1 Handleiding Archie CRM

428 Pages·2005·2.35 MB·Dutch

Hoofdstuk 1 / Inleiding

Handleiding

Archie CRM

1
Archie CRM / Handleiding
Copyright © 2000 by

Automatiserings- en
Informatieverwerkings Centrum Amstel bv

AICA bv
Gorslaan 10
1441 RG Purmerend
www.aica.com

Alle rechten voorbehouden.

Handleiding
De handleiding heeft betrekking op Archie CRM van oktober 1999. Integratie en samenwerking met
programmatuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor oktober 1999.

Handelsnamen
Delphi, Clipper, dBASE, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MS-
DOS, MS-Windows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus ,
Multirecord, ASW-Financials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett
Packard, e.a. zijn geregistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten.

Archie is een geregistreerd handelsmerk van AICA bv.

N.B.
Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie CRM en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is
betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen
voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. AICA bv, als producent van het
programma en de handleiding, behoudt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of
handleiding door te voeren. Niets uit deze handleiding mag zonder schriftelijke toestemming van AICA openbaar worden
gemaakt.

N.B.
De werking van een aantal van de in deze handleiding beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte
hardware, het gebruikte operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van
persoonlijke voorkeuren en instellingen kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De
ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in
deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar
gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe
versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogramma’s van
derden, import- en/of export van niet-Archie bestanden, beeld- en geluidverwerking.
2
Hoofdstuk 1 / Inleiding
Handleiding

Archie CRM

AICA
3
Archie CRM / Handleiding

4
Hoofdstuk 1 / Inleiding
Hoofdstukken handleiding

1. Inleiding
2. Structuur en eigenschappen
3. Over de documentatie
4. Installatie
5. Bediening
6. Snelstart en leestips
7. Tekstverwerking

Functies
8. Relaties
9. Activiteiten
10. Selecties
11. Etiketten
12. Brieven
13. Lijsten
14. Analyse
15. Salesregistratie
16. Archie Mail

Beheer
17. Databasebeheer
18. Systeembeheer
19. Import

5
Archie CRM / Handleiding
Lees dit

In het dagelijks gebruik zult u de handleiding niet of nauwelijks nodig hebben. Na het doornemen van
een paar hoofdstukken weet u voldoende om de rest als naslagwerk te kunnen gebruiken.
Kies afhankelijk van uw Archie kennis uit de volgende opties:

U wilt direct aan de gang en u kent Archie nog niet
(cid:131) Lees hoofdstuk 5 "Bediening"
(cid:131) Lees hoofdstuk 6 "Snelstart"

U bent bekend met Archie CRM
(cid:131) Gebruik de handleiding als naslagwerk
(cid:131) Zoek de functies via de index
(cid:131) Gebruik binnen Archie de on-line handleiding
(cid:131) Lees hoofdstuk 6 "Leestips"

U wilt meer weten van de algemene bediening
(cid:131) Lees hoofdstuk 2 "Structuur en eigenschappen"
(cid:131) Lees hoofdstuk 5 "Bediening"
(cid:131) Lees hoofdstuk 6 "Leestips"
(cid:131) Lees hoofdstuk 7 "Tekstverwerking"

U wilt campagnes en respons registreren en analyseren
(cid:131) Lees hoofdstuk 6 "Leestips"

6
Hoofdstuk 1 / Inleiding
Over Archie

Archie is het resultaat van gebruikerswensen ten aanzien van relatiebeheer en verkoopondersteuning.
De allereerste versies van Archie zijn op basis van een functioneel ontwerp ontstaan. De
aanpassingen en vernieuwingen in de latere versies zijn te danken aan de inbreng van duizenden
gebruikers.

De ontwikkeling is in 1985 begonnen. In samenwerking met organisaties van uiteenlopende aard is
een programma ontstaan dat zeer snel, flexibel en overzichtelijk informatie over instellingen,
contactpersonen en/of projecten geeft, historie en notities bijhoudt, selecteert, mailt, lijst, analyseert en
afspraken bijhoudt. Een goed georganiseerd relatiebestand vormt een onmisbare schakel in elke
dynamische organisatie.

Bij de ontwikkeling staan snelheid en gebruikersvriendelijkheid voorop, hetgeen geresulteerd heeft in
een eenvoudige bediening met minimale invoer en maximale resultaten.

Archie is gemaakt voor organisaties die actief met hun relaties omgaan. Archie is een groepspakket en
volledig afgestemd op samenwerking tussen alle medewerkers van uw organisatie, van marketing tot
en met verkoop en van telefoniste tot en met directie.

7
Archie CRM / Handleiding
Voor u begint

Eén actueel relatiebestand binnen de totale organisatie is een wens van iedere directeur,
verkoopleider, marketingmanager, relatiebeheerder e.v.a. Het relatiebestand is immers de schatkamer
van de organisatie.

De waarde van de relatiedatabase is afhankelijk van de daarin aangebrachte en bijgewerkte informatie.
Een optimaal bijgewerkte database kan alleen bestaan als gebruikers zonder drempels en blokkades
informatie kunnen toevoegen. Als het het doel is de database zo goed mogelijk te beheren, moeten
alle betrokken medewerkers zoveel mogelijk inzage hebben in de inhoud. Dit stimuleert ze om
gegevens toe te voegen. Nog niet alle organisaties zijn hier aan toe. Bij sterk hiërarchisch geleide
organisaties verloopt het actualiseren van de database moeizaam. Bij min of meer horizontaal
gestructureerde organisaties, waar een redelijke mate van openheid heerst, wordt de database
optimaal geactualiseerd.

Een vliegende start

1. Informeer alle toekomstige gebruikers.
2. Inventariseer de behoefte van de gebruikers, creëer betrokkenheid.
3. Maak afspraken hoe u uw relaties en contactpersonen wilt segmenteren. Dat wil zeggen, bepaal
welke doelgroepcodes u aan uw relaties en contactpersonen wilt koppelen. Dit is belangrijk omdat
u door een goede segmentatie snel en eenvoudig selecties en analyses kunt maken. Zo hebben
uw klanten bijvoorbeeld een doelgroep "KLA” (Klant) en de beslissers bij uw klanten de doelgroep
"DMU” (Decision making unit).
4. Maak globale afspraken over de invoer van gegevens. Spreek bijvoorbeeld af dat van ieder
telefoongesprek een korte reactie wordt ingevoerd en dat van ieder bezoek een kort verslag wordt
ingetikt.
5. Lees de volgende pagina's.

8
Hoofdstuk 1 / Inleiding
Welke zoekcodes?

Veel gegevens binnen Archie worden onder een zoekcode opgeslagen. Als iedereen globaal weet hoe
deze codes worden samengesteld, zal het terugvinden van informatie snel en prettig verlopen.

Zoekcode relaties

Zorg ervoor dat de codes die u kiest eenvoudig te herleiden zijn. Verwerk bijvoorbeeld altijd de naam
van de instelling in de code.

Voorbeeld
Code Naam
AICA AICA bv
WIESSING Kapsalon Wiessing
HOOGOVEN Hoogovens
DELTALLO Delta Lloyd
IBM IBM Nederland N.V.

Vaak zijn de eerste posities al voldoende om een gegeven te vinden. Omdat het kan voorkomen dat er
meerdere instellingen zijn met dezelfde naam, kunt u ook afspreken om in voorkomende gevallen de
laatste twee posities van de code vrij te houden voor het invoeren van een volgnummer of de eerste
posities van de plaatsnaam.

In het volgende voorbeeld ziet u dat er gekozen is voor de eerste drie letters van de instellingsnaam
gevolgd door de eerste drie letters van de plaats. Omdat hier sprake is van verschillende
relatiekaarten, is een volgnummer opgenomen.

Voorbeeld
UNIAMS01 Universiteit Amsterdam afd. Biochemie
UNIAMS02 Universiteit Amsterdam afd. Psychologie
UNIAMS03 Universiteit Amsterdam afd. Natuurkunde

U zult merken dat als u op deze wijze met de codes omgaat, u binnen enkele seconden uw gegevens
te pakken heeft, ook met zeer grote bestanden. Naast het direct zoeken op code, kunt u uw relaties
ook vinden via andere zoekvelden die in de relatiekaart beschikbaar zijn.

Het gebruik van cijfers als code is niet aan te raden. Als u daar toch toe besluit, begin dan altijd de
eerste positie met een letter. Bijvoorbeeld "Dxxxxx", waarbij "xxxxx" het debiteurnummer is.
9
Archie CRM / Handleiding
Overige zoekcodes

Ook lijsten, selecties, lay-outs, ondertekeningen en brieven geeft u logische codes.

Voorbeeld
In Brieven... slaat u bijvoorbeeld briefteksten op. Die teksten kunnen van totaal verschillende
aard zijn. Het kunnen prijslijsten, offertes, memo's, besprekingsverslagen, etc. zijn. Het is
verstandig ook voor veel voorkomende teksten standaardcodes samen te stellen. Archie
bewaart de teksten op alfabetische volgorde van zoekcode. Als u de zoekcode van teksten
van dezelfde aard met dezelfde letters laat beginnen, liggen ze altijd achter elkaar en zijn ze
dus makkelijk te vinden.

10