan de respuesta al riesgo ............................................................................... 91
6.8. PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES ....................................................... 93
6.8.1. definición y criterios de valoración de proveedores ........................................ 93
6.8.2. criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos. ........... 95
6.8.3. cronograma de compras con la asignación del responsable. ........................... 96
6.9. Plan de gestión de interesados ................................................................................ 97
6.9.1. registro de interesados ..................................................................................... 97
6.9.2. matriz de evaluación del involucramiento de Interesados ............................... 99
6.9.3. estrategia para involucrar interesados ............................................................ 100
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Lista de Figuras
Figura 1. Organigrama de la Organización. Fuente: SoEnergy área de Gestión Integral. ...... 18
Figura 2. Mapa Estratégico SoEnergy. Fuente: Los autores .................................................. 19
Figura 3. Cadena de Valor SoEnergy. Fuente: Los autores. ................................................... 20
Figura 4. Mapa de procesos SoEnergy. Fuente: SoEnergy. .................................................... 26
Figura 5. Mapa de la distancia entre Campo Rubiales y Bogotá. Fuente: Google Maps. ....... 33
Figura 6 Árbol de problemas. Octubre 14 de 2017.Fuente: Los Autores ............................... 37
Figura 7. Árbol de objetivos. Fuente: Los autores. ................................ ................................ 38
Figura 8. Árbol de acciones. Fuente: El autor. ................................ ................................ ........ 39
Figura 9. EDT. Fuente: Los autores ................................ ................................ ........................ 54
Figura 10. Diagrama de GANTT Fuente: Los autores ................................ ............................ 56
Figura 11. Diagrama de Red. Fuente: Los autor es ................................ ................................ .. 57
Figura 12. Ruta Crítica Fuente: Los autores ................................ ................................ ........... 58
Figura 13. Sobre asignación de recursos Fuente: Los autores ................................ ................ 59
Figura 14. Corrección sobre asignación. Fuente: Los autores ................................ ................ 60
Figura 15. Espina de pescado. Fuente: Los autores ................................ ................................ 67
Figura 16. Estructura de desglose de los recursos. Fuente Los autores ................................ .. 74
Figura 17. Sistema de Comunicaciones SoEnergy. Fuente: Los autores ................................ 84
Figura 18. Diagrama de Flujo de La Información. Fuente SoEnergy. ................................ .... 86
Figura 19. Riesgos priorizados ................................ ................................ ................................ 92
Figura 20. Riesgos priorizados ................................ ................................ ................................ 93
Figura 21 Cronograma de Adquisiciones ................................ ................................ ................ 96
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Lista de Tablas
Tabla 1. Costos de inversión. ................................................................................................... 30
Tabla 2. Costos operación y mantenimiento ............................................................................ 31
Tabla 3. Flujo de caja ............................................................................................................. .32
Tabla 4. Análisis de Involucrado .s......................................................................................... 3..5
Tabla 5. Detalle de Valoració .n............................................................................................ .4..0
Tabla 6. Análisis cuantitativo de las alternati v..a..s................................................................. 42
Tabla 7. Relación de beneficios obtenid o..s........................................................................... .45
Tabla 8 Apartados del informe final del proyec t.o................................................................. .46
Tabla 9. Identificación de lecciones aprendid .a..s................................................................... 48
Tabla 10. Roles y responsabilidades de la junta de control de cam b..i.o..s.......................... .5.0
Tabla 11. Proceso de solicitud de cambi o..s.......................................................................... .52
Tabla 12. Valores Mano de Ob r.a......................................................................................... .6..1
Tabla 13. Estimación de costo ..s........................................................................................... .6..1
Tabla 14.Línea base de costo .s................................................................................................ .62
Tabla 15.Costos por actividad del proyec .t.o......................................................................... .63
Tabla 16. Asignación de Recursos Maquinaria y Equip–o Ms ateriales ................................. .75
Tabla 17. Calendario de recursos de personal del proye ..c.t.o............................................... .7. 6
Tabla 18. Calendari ode recursos de maquinaria y equip .o.................................................. .7. 7
Tabla 19. Calendario de recursos de materia .l.e..s................................................................... 78
Tabla 20. Presupuesto Plan de Capacitació ..n......................................................................... .81
Tabla 21. Cronograma plan de capacitacion ..e.s...................................................................... 81
Tabla 22. Estructura de Riesgo ..s.......................................................................................... .8..8
Tabla 23. Matriz de valores para los impactos del proyecto. Fuente. Elaboración p .r.o..p.. i9a0
Tabla 24. Matriz de estimación cualitativa probabilidad por imp .a..c.t.o................................ 91
Tabla 25. Registro de interesado del proyec .t.o....................................................................... 98
Tabla 26. Matriz de Interesados / Compromiso / Estrate ..g.i.a.............................................. .9. 9