Arizona Court Appointed Special Advocate

258 Pages·2008·1.63 MB·English

by  Arizona Supreme Court

OPERATIONS
MANUAL
TABLE OF CONTENTS 

1.  INTRODUCTION 

  Introduction to the Manual..................................................................................................1 
  National CASA Association (NCASAA)............................................................................3 
  State Program Office..............................................................................................................5 

2.  NUTS AND BOLTS 

  Confidentiality........................................................................................................................10 
    Staff.......................................................................................................................................10 
    CASA....................................................................................................................................10 
  CASA Privacy.........................................................................................................................11 
  Email and Internet Access....................................................................................................11 
  Fax Communication..............................................................................................................12 
  Restrictions Regarding CASA Information........................................................................12 
  Ex Parte Communication......................................................................................................13 
  CASA Safety Issues................................................................................................................14 
  Liability....................................................................................................................................14 

  Procedures 
  CASA Secure Upload Quick Reference Sheet....................................................................16 

  Forms Referenced in this Section 
  Supply Order Form 

3.  PUBLIC RELATIONS/RECRUITMENT 
  Information for this section will be added at a later date 

4.  SCREENING APPLICANTS 

  Applicant Screening...............................................................................................................19 
  Volunteer Qualifications.......................................................................................................20 
  Volunteer Application Process.............................................................................................20
Volunteer Certification..........................................................................................................21 
  Certification Denial................................................................................................................23 
  Access to Records...................................................................................................................24 

  Procedures 
  Steps in the Application Process..........................................................................................25 

  Forms Referenced in this Section 
  Acknowledgment and Statement of Intent Regarding Transportation of Children 
  Applicant Letter 
  Volunteer Application 
  Volunteer Database Information (Optional) 
  Personal Reference Letter 
  Personal Reference Questionnaire 
  Fingerprint Card Completion (Reference Sheet) 
  Sample Fingerprint Card 
  Sample Applicant Fingerprint Card Inventory Sheet 
  Sample State Criminal History Results 
  Sample National Criminal History Results 
  Certified Statement of Criminal Disclosure 
  Polygraph Examination Notification 
  Conflict of Interest Waiver 
  Non‐acceptance Letter 

5.  INTERVIEWING APPLICANTS 

  General Information..............................................................................................................28 
  Pre‐Interview Preparation....................................................................................................29 
  A Successful Interview..........................................................................................................30 
  The Interview Process...........................................................................................................30 
  Avoiding Common Errors....................................................................................................33 
  Red Flags.................................................................................................................................34 
  Saying “No”............................................................................................................................35 

  Forms Referenced in this Section 
  Applicant Interview Screening Tool Guidelines 
  Applicant Interview Screening Tool 
  Volunteer Minimum Performance Standards
6.  FILE MANAGEMENT: VOLUNTEER AND CASE 

  Volunteer Files........................................................................................................................36 
  Case Files.................................................................................................................................37 
  When to Close a Case File.....................................................................................................38 

  Forms Referenced in this Section 
  Sample Open/Close Checklist 
  Sample Checklist for Processing Cases 

7.  TRAINING: STAFF AND CASAS 

  Staff Training.........................................................................................................................39 
    Juvenile On‐line Tracking System (JOLTS)..................................................................39 
    Dependent Children Automated Tracking System (DCATS)...................................39 
    Annual Administrative Training...................................................................................40 
    CASA Administrative Meeting......................................................................................40 

  Volunteer Training...............................................................................................................40 
    CASA Advocacy Academy—Getting Started..............................................................41 
    CASA Advocacy Academy.............................................................................................41 
    CASA Advocacy Academy—Beyond the Basics.........................................................42 
    In‐service Training...........................................................................................................42 
    Web‐based Training.........................................................................................................43 
    Resource Library..............................................................................................................43 

  Procedures 
  Before and After CASA Advocacy Academy....................................................................44 
  Training Documentation.......................................................................................................45 
  Allowable Independent Study Training Credit Chart......................................................46 

  Forms Referenced in this Section 
  Training Reimbursement Letter (Optional) 
  Guidelines to Travel (Optional) 
  Reimbursement Request (Optional) 
  Sample Academy Cost List (Optional) 
  In‐service Training Sign‐in (Optional) 
  In‐service Documentation 
  Training Letter—Met (Optional)
Training Letter—Not Met (Optional) 

8.  DEPENDENCY CASE MANAGEMENT 

  Confidentiality........................................................................................................................47 
  Dependency Cases.................................................................................................................47 
  Screening Cases......................................................................................................................47 
  Referrals...................................................................................................................................48 
  Unassigned Cases..................................................................................................................48 
  Case Selection.........................................................................................................................49 
  CASA Appointment..............................................................................................................49 
  Mentor Assignment...............................................................................................................50 
  Case Presentation...................................................................................................................50 
  CASA Dismissal.....................................................................................................................53 
  Case Reassignment................................................................................................................54 
  Co‐CASA Appointments......................................................................................................54 
  Courtesy CASA Appointments............................................................................................54 
  Helping CASAs Get Started.................................................................................................57 
  Gathering and Documenting Information.........................................................................59 
  Developing Relationships.....................................................................................................60 
  CASA Visits with Children...................................................................................................61 

  Procedures 
  Courtesy CASA Appointments............................................................................................63 
  Termination of a Courtesy CASA........................................................................................63 

  Forms Referenced in this Section 
  Dependency Case Screening Form (Optional) 
  Order of Appointment 
  Minimum Performance Standards 
  Legal Party Memorandum Dependent 
  Child Database Information (Optional) 
  Court Order and Legal Party Distribution 
  Contact Log Instructions/Reasons 
  Sample Contact Logs 
  Rescinding Order of Appointment 
  Rescission Letter (Optional) 
  Dismissal Letter (Optional) 
  Program Material Checklist
Request for Court CASA 
  Courtesy CASA Procedures 
  Most Often Asked Case Management Scenarios 

9.  VOLUNTEER MANAGEMENT 

  CASA Functions.....................................................................................................................64 
  CASA Status............................................................................................................................66 
  CASA Supervision.................................................................................................................66 
  Relationships..........................................................................................................................69 
  Healthy Boundaries...............................................................................................................70 
  Cycles of CASA Enthusiasm................................................................................................72 
  Motivating CASAs.................................................................................................................73 
  CASA Retention.....................................................................................................................74 
  Evaluating CASAs.................................................................................................................76 
  Working with Problem Behaviors.......................................................................................77 
  Dismissal of a CASA..............................................................................................................79 

  Forms Referenced in this Section 
  CASA/Mentor Connection (Optional) 
  Assessment Letter (Optional) 
  Assessment Instructions 
  Program Assessment #1 (Optional) 
  Program Assessment #2 (Optional) 
  CASA Assessment 
  Example Assessment 
  First Involvement Letter (Optional) 
  Second Involvement Letter (Optional) 
  Final Involvement Letter (Optional) 
  Incident Report (Optional) 
  Inactive Letter (Optional) 
  Compliance Letter (Optional) 

10.  ADVOCACY 

  Informal Advocacy................................................................................................................81 
  Formal Advocacy...................................................................................................................82 
  CASA Court Reports.............................................................................................................85
Testifying in Court.................................................................................................................87 

Forms Referenced in this Section 
  Court Report Outline 
  Court Report Distribution Form (Optional) 
  CASA Tips in Testifying (Optional) 

11.  ONGOING CERTIFICATION 

  General Information..............................................................................................................90 

  Procedures 
  Steps in Ongoing Certification.............................................................................................91 

  Forms Referenced in this Section 
  Ongoing Certification Notification Letter (Optional) 
  Ongoing Certification Statement Form 
  Ongoing Certification Log (Optional) 

12.  DATABASE 

  General Information..............................................................................................................92 
  Quarterly Database Reports.................................................................................................92 
  JOLTS Dependency................................................................................................................93 

  Forms Referenced in this Section 
  CASA Master Volunteer List 
  CASA Master Case List 
  CASA Volunteer Assignment List 

13.  BUDGET PROCESS 

  Program Plan and Budget Request.....................................................................................95 
  Funding Agreement and Addendum A.............................................................................95 
  Disbursements........................................................................................................................95 
  Quarterly Financial Statement.............................................................................................95 
  Budget Modification..............................................................................................................96
Vacancy Savings Report........................................................................................................96 
  Closing Financial Statement.................................................................................................96 
  Retention of Information.......................................................................................................97 

  Procedures 
  Quarterly Financial Statement.............................................................................................98 
  Budget Modification..............................................................................................................98 

  Forms Referenced in this Section 
  Sample Program Plan and Budget Request 
  Program Plan and Budget Request Instructions 
  Sample County Budget Request 
  Funding Agreement 
  Addendum A 
  Budget Modification Request Form 
  Quarterly Financial Statement 
  Quarterly Financial Statement Instructions 
  Closing Financial Statement 
  Vacancy Savings Report 
  Vacancy Savings Report Instructions 

14.  QUARTERLY PROGRESS REPORT 

  General Information..............................................................................................................100 

  Forms Referenced in this Section 
  Quarterly Progress Report 
  Quarterly Progress Report Instructions 

15.  OPERATIONAL REVIEW 

  Overview.................................................................................................................................101 
  Client Guide............................................................................................................................101 
  Goal of the Operational Review Process............................................................................102 
  The Process..............................................................................................................................102 
  Operational Review Process Time Line..............................................................................104 
  Operational Review Survey..................................................................................................105
Forms Referenced in this Section 
  Initial Information Request (IIR) 
  Initial Information Request Instruction 
  CASA Case File Review Tool 
  CASA Volunteer File Review Tool 

Appendix A  Administrative Code and Policies 

Appendix B  Relevant Statutes 

Appendix C  Dependency Process 

Appendix D  Report Due Date Chart 

Appendix E  Glossary and Acronyms 

Appendix F  Forms
INTRODUCTION 

Introduction to the Manual 

The purpose of this manual is to provide minimum performance standards and 
functions for county program staff. It is also meant to serve as a reference tool. 

This manual is a “living manual,” which means it’s a work in progress. If at any time 
after working with this manual, staff has suggestions, revisions, or ideas that might be 
helpful to improve this manual and make it into a more effective tool, the state program 
office would welcome them. 

Administrative Code and Policies 

Policies and procedures were established in 1994 and have been periodically revised 
since then. Policies and procedures are based on Arizona Revised Statutes (ARS), 
Arizona Rules of Procedure for the Juvenile Court, Administrative Orders and Rules, 
Arizona Code of Judicial Administration (ACJA), and program policies based on 
common practices of staff statewide. These guidelines are to provide direction to county 
staff, provide consistency, and promote quality standards statewide. 

The Administrative Code is written so that it includes general requirements of the 
program and does not change often. The Program Policies may change when needed. 
The process for changing either item is for staff to make a formal request to put it on the 
agenda at a regularly scheduled administrative meeting. At the meeting, discussion is 
held, and staff votes as to whether or not to move forward with the request to the 
Division Director. The Division Director has the authority to agree or not agree with the 
requested change. Usually, however, the Code and policies are revised every two to 
four years. 

Procedures 

If there are specific procedures associated with a chapter, the procedure will be on a 
yellow page. 

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